高校教學(xué)秘書(shū)績(jī)效管理芻議

鄭靜玉

(廈門(mén)理工學(xué)院人文社會(huì)科學(xué)系，福建廈門(mén)361024)

績(jī)效管理(Performance Management，簡(jiǎn)稱(chēng)PM)本質(zhì)上是一種通過(guò)開(kāi)發(fā)組織和個(gè)人的潛能，從而提高其績(jī)效，使組織實(shí)現(xiàn)自身戰(zhàn)略目標(biāo)，并不斷取得成功的管理思想和具有戰(zhàn)略意義的管理方法。[1]就高校而言，在教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的管理上，推廣及運(yùn)用績(jī)效管理方式能更好地激發(fā)教學(xué)秘書(shū)的潛能，提高高校的教學(xué)管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

一、高校教學(xué)秘書(shū)績(jī)效管理的背景

近年來(lái)，隨著我國(guó)政府在教育上不斷增加對(duì)高校的投入，其發(fā)展規(guī)模呈現(xiàn)迅速擴(kuò)大之勢(shì)，在此背景下，我國(guó)高校紛紛借鑒已在企業(yè)實(shí)踐中逐漸成熟并被廣泛運(yùn)用的現(xiàn)代管理工具——績(jī)效管理來(lái)提高自身的整體管理水平和辦學(xué)質(zhì)量。與此同時(shí)，在不斷深化的我國(guó)高校內(nèi)部管理體制改革中，如何通過(guò)績(jī)效管理來(lái)加強(qiáng)高校的科學(xué)決策、整合并優(yōu)化內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)、提高資源配置率以最終實(shí)現(xiàn)高校管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化，已越發(fā)成為教育各界關(guān)注與研究的課題之一。

高校作為一個(gè)整體，主要通過(guò)使命和愿景來(lái)明確自身的核心價(jià)值和戰(zhàn)略定位。我校的戰(zhàn)略定位是一所新型且極具發(fā)展?jié)摿Φ氖俦究圃盒?，其在?011-2015年建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃》中提出了“樹(shù)立現(xiàn)代管理理念，明確崗位職責(zé)……建立培養(yǎng)和積極機(jī)制，提升管理人員服務(wù)能力，提高辦事效率和服務(wù)質(zhì)量……”的目標(biāo)，可以說(shuō)，我校的戰(zhàn)略目標(biāo)在一定程度上要依靠對(duì)教學(xué)管理人員實(shí)施績(jī)效管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。而作為高校教學(xué)管理工作直接參與者的教學(xué)秘書(shū)，其工作績(jī)效水平直接影響著高校的教學(xué)管理，進(jìn)而影響著高校的教學(xué)質(zhì)量，因此對(duì)其采用績(jī)效管理，進(jìn)而全面地分析、評(píng)價(jià)與考核高校教學(xué)秘書(shū)群體，將有助于推動(dòng)我校的“以人為本”的規(guī)范化管理，有助于顯著增強(qiáng)我校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、高校教學(xué)秘書(shū)績(jī)效管理的實(shí)施

(一)績(jī)效管理的的對(duì)象 掌握高校教學(xué)秘書(shū)的基本特征、工作特點(diǎn)及教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍現(xiàn)狀是實(shí)施高校教學(xué)秘書(shū)績(jī)效管理的前提，是績(jī)效考核指標(biāo)能否準(zhǔn)確反映教學(xué)秘書(shū)素質(zhì)，檢驗(yàn)教學(xué)秘書(shū)的能力與實(shí)際崗位要求間差距的關(guān)鍵。

高校教學(xué)秘書(shū)作為二級(jí)教學(xué)單位最基層的管理人員，首先，其工作性質(zhì)多為細(xì)碎、繁瑣的日常性事務(wù)，且其最根本的工作要求是細(xì)致與耐心;因此，在我校16個(gè)二級(jí)院系中的教學(xué)秘書(shū)全為女性。其次，因長(zhǎng)久以來(lái)的傳統(tǒng)觀念對(duì)教學(xué)秘書(shū)有著片面的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，未能真正地從崗位職能和專(zhuān)業(yè)水平上肯定和認(rèn)可教學(xué)秘書(shū)，所以在學(xué)歷水平上，我校僅有14%為碩士研究生從事教學(xué)秘書(shū)工作，其余均為大專(zhuān)或本科學(xué)歷;并且由于職稱(chēng)評(píng)聘困難，在專(zhuān)業(yè)技術(shù)上，我校教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍中沒(méi)有高級(jí)職稱(chēng)，中級(jí)職稱(chēng)人數(shù)占總教學(xué)秘書(shū)人數(shù)的15%(聘任后未能享受實(shí)際職稱(chēng)待遇)，其余為初級(jí)職稱(chēng)或無(wú)職稱(chēng)者。最后，高校教學(xué)秘書(shū)其“尷尬的身份”?，F(xiàn)有的管理制度采取的是崗位等級(jí)設(shè)置和聘用管理的方法，教學(xué)秘書(shū)雖被劃分為行政管理人員，但在行政職務(wù)上只設(shè)置科員和辦事員兩類(lèi)，在職務(wù)晉升上受到限制(工作年限滿(mǎn)15年的科員享受副科的相應(yīng)待遇)。

(二)績(jī)效管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題 隨著高校越來(lái)越多的重視績(jī)效管理，管理水平在一定程度上得到了提高。但績(jī)效管理是一個(gè)包含績(jī)效計(jì)劃、績(jī)效執(zhí)行、績(jī)效考核和績(jī)效反饋四步驟的循環(huán)過(guò)程，有些高校或因?qū)λ狈ο到y(tǒng)性的了解，使之過(guò)于形式化;或缺乏實(shí)施績(jī)效管理有效的工具，使之得不到有效的應(yīng)用。當(dāng)前，在教學(xué)秘書(shū)績(jī)效管理上存在著亟待解決的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，主要有:

1.在觀念上，忽視績(jī)效管理理念?？?jī)效管理的理念關(guān)乎著高校的戰(zhàn)略目標(biāo)，也關(guān)乎著個(gè)人的戰(zhàn)略目標(biāo)。高校雖制定了長(zhǎng)期性與階段性戰(zhàn)略規(guī)劃，也細(xì)化了二級(jí)單位部門(mén)的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，但對(duì)于教學(xué)秘書(shū)個(gè)人仍采用《事業(yè)單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員考核登記表》中籠統(tǒng)地“德、能、勤、績(jī)”作為考核依據(jù)，未能將高校的戰(zhàn)略目標(biāo)轉(zhuǎn)化分解為個(gè)人的績(jī)效計(jì)劃，使績(jī)效管理的理念流于形式。

2.在實(shí)踐中，缺少科學(xué)的、可量化的績(jī)效考核指標(biāo)體系。高校的行政管理橫向上按照工作內(nèi)容，分黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研等;縱向上根據(jù)管理層級(jí)分高層管理(校級(jí)管理)、中層管理(部門(mén)管理)、基層管理(院系管理)等，不同崗位間工作性質(zhì)、工作特點(diǎn)有著巨大差異。如前所述，高校教學(xué)秘書(shū)群體有著自身的基本特征和工作特點(diǎn)，簡(jiǎn)單地用“德能勤績(jī)”這種自我描述性的、過(guò)于單一，且周期過(guò)長(zhǎng)(一學(xué)年考核一次)的考核形式來(lái)評(píng)估教學(xué)秘書(shū)的工作績(jī)效，其考核缺乏科學(xué)性的弊端顯而易見(jiàn)。不僅如此，由于沒(méi)有明確的考核指標(biāo)，工作績(jī)效被量化的程度低，所以高校對(duì)教學(xué)秘書(shū)績(jī)效考核多采用主觀評(píng)價(jià)為考核機(jī)制。然而在這樣的考核機(jī)制中，相對(duì)缺少客觀公正的評(píng)價(jià)，使得原本就處在“復(fù)雜”人際關(guān)系中的教學(xué)秘書(shū)或因部分教師把對(duì)政策的誤解轉(zhuǎn)嫁到教學(xué)秘書(shū)的工作評(píng)定中，或因民主測(cè)評(píng)中的輪流評(píng)優(yōu)方式，導(dǎo)致考核常出現(xiàn)極大誤差，考核結(jié)果無(wú)法全面客觀的反映教學(xué)秘書(shū)的實(shí)際工作情況。

3.在反饋時(shí)，片面地對(duì)待績(jī)效考核結(jié)果，無(wú)實(shí)際的激勵(lì)機(jī)制。績(jī)效反饋是績(jī)效管理中最末也是最重要的環(huán)節(jié)，主要是將績(jī)效考核的結(jié)果與被考核者的薪資變化、獎(jiǎng)金分配、職務(wù)晉升、崗位調(diào)整及培養(yǎng)進(jìn)修等措施相聯(lián)系，以實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)績(jī)效的不斷提升的目的。但是，現(xiàn)有的考核方式，只是讓大多數(shù)人得到“合格”或“模式化”的評(píng)價(jià)，甚至是獲得“優(yōu)秀”也無(wú)任何激勵(lì)措施。此外，雖然高校開(kāi)始實(shí)行績(jī)效工資制度，理論上績(jī)效工資會(huì)因績(jī)效考核結(jié)果的不同而有所差異，但事實(shí)上，因部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)所謂的“和諧管理”方式使得績(jī)效工資無(wú)法實(shí)際體現(xiàn)獎(jiǎng)懲效果而趨于平均化、固定化，失去了績(jī)效反饋應(yīng)有的作用，極大地傷害了高校教學(xué)秘書(shū)的積極性。

(三)績(jī)效管理的思考與建議 1.構(gòu)建績(jī)效管理文化，強(qiáng)化績(jī)效管理理念。高?？?jī)效管理文化主要表現(xiàn)為以績(jī)效導(dǎo)向的管理思想。構(gòu)建高?？?jī)效管理文化，強(qiáng)化績(jī)效管理理念，通過(guò)績(jī)效價(jià)值取向這個(gè)核心的凝聚力和導(dǎo)向性來(lái)有效地引導(dǎo)和規(guī)范教學(xué)秘書(shū)的工作表現(xiàn)，使教學(xué)秘書(shū)肯定自我價(jià)值。同時(shí)，構(gòu)建高效績(jī)效管理文化，強(qiáng)化績(jī)效管理理念有助于高校管理中形成具有激勵(lì)作用的工作氛圍，促進(jìn)考核者與被考核者之間積極主動(dòng)的溝通;并為教學(xué)秘書(shū)績(jī)效管理提供一種道德約束和行為準(zhǔn)則，促進(jìn)使教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行自我調(diào)整、提高個(gè)人績(jī)效，以實(shí)際的工作績(jī)效來(lái)支持與維護(hù)績(jī)效管理，增強(qiáng)學(xué)校管理的凝聚力。

2.立足差異化，制定科學(xué)績(jī)效考核體系;力爭(zhēng)公正性，創(chuàng)新公平考核機(jī)制。教學(xué)秘書(shū)績(jī)效管理，需要建立一套兼具客觀性、科學(xué)性、可量化、可操作的績(jī)效考核體系。這套績(jī)效考核體系應(yīng)將高校發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)與教學(xué)秘書(shū)個(gè)人的績(jī)效目標(biāo)相結(jié)合，還應(yīng)就教學(xué)秘書(shū)群體的特質(zhì)采用定量與定性相結(jié)合的方法、選取綜合性考核指標(biāo)及設(shè)置合理的權(quán)重系數(shù)。創(chuàng)新考核機(jī)制，先要健全考核機(jī)構(gòu):對(duì)教學(xué)秘書(shū)的考核組成員不僅要有所屬單位的直管領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)對(duì)象(專(zhuān)任教師和學(xué)生)，還應(yīng)有上級(jí)單位的校內(nèi)專(zhuān)家參加。關(guān)鍵是考評(píng)專(zhuān)家需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格培訓(xùn)，熟悉被考核者的工作表現(xiàn)，掌握考評(píng)時(shí)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)并且需對(duì)自身考評(píng)行為擔(dān)責(zé)任狀;只有這樣的考評(píng)專(zhuān)家才能真實(shí)地、公正地對(duì)被考核對(duì)者進(jìn)行評(píng)價(jià)。第二，要相應(yīng)縮短考核周期，由于事務(wù)性的工作較難體現(xiàn)為實(shí)質(zhì)性的物化成果，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的績(jī)效考核周期適當(dāng)?shù)馗臑閷W(xué)期能更好地準(zhǔn)確評(píng)估教學(xué)秘書(shū)工作的績(jī)效成果。

3.重視績(jī)效反饋的應(yīng)用，確立激勵(lì)約束的作用。重視績(jī)效反饋的應(yīng)用， 不僅是將績(jī)效考核的結(jié)果告知教學(xué)秘書(shū)，還應(yīng)是通過(guò)考核機(jī)構(gòu)與教學(xué)秘書(shū)之間進(jìn)行有效的溝通與分析，就教學(xué)秘書(shū)的績(jī)效考核結(jié)果對(duì)教學(xué)秘書(shū)作出肯定評(píng)價(jià)或指出不足，以便作出下一個(gè)周期的績(jī)效計(jì)劃。此外，重視績(jī)效反饋的應(yīng)用還體現(xiàn)在激勵(lì)約束機(jī)制的確立上，兩者是相輔相成的。每個(gè)教學(xué)秘書(shū)在崗位上的績(jī)效情況直接反映出其為實(shí)現(xiàn)學(xué)校戰(zhàn)略目標(biāo)所做貢獻(xiàn)的多少，所以將績(jī)效考核的結(jié)果應(yīng)用到激勵(lì)約束機(jī)制中，使其成為人事決策時(shí)的重要參考指標(biāo)和主要依據(jù)，在公平、擇優(yōu)的前提下以此決定教學(xué)秘書(shū)的晉升或降免，薪資的增加或減少。同時(shí)，完善的激勵(lì)約束機(jī)制不僅將績(jī)效反饋應(yīng)用在物質(zhì)上獎(jiǎng)優(yōu)懲劣，還應(yīng)用在精神上以給予優(yōu)秀的教學(xué)秘書(shū)參加進(jìn)修與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)以滿(mǎn)足其實(shí)現(xiàn)自我管理、自我提高的意愿。

總之，實(shí)施高校教學(xué)秘書(shū)績(jī)效管理，有助于開(kāi)發(fā)教學(xué)秘書(shū)的潛能，提高教學(xué)秘書(shū)的績(jī)效，促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)，符合高校事業(yè)單位實(shí)施績(jī)效改革的需要，是高校戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。

[1]詹鳳蘭.高校行政工作績(jī)效管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010，(7).