如何加強(qiáng)檔案管理工作

德州學(xué)院 郭章芬

一、加強(qiáng)高校檔案管理工作的必要性

高校檔案是高校在教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作中直接形成地具有參考價(jià)值的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。它既是高校長(zhǎng)期教學(xué)實(shí)踐工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)高校未來(lái)工作持續(xù)前進(jìn)的推動(dòng)力。

首先，檔案資料是高校發(fā)展的歷史憑證。高校檔案的涉及面廣，涵蓋了課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究、招生、學(xué)籍管理、畢業(yè)生工作、校園文化建設(shè)、校園環(huán)境建設(shè)和綜合管理等各方面的相關(guān)資料。它詳細(xì)真實(shí)地記載了學(xué)校的發(fā)展歷程，以不同的形式真實(shí)客觀地記載著學(xué)校教學(xué)和管理過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，是廣大師生集體智慧的結(jié)晶，是學(xué)校重要的信息資源，具有極強(qiáng)的原始性，因此稱檔案資料為高校發(fā)展的歷史憑證。

其次，良好的檔案管理是提供更好教學(xué)管理的重要依據(jù)。“以史為鑒，可以正衣冠”。作為高校教學(xué)和管理工作的真實(shí)記錄，高校檔案是新時(shí)期高校建設(shè)的重要借鑒和依據(jù)。完善的教學(xué)檔案，能為制定學(xué)科、專業(yè)發(fā)展規(guī)劃、日常教學(xué)計(jì)劃和建立各項(xiàng)管理制度等教學(xué)管理工作提供依據(jù)，保證教育改革的成功；完善的教學(xué)檔案，為增強(qiáng)教學(xué)科研能力、提高教學(xué)質(zhì)量，發(fā)揮著重要的作用；高校檔案中完整的教師業(yè)務(wù)檔案，為高校教師的職稱評(píng)定工作提供了保證；良好的高校檔案管理工作，能為高校領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、制定下一步教學(xué)計(jì)劃、調(diào)查研究和科學(xué)決策起到參謀作用。

因此，有必要加強(qiáng)我國(guó)高校的檔案管理工作，從而更科學(xué)地記載我國(guó)高校的發(fā)展?fàn)顩r，并為將來(lái)更好地開(kāi)展教學(xué)管理工作提供真實(shí)可靠的依據(jù)。

二、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀及問(wèn)題

近年來(lái)，隨著高校的不斷發(fā)展，檔案管理所涉及的內(nèi)容不斷增多，工作量也不斷增加。各高校紛紛設(shè)立專門的檔案室，配備專職的檔案管理員，建立相應(yīng)的檔案管理制度，使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化。另外，隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用逐漸進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，大量電子文件應(yīng)運(yùn)而生，改變了人們對(duì)檔案的傳統(tǒng)觀念，其整理、編排、存檔及傳送等工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理產(chǎn)生很大不同。然而，高校檔案管理工作在如下幾個(gè)方面仍然存在很多問(wèn)題，阻礙檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。

1.檔案管理意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái)，高校師生受到傳統(tǒng)思想和檔案自身保密性的影響，對(duì)于檔案管理缺乏相應(yīng)的了解，檔案意識(shí)不強(qiáng)。在高校中，很多人認(rèn)為學(xué)校的主要工作是做好教學(xué)、科研，將高校檔案工作附屬化，忽略了檔案管理的真正價(jià)值，認(rèn)識(shí)不到檔案工作在高校建設(shè)中的重要性和必要性。其次，還有人認(rèn)為檔案管理與學(xué)校的其他工作之間關(guān)系很小，導(dǎo)致某些公務(wù)活動(dòng)沒(méi)有進(jìn)行歸檔處理，這就影響到了檔案的完整性和安全性。第三，檔案的立卷工作沒(méi)有得到充分重視，導(dǎo)致很多檔案出現(xiàn)流失，對(duì)高校檔案管理造成了不可彌補(bǔ)的損失。

2.檔案管理手段落后

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在高校檔案管理工作中的應(yīng)用和高校辦學(xué)條件的改善，很多高校檔案部門配置了現(xiàn)代化的管理設(shè)備，購(gòu)置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。但還有很多高校的檔案設(shè)施落后、庫(kù)房管理不先進(jìn)，甚至有的檔案管理工作仍采用手工作業(yè)方式，導(dǎo)致勞動(dòng)量大、耗時(shí)多、效率差。而且即使硬件設(shè)備先進(jìn)，從利用信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面來(lái)看，還未達(dá)到應(yīng)有的管理水平。在當(dāng)今國(guó)家高等教育事業(yè)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，這種傳統(tǒng)落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。

3.檔案管理制度不健全

近年來(lái)，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》、國(guó)家檔案局8號(hào)令等一系列政策法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案管理制度建設(shè)取得了很大進(jìn)步。但從目前高校檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍存在著管理制度不健全的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為：(1)關(guān)于教學(xué)工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，出現(xiàn)文件的形成與歸檔脫節(jié)的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理混亂。(2)檔案材料的信息一致性方面，有關(guān)職能部門檔案記錄不一致，例如學(xué)生出勤考核、學(xué)生違紀(jì)、學(xué)生參加黨課及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、學(xué)籍變動(dòng)等情況的記錄。(3)檔案建立方面，有些高校未建立規(guī)范的部門立卷制度，沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作。(4)檔案保管不夠嚴(yán)格，檔案的查找、借閱、傳閱、退還等工作管理存在缺失，造成文件的管理混亂甚至流失。

4.檔案信息利用率低

目前，許多高校雖然引進(jìn)了先進(jìn)的硬件設(shè)備，但在信息開(kāi)發(fā)利用方面存在很多不足，即只注重設(shè)施、設(shè)備、技術(shù)的投入，而不注重其效益的產(chǎn)出。高校檔案不僅是一種歷史資料的記錄，更是一種信息資源。目前的高校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，極少主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，充分利用這些珍貴的信息數(shù)據(jù)。在操作上，多數(shù)采用傳統(tǒng)低效的手工方式，很少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理。工作上還處于消極、被動(dòng)的狀態(tài)，阻礙了檔案作用和利用價(jià)值的充分發(fā)揮。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策

加強(qiáng)高校檔案管理工作，對(duì)將來(lái)更好地開(kāi)展教學(xué)管理工作具有重要意義。針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的諸多問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)高校檔案管理工作。

1.提高檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化重視程度

增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，是搞好檔案工作的重要保證。首先高校領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案工作，并將這種意識(shí)輻射到廣大教職員工當(dāng)中。領(lǐng)導(dǎo)層要將檔案管理工作列入議事日程，采取切實(shí)措施，確保資金投入充足、設(shè)備配置到位、人員配置齊全。其次要經(jīng)常性地開(kāi)展宣傳工作，例如通過(guò)舉辦《檔案法》的相關(guān)講座、展覽、開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽等形式，來(lái)提高教職工的檔案意識(shí)，樹(shù)立合理利用檔案的觀念。

2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

現(xiàn)階段，已經(jīng)有很多高校配置了先進(jìn)的檔案設(shè)備，購(gòu)置了檔案管理軟件。但仍有很多高校的檔案設(shè)施相對(duì)落后，這些高校需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，引進(jìn)現(xiàn)代化高科技手段，來(lái)提高檔案管理工作的效率。對(duì)于已經(jīng)具有較高信息化檔案管理水平的高校，則需要提高數(shù)據(jù)處理方式、管理對(duì)象和功能實(shí)現(xiàn)程度等方面的管理水平，實(shí)現(xiàn)已有設(shè)備、軟件的高效率使用。

3.建立健全高校檔案管理制度

高校需要建立完善的檔案管理工作制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。具體包括建立檔案管理員工作職責(zé)、檔案保密制度、檔案室管理規(guī)定、檔案庫(kù)房管理制度、衛(wèi)生制度、檔案利用制度、檔案管理員目標(biāo)考核辦法等。其次，各科室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、保密有條例、庫(kù)房管理有措施、開(kāi)發(fā)利用有目標(biāo)，在細(xì)節(jié)上保證檔案管理的順利開(kāi)展。第三，要定期檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，賞罰分明，充分調(diào)動(dòng)檔案管理員的積極性，保證高校檔案管理工作高效有序地開(kāi)展。

4.重視檔案信息資源的主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用

高校檔案作為一種信息資源，可以為將來(lái)的教學(xué)工作提供重要的數(shù)據(jù)支持。高校檔案的信息資源開(kāi)發(fā)與利用，需要堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。其次，強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開(kāi)發(fā)其教育功能，使檔案由過(guò)去的以記錄為主轉(zhuǎn)化為以開(kāi)發(fā)利用為主。第三，從不同角度編制多種檢索工具，匯編各種能反映高校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。最后，根據(jù)高校檔案室所藏檔案內(nèi)容和利用者的不同需要，有目的、有步驟地開(kāi)展編撰研究工作，將其作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，常抓不懈，這樣才能使利用工作逐漸走人正軌。

四、小結(jié)

綜上所述，高校檔案管理對(duì)將來(lái)更好地開(kāi)展教學(xué)管理工作具有重要意義。針對(duì)當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題，各高校需要提高檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化重視程度；逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化；建立健全高校檔案管理制度；提高檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)；重視檔案信息資源的主動(dòng)開(kāi)發(fā)利用。不斷提高高校檔案管理工作水平，使得高校檔案管理工作能更好地為社會(huì)服務(wù)，為高校發(fā)展服務(wù)。

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