檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化研究

馮玉娟

(廣平縣檔案局，河北 廣平 057650)

檔案工作是企、事業(yè)和專業(yè)系統(tǒng)管理工作的重要組成部分。檔案工作作為一門專業(yè)性強的學(xué)科，通過標(biāo)準(zhǔn)化對各項技術(shù)和管理標(biāo)準(zhǔn)制定共同的行動準(zhǔn)則，有利于在檔案專業(yè)內(nèi)取得共同的語言，可使檔案的質(zhì)量驗收、常規(guī)管理和監(jiān)督、檢查等工作能有切實保證，取得統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的效果，使人力、物力和財力得到充分利用，達到檔案工作促進科學(xué)技術(shù)交流，推動經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的目的。因此，推動標(biāo)準(zhǔn)化有其十分重要的作用。

1 檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)化定義

國家標(biāo)準(zhǔn)《標(biāo)注化基本術(shù)語第一部分》規(guī)定:標(biāo)準(zhǔn)是指對重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學(xué)、技術(shù)和實踐經(jīng)驗的綜合成果為基礎(chǔ)，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機構(gòu)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。

標(biāo)準(zhǔn)化，是指在經(jīng)濟、技術(shù)、科學(xué)及管理等社會實踐中，對重復(fù)性事物和概念通過制定、發(fā)布和實施標(biāo)準(zhǔn)達到統(tǒng)一，獲得最佳秩序和社會效益。

根據(jù)上述對標(biāo)準(zhǔn)化的定義，對檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)可以從以下幾個方面理解:第一，是在檔案專業(yè)領(lǐng)域中，對檔案工作中重復(fù)性的事物和概念做出的統(tǒng)一的規(guī)定，以便在工作中有共同遵守的統(tǒng)一準(zhǔn)則和依據(jù)。第二，可以使檔案工作建立最佳的工作和管理秩序，取得最佳的經(jīng)濟效益和社會效益。第三，它建立在綜合檔案工作組織建設(shè)、事業(yè)管理與大量業(yè)務(wù)實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，并經(jīng)有關(guān)部門協(xié)商一致與主管結(jié)構(gòu)批準(zhǔn)。第四，它是檔案管理工作的一個活動過程，標(biāo)準(zhǔn)在一定條件下和一定時期內(nèi)，一定程度地實現(xiàn)統(tǒng)一并保持相對穩(wěn)定，隨著檔案工作的發(fā)展，實踐經(jīng)驗的積累和提高，標(biāo)準(zhǔn)化程度不斷深入，標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)隨之修改、完善和提高。第五，它有一定的編制格式和相應(yīng)的制定頒發(fā)程序，體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)文件的嚴(yán)肅性，以及標(biāo)準(zhǔn)本身具有的政策性。

因此，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)化可以界定為:

檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)是對檔案工作領(lǐng)域中重復(fù)性實務(wù)和概念所制定的統(tǒng)一規(guī)定，以作為檔案工作中相關(guān)機構(gòu)或個人共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化則是以特定形式和規(guī)格，科學(xué)地制定、貫徹和修訂有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立檔案工作的最佳秩序，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化，以取得更好的經(jīng)濟效益和社會效益。

2 檔案標(biāo)準(zhǔn)化的作用

《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理條例》指出:“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。社會主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國家的一項重要技術(shù)經(jīng)濟政策，沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有專業(yè)化，就沒有高質(zhì)量、高速度?！睓n案工作的任務(wù)，主要是促進科學(xué)技術(shù)交流，推動經(jīng)濟文化建設(shè)的發(fā)展。因此，標(biāo)準(zhǔn)化有至關(guān)重要的作用。

2.1 標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的一項基礎(chǔ)建設(shè)

實現(xiàn)檔案的科學(xué)管理必須統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)，作為制定質(zhì)量要求、工作方法、管理制度、部門和崗位職責(zé)等共同的行動準(zhǔn)則，以保證檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)化是加強檔案工作與社會聯(lián)系的紐帶

檔案工作是企事業(yè)和專業(yè)系統(tǒng)管理工作的有機組成部分。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)要在各項技術(shù)和管理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上制定與施行，并與之相互協(xié)調(diào)和銜接。如此，檔案工作才能夠更好地為經(jīng)濟、文化建設(shè)服務(wù)，并與經(jīng)濟、科技的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化同步進行。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化是保證檔案工作質(zhì)量的有效措施

檔案的各項業(yè)務(wù)建設(shè)和各個部門的工作，雖然有其獨立的內(nèi)容和要求，但相互間有密切的聯(lián)系。制定并實施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可使檔案的質(zhì)量驗收、常規(guī)管理和監(jiān)督、檢查等工作都能切實保證，取得統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的效果，使人力、物力和財力得到充分的利用。

2.4 標(biāo)準(zhǔn)化是促進檔案理論與實踐發(fā)展的條件

檔案專業(yè)性強，其管理的理論與實踐方法亦有待于充實提高，標(biāo)準(zhǔn)化有利于在檔案專業(yè)內(nèi)取得共同的語言，有助于經(jīng)驗交流活動的開展，為理論與實踐的總結(jié)與發(fā)展創(chuàng)造了契機。因此，標(biāo)準(zhǔn)化是促進檔案理論與實踐發(fā)展的必要條件。

3 檔案標(biāo)準(zhǔn)的種類

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案工作活動的全過程及其相關(guān)要素為對象，制定科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)化體系，以實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化。檔案工作科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系包括以下類型:

3.1 基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)

3.1.1 術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)

檔案專業(yè)的術(shù)語是表達檔案工作中事物和概念的，通過制定專業(yè)術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)，使常用術(shù)語概念有明確的特定含義和科學(xué)的解釋，是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的一個重要內(nèi)容。

3.1.2 文件材料標(biāo)準(zhǔn)

文件材料的質(zhì)量關(guān)系到檔案的質(zhì)量，為此，檔案部門應(yīng)直接參與文件材料標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫徹執(zhí)行。

3.1.3 專業(yè)符號標(biāo)準(zhǔn)

專業(yè)符號是用漢字、漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字等來代表某個具體概念，包括檢索語言中的分類號、管理中的檔案號、專業(yè)檔案館的代號等。

3.1.4 保管單位規(guī)格和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

保管單位是檔案管理的一個基本單位，其規(guī)格和質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化對實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化有重要意義。

3.2 管理標(biāo)準(zhǔn)

管理標(biāo)準(zhǔn)是以檔案管理工作的程序和職責(zé)為對象的標(biāo)準(zhǔn)，主要包括:

3.2.1 一般檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

包括文書檔案和科技檔案等檔案類型的歸檔、接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)。

3.2.2 檔案微縮品和聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

包括檔案微縮品和聲像檔案在收集歸檔、分類整理、價值鑒定、著錄標(biāo)引、檔案保管、價值鑒定和開發(fā)利用等方面制定的標(biāo)準(zhǔn)。

3.2.3 檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)主要是指在檔案信息化建設(shè)中，數(shù)字化建設(shè)與電子檔案管理等方面應(yīng)遵循的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

4 檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定與落實

檔案類別的多樣性和檔案工作的專業(yè)性決定了檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定和落實，要詳細規(guī)劃，統(tǒng)籌安排。

4.1 檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定

4.1.1 統(tǒng)籌規(guī)劃檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定工作

檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定是一項檔案事業(yè)發(fā)展的全局性工作，要由國家檔案行政管理部門和專業(yè)主管機關(guān)在一個整體規(guī)劃的框架下統(tǒng)籌安排，加強領(lǐng)導(dǎo)，采取有效地組織措施，針對不同類型的檔案，以及各種部門檔案等指定系統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，并在實際應(yīng)用工作中逐步修訂完善，以適應(yīng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理的需要，提高國家整個檔案事業(yè)的發(fā)展水平。

4.1.2 滿足檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的實際需求

檔案標(biāo)準(zhǔn)是為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化而制定的，要適應(yīng)各種檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的需要。因此，在制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)時，除文書檔案、科技檔案外，還要制定各種專門檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)。同時，對部分檔案工作的重要環(huán)節(jié)，如檔案的著錄標(biāo)引則要在國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范下，制定專業(yè)檔案的著錄標(biāo)引規(guī)范，以滿足檔案標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理的實際需求。

4.1.3 與國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和國際標(biāo)準(zhǔn)接軌

檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定是一項涉及面廣的工作，與經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)及其管理的標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系密切，是這些標(biāo)準(zhǔn)的組成部分，因此，必須注意標(biāo)準(zhǔn)體系的協(xié)調(diào)、銜接和配套。同時，檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定還要在國際檔案理事會的框架下加強國際合作與交流，在兼顧我國檔案管理工作實際的基礎(chǔ)上，與國際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)接軌，提高我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的國際化水平。

4.1.4 適應(yīng)檔案信息化管理的新形勢

隨著檔案信息化建設(shè)工作的開展，現(xiàn)有的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理工作的新發(fā)展，為此，國家檔案行政管理部門和專業(yè)主管機關(guān)應(yīng)依據(jù)檔案信息化建設(shè)的新形勢，建立新的檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案載體使用與保護標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)等，以適應(yīng)新形勢下檔案現(xiàn)代化管理的需求。

4.2 檔案標(biāo)準(zhǔn)的落實

4.2.1 推廣與落實

檔案標(biāo)準(zhǔn)的實施對提高檔案管理工作的水平，促進我國檔案事業(yè)的整體發(fā)展都有重要的現(xiàn)實意義。推廣與落實統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，可以使檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作取得統(tǒng)一，切實保證檔案管理的工作質(zhì)量。因此，在檔案管理的實際工作中，要做好檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的宣傳教育工作，提高人們對標(biāo)準(zhǔn)化工作重要意義的認識水平，并通過政策、行政和經(jīng)濟手段推廣與落實檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的實施，并在實際工作中不斷地完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)工作，提高我國檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

4.2.2 檢查與考核

檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項全新的工作，制定與實施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理人員提供了統(tǒng)一的管理方法、工作質(zhì)量要求、部門和崗位職責(zé)等方面的行為準(zhǔn)則與規(guī)范，這在檔案管理實際工作中所發(fā)揮的實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理工作的質(zhì)量與水平，促進檔案管理工作的發(fā)展等方面的重要作用是不言而喻的。因此，在檔案管理工作中，應(yīng)將各種行之有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與檔案的規(guī)章制度相配合，在檔案管理的具體工作中進行推廣與落實。為保證檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的實施，還要將檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作納入領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)與單位評級考核范圍，定期檢查與考評，以促進檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的發(fā)展。

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