高校圖書采購(gòu)招標(biāo)工作面臨的問(wèn)題及對(duì)策

房 磊

（湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院 圖書館，湖北 武漢 430205）

眾所周知，自從2001年施行《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和2003施行《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》以來(lái)，全國(guó)各高校圖書館紛紛就中文圖書采購(gòu)進(jìn)行公開招標(biāo)。高校中文圖書采購(gòu)招標(biāo)已是勢(shì)在必行，其優(yōu)越性和必要性筆者不用贅述，在此就招標(biāo)過(guò)程和招標(biāo)后暴露出的一些問(wèn)題進(jìn)行歸納和分析，并提出我個(gè)人的建議企盼能解決這些問(wèn)題，希望能起到拋磚引玉的效果。

一、中文圖書采購(gòu)招標(biāo)暴露出來(lái)的問(wèn)題和弊端

（一）招標(biāo)評(píng)審委員會(huì)的構(gòu)成不合理

一般情況下，招標(biāo)評(píng)審委員會(huì)是由圖書館館長(zhǎng)、主管副館長(zhǎng)、臨時(shí)抽取的校內(nèi)專家學(xué)者或?qū)W科帶頭人，以及學(xué)校財(cái)務(wù)、紀(jì)檢監(jiān)察、政府采購(gòu)辦等職能部門的代表組成。這種結(jié)構(gòu)雖然體現(xiàn)了招標(biāo)公開、公正、公平的原則，一定程度上也反映了委員會(huì)的檔次和級(jí)別。但圖書作為一種比較特殊的商品，其出版發(fā)行、流通和銷售有不同于其他普通商品的獨(dú)特之處，普通消費(fèi)者對(duì)此缺乏專業(yè)的了解。評(píng)審委員會(huì)中有三分之二的委員不清楚圖書采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體情況，而圖書館的專職采訪人員和從事過(guò)采訪工作有圖書經(jīng)驗(yàn)的工作人員往往排除在委員會(huì)之外。委員會(huì)憑自己的意象甚至單憑優(yōu)惠折扣，而不是綜合書商的資信、實(shí)力和服務(wù)作出判斷。結(jié)果會(huì)把圖書館真正需要的供貨商拒之門外，給招標(biāo)后的采訪業(yè)務(wù)工作帶來(lái)困難。

（二）中標(biāo)形式存在弊端

目前中文圖書的招標(biāo)一般采用標(biāo)段式和準(zhǔn)入式兩種形式。標(biāo)段式將采購(gòu)總量設(shè)為若干標(biāo)段，不同標(biāo)段設(shè)有不同金額，每個(gè)中標(biāo)單位根據(jù)中標(biāo)情況獲得不同標(biāo)段，并依據(jù)合同在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向圖書館提供相應(yīng)金額的圖書。準(zhǔn)入式是指中標(biāo)單位獲得準(zhǔn)入資格，圖書館在具體合作過(guò)程中視中標(biāo)單位的實(shí)際表現(xiàn)分配金額。兩種方式各有利弊，準(zhǔn)入式理論上賦予圖書館更多的主動(dòng)權(quán)和控制權(quán)，但在實(shí)際的操作過(guò)程中易受主觀因素的干擾，影響合作的公正性，易造成中標(biāo)單位為了加大供貨量，采取不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段。標(biāo)段式雖然透明度高，公正性明顯，但若中標(biāo)單位選擇不當(dāng)，易出現(xiàn)中標(biāo)單位難以履行承諾，出現(xiàn)如到書慢，到書率低，以次充優(yōu)等問(wèn)題，影響采訪進(jìn)度。招標(biāo)形式選擇不當(dāng)將直接導(dǎo)致圖書招標(biāo)工作執(zhí)行的困難和失敗。

（三）過(guò)份重視經(jīng)濟(jì)效益，忽視圖書質(zhì)量和服務(wù)承諾

評(píng)標(biāo)很容易以優(yōu)惠折扣為主要評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，將圖書質(zhì)量和服務(wù)承諾放在次要地位，會(huì)造成中標(biāo)的供應(yīng)商不理想。許多實(shí)力較差的書商為了提升競(jìng)爭(zhēng)力，夸大了自己的能力和水平，大幅度提高優(yōu)惠折扣。而實(shí)際上在圖書市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的今天，折扣已不再是一個(gè)商業(yè)機(jī)密，優(yōu)惠程度會(huì)在一個(gè)合理的范圍內(nèi)浮動(dòng)。圖書館更應(yīng)該看重書商的書源、資信和服務(wù)質(zhì)量。評(píng)審委員對(duì)此知之不詳，對(duì)圖書館采購(gòu)業(yè)務(wù)不清楚，無(wú)法對(duì)服務(wù)承諾作出真?zhèn)闻袛?，因而?yōu)惠折扣就成為一個(gè)很重要的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，其結(jié)果會(huì)把實(shí)力雄厚、有誠(chéng)信、服務(wù)質(zhì)量好的圖書供應(yīng)商拒之門外。

（四）中標(biāo)書商不能按合同完全履行承諾

雖然采購(gòu)合同明確了到書率、到書時(shí)間、供應(yīng)品種量等一些比較細(xì)的條款，但在實(shí)際操作中不盡人意。表現(xiàn)在一是到書時(shí)間不能保證。有些書商故意拖延到書時(shí)間，原因是書商從出版社拿書的折扣是隨圖書出版時(shí)間而逐漸遞增，往往會(huì)出現(xiàn)圖書館圖書在市場(chǎng)上已經(jīng)銷售一兩個(gè)月以后才能到館，熱門書和暢銷書的這種情況表現(xiàn)得比較突出。二是圖書館訂到率不能履行承諾，簽訂合同時(shí)多數(shù)書商承諾的到書率在95%以上，實(shí)際上筆者在做年終統(tǒng)計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)能達(dá)到85%就相當(dāng)不錯(cuò)了，造成這種情況的因素有客觀的也有主觀的，客觀上影響到書率是某些所訂圖書最后沒(méi)有出版，還有一些圖書印數(shù)少而訂數(shù)多，中標(biāo)書商無(wú)法拿到貨。主觀上是某些圖書出版社對(duì)書商折扣較低，書商從中沒(méi)有什么利潤(rùn)，從自身利益出發(fā)放棄對(duì)圖書館的供貨。三是供書品種上不能滿足高校圖書館多樣化的要求，因中標(biāo)書商書源有限，另受出版市場(chǎng)影響，考慮自身經(jīng)濟(jì)效益，只愿提供廉價(jià)的“大路貨”，不愿提供利潤(rùn)低的圖書。

（五）中標(biāo)書商與圖書館之間交流和溝通不夠，缺乏足夠的了解

每所高校的學(xué)科和專業(yè)設(shè)置是不完全相同的，重點(diǎn)學(xué)科和重點(diǎn)專業(yè)的分布更不一樣，科研的領(lǐng)域和主要方向區(qū)別很大，因而每個(gè)圖書館藏書的結(jié)構(gòu)和布局、品種的需求和對(duì)復(fù)本量的控制也不一樣。而中標(biāo)書商很少去主動(dòng)了解這些情況，他們對(duì)所有的中標(biāo)單位一視同仁的提供同樣的品種和采訪編數(shù)據(jù)，沒(méi)有主動(dòng)的、有針對(duì)性的、個(gè)性化的服務(wù)。另一方面，每家中標(biāo)書商的情況也不盡相同，有各自的書源情況，每家書商上游的供貨不可能涵蓋全國(guó)600多家出版社，只能是一部分，采訪人員如果向中標(biāo)單位平均分配訂單是不合理的。另外，每一家中標(biāo)書商的經(jīng)營(yíng)理念、銷售方式和服務(wù)手段也有自己的獨(dú)特之處，采訪人員并不是相當(dāng)了解。

（六）中標(biāo)出書商無(wú)法滿足要求特種圖書和部分專業(yè)圖書的采購(gòu)

一些特種圖書包括年鑒類工具書、會(huì)議論文、學(xué)位論文等，因恭貨渠道特殊，折扣低甚至沒(méi)有折扣，如果按照合同簽訂的折扣供貨，書商沒(méi)有利潤(rùn)甚至超出成本，中標(biāo)書商沒(méi)辦法供應(yīng)。另外部分專業(yè)性強(qiáng)、層次深的圖書因印數(shù)少、折扣率則低，中標(biāo)書商因?yàn)槔麧?rùn)低的原因、對(duì)這些圖書的供貨缺乏積極性。

（七）招標(biāo)程序復(fù)雜、周期短、效率低下

目前大多數(shù)高校圖書館對(duì)中文圖書的采購(gòu)招標(biāo)是一年一度的。從草擬標(biāo)書到招標(biāo)成功開始業(yè)務(wù)運(yùn)行，需要一到兩個(gè)月的時(shí)間，而且投入了相當(dāng)大的人力和物力，采購(gòu)人員無(wú)法集中精力于業(yè)務(wù)工作。藏書建議是一個(gè)長(zhǎng)期積累的過(guò)程，一年一度的招標(biāo)期限過(guò)短，會(huì)影響藏書建設(shè)的完整性和系統(tǒng)性。

二、應(yīng)采取的措施及對(duì)策

（一）修訂圖書館和書商能共同執(zhí)行的適用于圖書采購(gòu)招標(biāo)的法律依據(jù)

目前圖書招標(biāo)執(zhí)行的依據(jù)是 《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》，這兩法是所有商品進(jìn)行招標(biāo)的法律依據(jù)。而圖書作為特殊的商品，從它的生產(chǎn)（出版發(fā)行）、流通、銷售、價(jià)格有不同于其他普通商品的獨(dú)特之處。依據(jù)兩法在具體招標(biāo)的執(zhí)行過(guò)程中有很多困難。所以，相關(guān)職能部門應(yīng)該在兩法的框架上修訂一部真正適用于圖書館招標(biāo)的《圖書招標(biāo)法》，圖書館和所有書商共同參照?qǐng)?zhí)行。

（二）優(yōu)化招標(biāo)評(píng)審委員會(huì)的組成

招標(biāo)工作涉及圖書采購(gòu)工作的方方面面，因此評(píng)標(biāo)工作應(yīng)該有更多圖書館專家和圖書館具體負(fù)責(zé)采購(gòu)的館員參加。可考慮在現(xiàn)在委員會(huì)人員基礎(chǔ)上，邀請(qǐng)本省和本市的圖書館專家參加，增加對(duì)精通圖書采購(gòu)工作的人員的比例，最好能達(dá)到一半以上。同時(shí)在評(píng)標(biāo)前想辦法讓委員們能了解圖書館對(duì)圖書采購(gòu)服務(wù)的要求；了解整個(gè)圖書市場(chǎng)的動(dòng)作情況；了解每家參與競(jìng)標(biāo)的書商的實(shí)際情況。確保評(píng)標(biāo)的客觀性和準(zhǔn)確性，讓資信良好、實(shí)力雄厚、書源豐富的書商成為圖書館的合作伙伴，同進(jìn)也要保障學(xué)校的經(jīng)濟(jì)利益不受損害。

（三）采用科學(xué)合理的招標(biāo)方式

筆者認(rèn)為圖書館可以采取標(biāo)段式和準(zhǔn)入式相結(jié)合的招標(biāo)方式，暫且稱之為“保底式”。中標(biāo)書商除了獲得準(zhǔn)入資格外，圖書館將視其資信、規(guī)模、書源、是否有過(guò)合作比較了解等具體情況承諾最低的采購(gòu)業(yè)務(wù)量。在執(zhí)行過(guò)程中視書商的表現(xiàn)決定是否追加金額。一方面保證了主動(dòng)權(quán)和控制權(quán)掌握在圖書館手里；另一方面不會(huì)挫傷書商合作的積極性，體現(xiàn)招標(biāo)的公正性和書商之間的公平競(jìng)爭(zhēng)，一定程度上杜絕不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為。

（四）正視圖書折扣，以圖書質(zhì)量和服務(wù)承諾為出發(fā)點(diǎn)，規(guī)范評(píng)標(biāo)操作

把圖書折扣作為一個(gè)重要的而不是主要的評(píng)判依據(jù)，在對(duì)圖書市場(chǎng)作出可靠的調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，確定一個(gè)合理的優(yōu)惠折扣的上限和下限。在此限度內(nèi)綜合評(píng)價(jià)書商的資信、所供圖書品種及質(zhì)量、服務(wù)承諾及質(zhì)量，并細(xì)化這些指標(biāo)，建立一個(gè)科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的評(píng)標(biāo)體系。確保中標(biāo)書商是圖書館真正需要的合作伙伴。

（五）重視對(duì)書商資信、實(shí)力的調(diào)查，加深和書商的交流和溝通

對(duì)某一書市的調(diào)查可采取兩種方式進(jìn)行，一是實(shí)地考察其經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)特色、可供品種、物流狀況及現(xiàn)采賣場(chǎng)等；二是向與該書商有業(yè)務(wù)關(guān)系的兄弟院校圖書館核實(shí)其服務(wù)承諾是否兌現(xiàn)；圖書質(zhì)量的好壞；到書率和到書時(shí)間能否達(dá)到要求；結(jié)算方式是否合理等。依據(jù)這樣比較客觀調(diào)查結(jié)果基本上能判斷該書商的資信、實(shí)力、書源等狀況。在此基礎(chǔ)上確定與某家書商建立良好的伙伴關(guān)系之后，還應(yīng)加強(qiáng)相互的信息交流，建立流暢的信息互饋機(jī)制，圖書館向書商提供館藏結(jié)構(gòu)與布局、重點(diǎn)學(xué)科與專業(yè)的設(shè)置、所需圖書品種、專業(yè)的層次與要求等信息。書商可以根據(jù)這些信息對(duì)所供品種作出調(diào)整，提供有針對(duì)性的個(gè)性化服務(wù)。書商也要向圖書館如實(shí)提供品種數(shù)量、品種分布、能覆蓋學(xué)科范圍、書源等信息，便于圖書館以此為依據(jù)確定向該書商的采購(gòu)范圍和采購(gòu)重點(diǎn)。這樣能互惠互得，實(shí)現(xiàn)共贏。

（六）預(yù)留部分購(gòu)書經(jīng)費(fèi)采購(gòu)特種圖書和部分專業(yè)圖書

有部分圖書雖然采購(gòu)量少，但無(wú)法通過(guò)中標(biāo)書商來(lái)采購(gòu)，如年鑒、會(huì)議論文等特種文獻(xiàn)；校內(nèi)教師出差開會(huì)還回來(lái)少量急需的圖書；校內(nèi)作者的著作；某些專業(yè)性較強(qiáng)市場(chǎng)上無(wú)法購(gòu)買的專業(yè)圖書；特殊情況下在本地或外地市場(chǎng)現(xiàn)采零購(gòu)的部分圖書等。各館應(yīng)根據(jù)自身情況，留出10~20%的圖書購(gòu)置費(fèi)不進(jìn)行招標(biāo)，專門用于購(gòu)買這些圖書。

（七）適當(dāng)延長(zhǎng)招標(biāo)周期，選擇合適的時(shí)間進(jìn)行招標(biāo)工作

筆者認(rèn)為從提高工作效率，保持藏書的完整性和系統(tǒng)性出發(fā)，可以將一年一度的招標(biāo)工作適當(dāng)延長(zhǎng)到兩年招一次標(biāo)，一方面可節(jié)省人力物力，另一方面采購(gòu)人員有更多的時(shí)間專注于采購(gòu)工作。每次的招標(biāo)工作可以放在十二底開始，寒假開始前結(jié)束，而不是通常每年的三四月份。因?yàn)檫@個(gè)時(shí)段圖書采購(gòu)大部分業(yè)務(wù)工作已經(jīng)結(jié)束或接近尾聲，在這個(gè)時(shí)間進(jìn)行招標(biāo)既不影響本自然年度的采購(gòu)業(yè)務(wù)工作，也不影響下一自然年度采購(gòu)工作的開始。

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