完善高職院校收費內(nèi)部控制的對策

潘超英

（武漢鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院 財務(wù)處，湖北 武漢430205）

近年來我國高職教育迅速發(fā)展，高職教育從擴(kuò)大規(guī)模建設(shè)到進(jìn)入內(nèi)涵建設(shè)發(fā)展階段，在提高教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)模式改革創(chuàng)新、加強(qiáng)硬件建設(shè)、改善辦學(xué)條件、適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展等都體現(xiàn)資金保障的重要性。這對加強(qiáng)財務(wù)管理提出了更高的要求。目前公辦高職院校資金來源總額中財政撥款僅占30%左右，70%左右為學(xué)費收入和少量的其他收入。學(xué)費收入已成為高職院校的主要資金來源，更凸顯高職收費工作管理的重要性，而完善內(nèi)部控制制度是做好收費工作的重要手段之一。

高職院校收費內(nèi)部控制是指為了規(guī)范收費行為，保證收費資金安全，促進(jìn)收費工作正常開展，在崗位職責(zé)和分工上產(chǎn)生相互制約、相互聯(lián)系的關(guān)系，使其形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序，并予以規(guī)范化、系統(tǒng)化，并成為一個嚴(yán)密完整的控制體系。

一、完善高職院校收費內(nèi)部控制制度的重要性

（一）完善高職院校收費內(nèi)部控制制度，是確保高職院校主要經(jīng)費來源的及時、準(zhǔn)確、足額、安全到位的重要管理手段。目前高職學(xué)院的學(xué)費收入已成主要經(jīng)費來源，因此學(xué)生收費工作已成為各高職院校的重要工作之一。健全和完善高職院校收費內(nèi)部控制制度，使收費行為符合國家的政策法規(guī)，確保國家的各項收費政策、助學(xué)政策等得以有效貫徹落實，對于加強(qiáng)高職院校內(nèi)部財務(wù)管理，促進(jìn)高職教育持續(xù)、健康發(fā)展有著重要的作用。

（二）完善高職院校收費內(nèi)部控制制度是進(jìn)一步規(guī)范高職院校收費行為，保證收費信息的真實完整的必要因素。健全有效的內(nèi)部會計控制，有助于在收費信息及資料的采集、記錄、匯總過程中，堵塞漏洞、消除隱患、防止舞弊行為，及時發(fā)現(xiàn)問題和糾正錯誤。有助于提高收費信息的正確性和可靠性，提高收費工作效率，提高會計報告質(zhì)量，為高職學(xué)院管理者在預(yù)測和決策時提供真實完整的會計信息。

（三）完善高職院校收費內(nèi)部控制制度是加強(qiáng)財務(wù)管理，提高財務(wù)人員素質(zhì)的重要措施。高職院校收費工作有其特殊性，高職學(xué)生相對于普通本科學(xué)生來說貧困生占比較大，在校三年期間，社會實踐實習(xí)時間長、專業(yè)調(diào)整和在校住宿時間隨就業(yè)需求而變動，學(xué)生信息異動頻繁，學(xué)費住宿費收費標(biāo)準(zhǔn)隨信息異動調(diào)整較多，使收費工作更加復(fù)雜。完善高職院校收費內(nèi)部控制制度是非常必要的。

二、高職院校收費內(nèi)部控制存在的問題

（一）崗位設(shè)置未真正做到不相容崗位相分離。高職院校的學(xué)生規(guī)模一般在一至二萬人之間，所以高職院校所配備的財務(wù)人員較少，安排在收費崗位的人一般為一至二人。有些高職學(xué)院日常收費目前采取的是一人完成即開票據(jù)又收款 （包括刷POS和收現(xiàn)金）的收費全過程工作，即使是有二人收費，也是各收各的，待每日收費結(jié)束時才清理收費賬，將所收現(xiàn)金交出納進(jìn)賬（刷卡POS單交制證會計）。收費崗和出納崗職責(zé)不清，使收費管理工作缺乏監(jiān)督和制約，違背了不相容崗位相分離的內(nèi)部控制原則，存在資金安全隱患。

（二）收費基礎(chǔ)工作薄弱，信息資源共享存在缺陷，造成學(xué)生信息不準(zhǔn)確、異動調(diào)整不及時。各高職院校學(xué)生的基本信息均由招生處、學(xué)工處和教務(wù)處編制審核后由教務(wù)處提供給財務(wù)處作為學(xué)費收取依據(jù)。但由于許多高職院校的收費系統(tǒng)與教務(wù)處的學(xué)生信息管理系統(tǒng)還未聯(lián)網(wǎng)，相關(guān)學(xué)生信息未實現(xiàn)資源共享，造成財務(wù)的收費系統(tǒng)學(xué)生總?cè)藬?shù)以及各院系學(xué)生人數(shù)、各班級人數(shù)與教務(wù)信息系統(tǒng)的學(xué)生基本信息長期處在不一致狀態(tài)，異動調(diào)整不及時，往往在統(tǒng)計各院系欠費情況時造成財務(wù)提供的數(shù)據(jù)有誤、不準(zhǔn)確，影響了財務(wù)信息的真實可靠性，直接影響了欠費的清理工作。財務(wù)與教務(wù)處及各院系等相關(guān)部門溝通不夠，也不利于欠費催繳工作，影響了學(xué)院收入的及時入賬和學(xué)院建設(shè)的資金需求。

（三）票據(jù)管理欠規(guī)范，未嚴(yán)格按票據(jù)管理辦法履行領(lǐng)取、使用、未使用完的票據(jù)保管、作廢票據(jù)及存根聯(lián)保管、及時核銷票據(jù)的職責(zé)。高職院校一般均設(shè)有專人負(fù)責(zé)收費票據(jù)管理工作，但只重視票據(jù)的購領(lǐng)、登記、使用領(lǐng)取工作，不重視已領(lǐng)取使用和還未使用的票據(jù)的保管工作，不重視使用過的票據(jù)存根和記賬聯(lián)的整理保管和登記歸檔工作。因目前有些財政部門還未要求各單位將已使用過的收費票據(jù)及時送到票據(jù)購領(lǐng)中心核銷，因此該項工作還未引起各高校的重視。

（四）收費系統(tǒng)檔案管理不規(guī)范，紙質(zhì)收費信息和電子信息未同時存檔。隨著會計電算化的不斷深入，收費管理系統(tǒng)的不斷升級完善，財務(wù)人員早已適應(yīng)“無紙化”的管理模式，收費情況統(tǒng)計表在系統(tǒng)里每天自動生成，體現(xiàn)了收費工作的方便快捷，電腦里的電子收費信息資料可以自動備份到服務(wù)器，確實很方便。但是卻忽視了每年紙質(zhì)的收費信息統(tǒng)計表的打印歸檔工作，不符合會計檔案管理的規(guī)范要求，收費系統(tǒng)資料的備份、保管工作尤為重要，一旦電腦發(fā)生故障或電子信息被破壞和丟失，會出現(xiàn)無法挽回的后果。

（五）收費風(fēng)險防范管理缺失，收費審核、收費審計工作未落實到位。收費工作因每天與資金（含現(xiàn)金）打交道，存在多處風(fēng)險點。特別是高職院校的學(xué)生貧困生較多，欠費較嚴(yán)重，一人繳費次數(shù)多，外出實習(xí)批次多、實習(xí)人數(shù)多，收費信息及標(biāo)準(zhǔn)異動頻繁，使收費工作更加復(fù)雜。因此核對收費賬與財務(wù)賬不符、漏收、錯收、當(dāng)天收款不進(jìn)賬等時有發(fā)生。有的高職院校不能堅持收費審核工作，不能及時發(fā)現(xiàn)收費工作中的內(nèi)部控制問題，對收費風(fēng)險認(rèn)識不足，收費風(fēng)險防范意識淡薄，風(fēng)險管理缺失。

（六）事業(yè)單位會計制度還在實行收付實現(xiàn)制，致使年末財務(wù)報告不能真實反映高校學(xué)費收入和結(jié)余情況，造成收費系統(tǒng)與財務(wù)賬收入不相符。目前每年高校的收費收入只有通過上繳財政以后，在申請支付使用時才能作為學(xué)校的事業(yè)收入列賬，每年末高校結(jié)余的學(xué)費收入只有暫留在財政國庫賬上，高校在財務(wù)處理上既不能將其列作收入，也不能列作結(jié)余處理，造成財務(wù)賬的學(xué)費收入與收費系統(tǒng)的已收學(xué)費收入嚴(yán)重不符，也使收費內(nèi)控工作收到影響。年末財務(wù)報告不能真實反映高校學(xué)費收入和結(jié)余情況，不能給高校領(lǐng)導(dǎo)層對重大事項的預(yù)測決策提供真實的財務(wù)信息，也給與學(xué)院有關(guān)聯(lián)的外部業(yè)務(wù)往來單位和相關(guān)機(jī)構(gòu)了解高校的資金狀況帶來不利因素。

三、完善高職院校收費內(nèi)部控制的對策

（一）遵循不相容職務(wù)相分離原則，規(guī)范崗位責(zé)任控制。建立合理、嚴(yán)密的崗位責(zé)任控制,確保不相容崗位相分離,各崗位之間相互監(jiān)督、相互制約,權(quán)責(zé)分明,將風(fēng)險降到最小程度。 結(jié)合本校實際，在高職院校財務(wù)人員相對較少的情況下，也要明確收費系統(tǒng)管理員職責(zé)，收費工作應(yīng)至少設(shè)置收費主管、收費員，數(shù)據(jù)審核、檔案管理等工作可不單獨設(shè)崗，由其他不相容崗位的財務(wù)人員擔(dān)任，也可由收費主管擔(dān)任。收費主管負(fù)責(zé)全校各類收費項目、收費標(biāo)準(zhǔn)的確立、報批,負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍異動及收費軟件重要操作的審批等，負(fù)債定期統(tǒng)計欠費情況；系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)學(xué)生信息的獲取導(dǎo)入，并按物價局核定的學(xué)院收費項目及收費標(biāo)準(zhǔn)初始化收費系統(tǒng),負(fù)責(zé)每天收費系統(tǒng)的備份和收費系統(tǒng)的日常安全維護(hù)，負(fù)責(zé)變更學(xué)生學(xué)籍異動信息等；收費員負(fù)責(zé)日常學(xué)生學(xué)費、住宿費等相關(guān)費用收取信息的錄入和收據(jù)打印并交出納辦理繳費手續(xù),收費員不得收取現(xiàn)金；負(fù)責(zé)按規(guī)定程序辦理學(xué)生退費,負(fù)責(zé)每日核對收費帳,負(fù)責(zé)領(lǐng)用收據(jù),負(fù)責(zé)對已領(lǐng)收據(jù)的保管和使用。數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)對系統(tǒng)管理員錄入的學(xué)生信息、學(xué)籍變動情況、收費員的收、退費過程、記錄進(jìn)行審核，及時催繳；檔案管理員負(fù)責(zé)全校收費票據(jù)的購買、登記、收回、銷毀,負(fù)責(zé)監(jiān)督票據(jù)的正確使用，負(fù)責(zé)及時核對票據(jù)金額與上繳金額，及時催繳欠款。收費軟件系統(tǒng)中,包括系統(tǒng)管理員、收費員、數(shù)據(jù)審核員在內(nèi)的使用者的權(quán)限設(shè)置也應(yīng)參照上述分工進(jìn)行合理設(shè)置,并設(shè)置密碼控制,保證各使用者不會出現(xiàn)越權(quán)操作行為。以上各崗位除特殊情況下收費主管兼任數(shù)據(jù)審核和檔案管理外，其他崗位不能兼任，保證各崗位的相互制約、相互聯(lián)系的制衡關(guān)系。

（二）加強(qiáng)收費基礎(chǔ)工作，保持教務(wù)管理網(wǎng)學(xué)生信息與財務(wù)收費系統(tǒng)學(xué)生信息對稱。財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)生信息的正確錄入和初始化控制工作，對每年的新生信息錄入和老生的信息變更，教務(wù)處需向財務(wù)處隨時傳遞經(jīng)過嚴(yán)格審批程序的，并同時以電子的和紙質(zhì)的形式報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后的學(xué)生信息。系統(tǒng)管理員在導(dǎo)入數(shù)據(jù)前應(yīng)首先做好系統(tǒng)備份,導(dǎo)入后,數(shù)據(jù)審核員應(yīng)及時根據(jù)紙制材料核對收費系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否真實、完整，保證數(shù)據(jù)在第一環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何紕漏。同時應(yīng)隨時與教務(wù)處、各院系進(jìn)行信息溝通,及時更新相關(guān)數(shù)據(jù),確保系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)的真實性。加強(qiáng)學(xué)生信息異動控制，如學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、開除、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等特殊情況。辦理學(xué)生信息異動變更必須有教務(wù)處、學(xué)工處、宿舍管理中心等相關(guān)部門出具的簽批手續(xù)齊全的加蓋公章證明文件,經(jīng)系統(tǒng)主管審核同意后由收費員負(fù)責(zé)辦理。涉及到退費的必須嚴(yán)格按照退費程序經(jīng)相關(guān)人員簽字同意后辦理。只有堅持經(jīng)常與相關(guān)部門做好溝通工作，才能保持教務(wù)處學(xué)生信息與財務(wù)處收費系統(tǒng)信息對稱，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和正確性。

（三）制定完善的票據(jù)管理內(nèi)控制度，規(guī)范票據(jù)的購買、領(lǐng)取和使用保管程序。高職院校的收費票據(jù)管理員負(fù)責(zé)全校收費票據(jù)的購買、保管和領(lǐng)用登記工作，內(nèi)控制度必須寫明收據(jù)領(lǐng)用程序、已領(lǐng)取未使用的收據(jù)保管規(guī)定（下班前應(yīng)將其收好并鎖進(jìn)保險箱柜妥善保管）、作廢收據(jù)必須保留完整聯(lián)次，并加蓋作廢章留存、機(jī)打收據(jù)使用完后應(yīng)及時清理并裝訂成冊，并及時將收據(jù)存根裝訂后交由票據(jù)管理員妥善保管。收費主管（或兼票據(jù)管理員）應(yīng)經(jīng)常檢查各票據(jù)領(lǐng)用部門的收據(jù)使用情況，監(jiān)督收據(jù)使用是否合規(guī)，所收款項是否與收據(jù)一致，是否存在無規(guī)定、無標(biāo)準(zhǔn)或擅自改標(biāo)準(zhǔn)隨意收費的行為。票據(jù)管理員應(yīng)定期對已使用并已審核后的票據(jù)存根匯總登記，按財政的要求和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行繳銷或移交檔案部門保管。

（四）建立和完善收費檔案管理制度，加強(qiáng)收費信息資料的內(nèi)部控制。高職學(xué)院應(yīng)根據(jù)目前電算化收費管理的特點,建立相應(yīng)的檔案管理制度，特別強(qiáng)調(diào)每年按學(xué)期收費結(jié)束時應(yīng)將收費臺帳打印裝訂成冊保存。收費系統(tǒng)應(yīng)定期備份數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)檔案包括紙質(zhì)的和電子檔案，兩種數(shù)據(jù)檔案都應(yīng)由專人負(fù)責(zé)收集、保存、調(diào)用。電子檔案應(yīng)采用雙重備份,分開存放政策，以免同時毀壞，無法恢復(fù)。

（五）提高收費風(fēng)險意識，完善收費風(fēng)險控制制度。高職收費內(nèi)部控制是一項長期艱巨的任務(wù)，需要有關(guān)部門相互協(xié)調(diào)、互相配合共同完成。 高職院校有關(guān)部門應(yīng)定期對收費管理的內(nèi)部控制問題進(jìn)行監(jiān)督檢查,及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中存在的問題，提出改進(jìn)意見和建議，進(jìn)而更好地完善高校收費內(nèi)部控制制度，降低收費風(fēng)險，保證收費工作在良好的環(huán)境中開展。

（六）制定每日收費核賬制度，通過登記收費備查賬記錄每年實際收費情況、應(yīng)收款及欠費情況。編制每月及年終收費系統(tǒng)反映的已收、應(yīng)收及未收費信息統(tǒng)計表，作為對目前在收付實現(xiàn)制下事業(yè)單位決算報表對學(xué)費收入所反映信息的補充資料，以便于進(jìn)行年末財務(wù)狀況分析。

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