水利工程檔案管理淺議

□李 亞（南陽市鴨河口水庫工程管理局）

1.水利工程檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案意識淡薄，思想不到位

當(dāng)前，許多參加水利工程建設(shè)的單位檔案意識淡薄，對工程檔案工作缺乏應(yīng)有的重視，在工程建設(shè)過程中存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，沒有認(rèn)識到所形成的水利工程檔案是工程建設(shè)和日后管理的重要依據(jù)。而在工程施工階段，由于任務(wù)重，參建單位往往比較重視工程建設(shè)進(jìn)度、質(zhì)量等問題，忽視檔案資料的收集、整理等工作。

1.2 工程檔案管理制度不健全

有些水利工程建設(shè)單位檔案管理制度不健全，沒有制定應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些單位雖然制定了相關(guān)的規(guī)章制度，但缺乏有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，工作中隨意性大，導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔，影響了科技檔案的完整與準(zhǔn)確，使水利工程檔案難以做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。

1.3 工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在水利工程建設(shè)過程中，檔案工作人員一般都是工程技術(shù)人員多，有的是臨時抽調(diào)，且身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏工程檔案專業(yè)知識，對水利工程檔案管理相關(guān)法律和制度不熟悉，有些檔案工作人員不直接參加工程的施工管理工作，缺乏水利工程管理的經(jīng)驗(yàn)，這些都可能使水利工程檔案案卷質(zhì)量差、不規(guī)范，影響歸檔質(zhì)量。

1.4 工作人員缺乏收集、整理資料的經(jīng)驗(yàn)，突擊建檔

水利工程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，水利工程檔案必須具備原始性、真實(shí)性和完整性這三個條件，有些檔案工作人員對工程檔案的收集范圍不明確，工程人員移交多少就接收多少，往往造成文件材料不齊全，有的缺重要的數(shù)據(jù)、記錄或試驗(yàn)報告，有些簽章手續(xù)不齊全，復(fù)印件居多等。有些施工單位沒有按照工程的進(jìn)度收集、整理檔案資料，突擊建檔。這些現(xiàn)象直接導(dǎo)致工程檔案竣工資料不完整、不規(guī)范，不能如實(shí)反映工程的現(xiàn)狀，給日后工程的運(yùn)行管理和維護(hù)利用帶來困難。

2.對做好水利工程檔案管理工作的認(rèn)識

2.1 提高工程檔案的歸檔意識，建立完善的檔案管理制度

檔案行政管理部門和工程建設(shè)管理部門要采取多種形式加大宣傳力度，組織參建單位領(lǐng)導(dǎo)、職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等相關(guān)的法律、法規(guī)，提高大家對水利工程檔案工作的認(rèn)識。把檔案工作納入水利工程建設(shè)的總體格局之中，明確具體責(zé)任，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，專人負(fù)責(zé)。在工程建設(shè)初期就制定本工程檔案的收集、整理、保管等一系列制度，并嚴(yán)格執(zhí)行；在建設(shè)過程中建立健全涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等部門的檔案網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，做到檔案工作各個環(huán)節(jié)都有章可循、有法可依。

2.2 提高水利工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)

水利檔案管理者不但要學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，也要學(xué)習(xí)水利工程管理的專業(yè)知識。建設(shè)單位應(yīng)定期組織相關(guān)人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，幫助他們熟悉檔案理論知識和具體操作方法，使他們懂業(yè)務(wù)、懂相關(guān)規(guī)章制度。工作中提倡愛崗敬業(yè)，增強(qiáng)服務(wù)意識和能力。同時要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理知識，不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)能力，切實(shí)擔(dān)負(fù)起水利工程檔案管理的職責(zé)。

2.3 水利工程建設(shè)與工程檔案工作同步進(jìn)行

大中型水利工程具有協(xié)作部門多，建設(shè)工期長，檔案內(nèi)容豐富，涉及面廣等特征，所以工程檔案工作必須從平時做起，與工程建設(shè)實(shí)行同步管理，在工程提出論證初始就對工程建檔工作通盤考慮，統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循工程建設(shè)與檔案工作的規(guī)律，在前期下達(dá)計(jì)劃、施工、驗(yàn)收（鑒定）時，同時進(jìn)行收集、整理、歸檔工作。參建單位及時做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項(xiàng)，審理一項(xiàng)，不要等工程全部竣工時“算總帳”。這樣才能保證水利工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

2.4 明確水利工程技術(shù)資料的歸檔范圍

《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍與保管期限表》是對項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定，劃定一定的范圍，可以規(guī)范各級管理人員收集、分類、整理、立卷、編目、鑒定等歸檔行為。以大中型水庫除險加固工程為例，大體包括以下范圍：工程建設(shè)前期文件材料：項(xiàng)目立項(xiàng)、勘測設(shè)計(jì)、可研報告、初設(shè)報批及審批文件等。工程建設(shè)管理文件：開工報告、建設(shè)征地及其申批文件；重要合同、會議紀(jì)要等。施工文件材料：組織設(shè)計(jì)；設(shè)計(jì)變更文件；各種監(jiān)測、隱蔽工程記錄；施工總結(jié)等。監(jiān)理文件材料。設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄、圖紙等。工程概算、預(yù)決算、審計(jì)等文件；工程竣工驗(yàn)收文件：各類工程竣工總結(jié)及報告；全部竣工圖。有關(guān)工程的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。工程所獲得的榮譽(yù)資料（獎杯、獎牌、證書等）。其它需要收集、整理的資料。

2.5 明確水利工程檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)及要求，嚴(yán)把竣工驗(yàn)收關(guān)

一是所有歸檔文件材料的整理，應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008），文件內(nèi)容必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；材料載體及書寫印制材料要符合耐久性要求；歸檔的工程文件一般為原件；竣工圖按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊，并做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、清晰、修改規(guī)范，簽字手續(xù)完備。二是歸檔的聲像材料，應(yīng)注明材料反映的事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景及作者等內(nèi)容。三是電子文件歸檔按照《電子文件歸檔與管理歸定》（2002）、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（1999）執(zhí)行。四是竣工驗(yàn)收時，建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位及擋案行政管理部門應(yīng)通力協(xié)作，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)，把影響工程檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全的問題解決在竣工驗(yàn)收中，絕不留下隱患。

2.6 推進(jìn)水利工程檔案管理現(xiàn)代化

隨著水利事業(yè)及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，水利工程各階段同時也產(chǎn)生了大量電子文件，在工程建檔時，紙質(zhì)檔案與同版電子文件同時收集整理，使其互為補(bǔ)充，相互印證。根據(jù)新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以簡化整理、深化檢索為宗旨，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，規(guī)范化的管理。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大信息資源的存儲及加工量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化傳遞，滿足工程建設(shè)多方面整理利用檔案的需求，不斷提高水利工程檔案管理水平。

3.結(jié)語

總之，為了保證水利工程建設(shè)竣工的質(zhì)量，必須做好工程檔案的管理工作，使工程檔案工作貫穿于工程建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、鑒定等各個環(huán)節(jié)，有效地適應(yīng)并服務(wù)于各項(xiàng)水利工程建設(shè)，促進(jìn)水利工程檔案工作沿著正確軌道健康發(fā)展，為水利建設(shè)事業(yè)的發(fā)展做好信息資源服務(wù)工作。