計算機多功能技術在辦公自動化實際工作中的應用研究

王園園

（淮北職業(yè)技術學院，安徽 淮北 235000）

1 辦公自動化概述

1.1 辦公自動化的概念

辦公自動化（簡稱“OA”）是實現(xiàn)企事業(yè)單位以及政府機關單位辦公室日常事務工作自動化和信息處理的信息系統(tǒng)。它是當前計算機相關技術迅速發(fā)展的產(chǎn)物，從當前多數(shù)單位的OA系統(tǒng)的設計來看，當前辦公自動化所依賴的核心技術就是管理信息系統(tǒng)（簡稱“MIS”），它借助一定的計算機軟硬件設施、網(wǎng)絡通信設備以及其它有關辦公設備，在相關人員的參與和管理下進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護等各項數(shù)據(jù)操作的人機系統(tǒng)。MIS在企業(yè)管理中的應用可有效實現(xiàn)企業(yè)單位基層運作以及中層控制和高層決策的集成化，實現(xiàn)企業(yè)的信息化管理。

1.2 辦公自動化的特點

1.2.1 集成化

辦公自動化實現(xiàn)了軟件、硬件和網(wǎng)絡的集成，工作人員與辦公系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)與辦公服務信息系統(tǒng)的集成，有效實現(xiàn)了開放式系統(tǒng)的集成。

1.2.2 智能化

辦公自動化可以節(jié)省辦公人員的大量腦力勞動，如日常事務的處理、相關事務的輔助決策及處理意見，以及對辦公公文內(nèi)容的理解和深層處理等。

1.2.3 多媒體化

隨著多媒體技術的發(fā)展，包括文字、圖像、聲音和動畫在內(nèi)的多媒體文件越來越多地出現(xiàn)于各單位機構的日常辦公中，而計算機多媒體技術在辦公自動化中的應用，可以有效實現(xiàn)這些多媒體文件的綜合處理。

1.3 辦公自動化的主要功能

隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和商品競爭的日益激烈，管理者對信息的依賴性越來越大，信息已成為企業(yè)系統(tǒng)的重要資源和財富。計算機技術為信息處理的現(xiàn)代化、自動化和智能化提供了物質基礎。辦公自動化的數(shù)據(jù)處理、文字和表格處理、語音處理、圖形和圖像處理以及輔助決策等功能的應用對提高單位的辦公效率發(fā)揮了重要作用。

1.3.1 數(shù)據(jù)處理

在日常辦公中，有大量的數(shù)據(jù)信息要處理，因此，數(shù)據(jù)信息處理就成了當前基于OA的主要任務。辦公自動化系統(tǒng)中的計算機數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的輸入、增加、刪除、修改、存儲、分類、索引、報表輸出等不僅做到了準確、快速，而且減少了數(shù)據(jù)的冗余度，保持數(shù)據(jù)的一致性和獨立性，是數(shù)據(jù)處理的主要工具。

1.3.2 文字和表格處理

像Word及WPS等編輯排版工具在辦公室日常文本編輯工作中的應用，不僅方便，且可使版式設計、編輯處理、復制打印和映像處理等辦公效率得到顯著提高。此外，像微軟以及金山等軟件提供的數(shù)據(jù)表格處理工具在日常辦公中的應用可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化高效處理，在很大程度上提高了單位辦公人員的制表和相關數(shù)據(jù)的處理效率。

1.3.3 語音處理

計算機提供的語音處理系統(tǒng)能夠識別和合成不同的聲音，在文件輸入、個人保密與鑒別方面有著重要的應用。

1.3.4 圖形與圖像處理

可利用計算機的圖形與圖像技術，借助不同色彩來區(qū)分不同類型的信息，并以圖形的方式表示相關信息之間的關系。另外，還可利用計算機的圖像處理能力來傳遞一些圖像信息。

1.3.5 輔助決策

計算機系統(tǒng)能及時地分析和處理計劃及其完成情況，對未來的情況進行預測，為決策人員提供必要的參考信息，提供可選的方案，從而快速準確地完成決策過程。

2 文字和數(shù)據(jù)處理技術在辦公自動化實際工作中的應用

2.1 文字處理技術在辦公自動化中的應用

文字處理技術在很大程度上減輕辦公人員的文字錄入校對困難，且可通過創(chuàng)造模板使文檔統(tǒng)一規(guī)范，實現(xiàn)文件的版式設計和模板制作的一次成型，這樣可避免重復勞動的出現(xiàn)，也避免了傳統(tǒng)辦公中多方人員共同協(xié)作的繁瑣工序。另外，借助于計算機的文字處理技術還可有效實現(xiàn)對上下級及合作單位信息資料的原版拷貝，從而可有效避免文件再次錄入時產(chǎn)生的錯誤，且拷貝后的文件便于存檔和查閱。

2.2 數(shù)據(jù)處理技術在辦公自動化中的應用

在日常辦公中，常有大量的數(shù)據(jù)要處理，相比傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)處理，基于計算機的數(shù)據(jù)處理技術在日常辦公中的應用，具有巨大的優(yōu)越性。以Excel表格數(shù)據(jù)的處理為例，如對企業(yè)商品銷售情況及對企業(yè)員工的工資信息匯總等數(shù)據(jù)的處理分析等，都是數(shù)據(jù)處理技術在辦公自動化中的實際應用。數(shù)據(jù)處理技術的應用，不僅可以對那些要處理的數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)高效的處理，且處理結果非常精確。

3 計算機多媒體技術在辦公自動化實際工作中的應用

3.1 多媒體技術說明

多媒體技術是一種以計算機核心技術為載體，有效融合和處理包括文本、圖形、動畫、視頻和聲音等多種媒體組合的技術，相比較其它的計算機技術，多媒體技術的特點主要體現(xiàn)其具有很好的交互性。目前，多媒體技術在單位的日常辦公中應用的越來越廣泛。

3.2 多媒體技術的核心技術

（1）數(shù)據(jù)存儲技術。存儲技術是多媒體技術發(fā)展和應用的關鍵技術之一。從目前的技術來看，在大容量、高速度、低價格的存儲器沒解決之前，只讀光盤是比較受人歡迎且較為理想的多媒體存儲介質。（2）超文本／超媒體技術。超文本是一個非線性的結構，以節(jié)點為單位組織信息，在節(jié)點與節(jié)點之間通過表示它們之間關系的鏈進行連接，構成表達特定內(nèi)容的信息網(wǎng)絡，用戶可有選擇地查閱自己感興趣的文本。超文本與多媒體的融合產(chǎn)生了超媒體。就是允許超文本的信息節(jié)點存儲多媒體信息，并使用與超文本類似的機制進行組織和管理。（3）計算機語音處理技術。即利用計算機對語音信息進行理解、識別、合成和播出的技術。語音處理的大致過程是：對說話人的語音波形進行觀察、測量和采集，根據(jù)一個給定的模型得到語音的信號表示，然后通過技術處理使信號轉換為一種便于處理的形式，最后由人或機器進行信號提取。

3.3 多媒體技術在辦公自動化中的應用體現(xiàn)

多媒體技術在辦公自動化中的應用非常廣泛。如OA系統(tǒng)中常見的圖像處理系統(tǒng)、多功能多媒體工作站、語音傳真、秘書系統(tǒng)、視頻會議等功能模塊都是綜合處理語音、數(shù)據(jù)、文字、圖像等多媒體信息的體現(xiàn)。多媒體技術在辦公自動化中的應用可使基于OA系統(tǒng)的日常辦公變得更加現(xiàn)代化，可提高系統(tǒng)人機界面的交互性，可使用戶能更好地進行各種圖、文、聲并茂的數(shù)據(jù)信息處理，在擴大OA系統(tǒng)信息處理范圍的同時，有效提高OA的應用價值。

4 計算機網(wǎng)絡技術在辦公自動化實際工作中的應用

4.1 關于計算機網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)

此系統(tǒng)是將辦公自動化技術與行為科學、管理科學及組織理論等有效融合在一起，將其貫穿于整個辦公活動的各個方面，并對這些方面產(chǎn)生一系列影響的人機信息系統(tǒng)。其最終目的是實現(xiàn)組織信息資源的充分利用，從而使組織單位的辦公質量和辦公效率得到顯著提高。此系統(tǒng)基于工作流的概念，采用Internet／Intranet技術，可使內(nèi)部人員高效地協(xié)同工作，從而方便快捷地共享信息資源，有效改變傳統(tǒng)復雜、低效的手工辦公方式，提高辦公效率。

4.2 計算機網(wǎng)絡技術在辦公自動化中的應用體現(xiàn)

4.2.1 電子郵件在辦公自動化中的應用

電子郵件在辦公自動化中的應用在很大程度上解決了傳統(tǒng)辦公通信中的傳遞信息易出錯及傳遞時間易延誤的問題。在具有文字處理功能的電子郵件處理系統(tǒng)的工作站上，借助數(shù)據(jù)通信網(wǎng)及提供相關服務的工作站，可有效實現(xiàn)通信雙方之間的安全便捷通信，且雙方相互發(fā)送的文件能保存在起信息總匯作用的中心計算機或服務器中，從而可在一定的范圍內(nèi)很好地實現(xiàn)文件資料的共享。

4.2.2 電視會議在辦公自動化中應用

電視會議是計算機網(wǎng)絡技術在辦公自動化中應用的發(fā)展趨勢。電視會議借助多媒體網(wǎng)絡將遠距離的人聯(lián)系起來，實現(xiàn)了會議相關人員面對面的交談，從而滿足人們在辦公室召開實時會議的各項需求。這樣可為單位節(jié)省大量的旅行費用和時間，即經(jīng)濟又便捷，在很大程度上提高了單位辦公效率。

5 結語

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各單位辦公機構所要處理的日常事務越來越多，在這樣的大背景下，單位的辦公方式急需變革。實踐證明，計算機在單位辦公自動化實際工作中的應用，對提高單位辦公質量和效率發(fā)揮了重要作用，實現(xiàn)了企業(yè)的信息化辦公。

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