廣播電視檔案的電子信息化管理研究

寧夏西吉文化旅游廣播電視局電視臺(tái) 王 穎

現(xiàn)階段，部分廣播電視單位的檔案管理普遍存在管理設(shè)施落后、軟件兼容性較差、數(shù)字化程度較低等問題，嚴(yán)重阻礙了廣播電視事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。廣播電視作為宣傳黨和國(guó)家重要方針政策的媒體，必須認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，充分運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷優(yōu)化檔案管理模式，加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。廣播電視單位要充分利用檔案電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理工作效率，確保檔案的完整性和安全性，為檔案使用者提供快速、便捷的服務(wù)。

一、廣播電視檔案實(shí)施電子信息化管理的優(yōu)勢(shì)

廣播電視檔案的電子信息化管理是指以電子信息技術(shù)為支撐，以廣播電視檔案資源為對(duì)象，開展的檔案收集、整理、保管、查詢、借用等現(xiàn)代化檔案管理過程。電子信息化管理是廣播電視檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，其優(yōu)勢(shì)具體體現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

(一)提高檔案管理工作效率

為了滿足受眾對(duì)新聞信息的多樣化需求，廣播電視單位每天會(huì)產(chǎn)生種類繁多、數(shù)量龐大的信息資料，如文字、影像、文書、圖片等，這些都是歸檔處理的對(duì)象，使得檔案管理人員的工作量不斷加大。一些基層廣播電視單位的資料檔案管理仍然以檔案管理員手工操作為主對(duì)檔案進(jìn)行收集、整編和管理，影響檔案管理效率的提升。但是，實(shí)施檔案電子信息化管理后，檔案管理員可以通過在信息化管理平臺(tái)上進(jìn)行簡(jiǎn)單操作，就可以完成以往繁雜的檔案管理工作，減輕檔案管理人員的工作量，提高檔案管理效率。

(二)確保檔案存儲(chǔ)的完整性

廣播電視檔案資料極為豐富，涉及各個(gè)部門，致使檔案資料收集和保存的環(huán)節(jié)過多。如，專題部、新聞部拍攝的影像資料要移交到總編室，由總編室整理后移交到檔案管理室。在這一過程中，若采編人員的檔案意識(shí)薄弱，沒有按照檔案管理規(guī)定及時(shí)移交或進(jìn)行資料備注，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案歸檔的完整性。而實(shí)施檔案電子信息化管理后，僅需要通過復(fù)印、掃描各類資料，就可以將數(shù)據(jù)一次性錄入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)中并進(jìn)行備份，從而保證了檔案存儲(chǔ)的完整性，以便日后檔案查找和利用。

(三)便于檔案查找借閱

在以手工操作為主的檔案管理模式中，檔案查閱和借閱是十分復(fù)雜的工作。檔案管理員要在數(shù)目眾多的目錄中查找到所需檔案編號(hào)，而后再到檔案資料庫(kù)房中去查找相應(yīng)檔案。在實(shí)施檔案電子信息化管理之后，檔案管理人員只需在信息化管理系統(tǒng)中檢索出所需要的信息資料，并根據(jù)用戶開放權(quán)限的設(shè)置，便能夠讓擁有權(quán)限的用戶在管理平臺(tái)上查閱檔案，即節(jié)省了檔案調(diào)閱時(shí)間，又保護(hù)了檔案的安全性和完整性。

(四)利于提高檔案再利用價(jià)值

查閱利用是檔案最為重要的功能，由于廣播電視檔案具備其特殊性，使得檔案利用頻率和利用價(jià)值較高。如，設(shè)備檔案、新聞?dòng)跋?、新聞宣傳資料等檔案需要反復(fù)查閱，不可避免地會(huì)給原件帶來?yè)p害，甚至?xí)l(fā)生遺失現(xiàn)象，增加了檔案保管的難度，不利于檔案的高效利用。而實(shí)施檔案信息化管理后，檔案原件會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式保存在信息資料庫(kù)，從而有利于檔案反復(fù)利用。

二、廣播電視檔案的電子信息化管理措施

(一)提高檔案管理人員素質(zhì)

首先，增強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代下，廣播電視檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)也是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的深刻變革。在這一過程中，滲透著檔案管理思想和管理理念的創(chuàng)新，使得檔案管理人員必須主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，以適應(yīng)檔案管理的科學(xué)發(fā)展；其次，優(yōu)化檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其所具備的的知識(shí)、能力足以滿足檔案電子信息化管理對(duì)專業(yè)人才的需求。檔案管理人員不僅要重視專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，還要加強(qiáng)廣播電視及社會(huì)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，做到對(duì)廣播電視檔案的科學(xué)分類和管理，以便檔案得以有效利用；再次，建立完善的培訓(xùn)、考評(píng)、上崗機(jī)制，通過定期培訓(xùn)提高檔案管理人員業(yè)務(wù)技能，使其掌握檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和信息化管理方法，并能夠?yàn)闃I(yè)務(wù)部門提供檔案咨詢服務(wù)。

(二)健全檔案電子信息化管理運(yùn)維機(jī)制

健全檔案電子信息化管理體系和運(yùn)行維護(hù)機(jī)制是完善廣播電視檔案信息化管理的重要保障。廣播電視單位開展檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作，信息化建設(shè)不僅要求檔案部門轉(zhuǎn)變以往的管理模式，而且還需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門加以配合，共同協(xié)作。為此，必須健全檔案電子信息化管理運(yùn)維機(jī)制，使檔案管理各項(xiàng)工作都有章可循，具體制度應(yīng)包括檔案收集整理制度、立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度、檔案保密制度等，通過完善的制度體系，推動(dòng)檔案管理工作向規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展，為加快電子信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，確保信息化管理有序開展。

(三)建立電子檔案管理服務(wù)體系

檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性、技術(shù)性較強(qiáng)的信息資源管理工作，從檔案形成到歸檔需要經(jīng)過許多工作環(huán)節(jié)。為了保證資料信息移交齊全、完整，廣播電視單位應(yīng)當(dāng)建立自上而下的檔案管理服務(wù)體系，層層落實(shí)管理服務(wù)責(zé)任。首先，由檔案管理部門和各有關(guān)業(yè)務(wù)部門挑選出兼職檔案員，主要負(fù)責(zé)收集、整理本業(yè)務(wù)部門當(dāng)年需要?dú)w檔的各類檔案資料，包括文字資料、文件材料、錄像、錄音、圖片、憑證等。在整理好檔案材料后，及時(shí)移交到檔案管理部門進(jìn)行歸檔；其次，建立相互制約的檔案管理體系，使檔案收集部門、管理部門和使用部門之間形成相互監(jiān)督、相互牽制的關(guān)系，從而確保各類檔案能夠及時(shí)、完整歸檔，提高檔案收集質(zhì)量和利用效率。

(四)強(qiáng)化電子檔案信息的安全管理

廣播電視檔案是十分重要的資料信息，是廣播電視事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。所以，在檔案電子信息化管理的背景下，必須加強(qiáng)電子檔案的安全管理。首先，保證用于檔案管理的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的可靠性，分派專人負(fù)責(zé)管理和操作。對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期殺毒，防止病毒入侵，杜絕任何人擅自篡改檔案資料信息。其次，運(yùn)用上網(wǎng)信息加密存儲(chǔ)，保障電子檔案信息的安全性。廣播電視單位可根據(jù)具體工作情況，制定合理的加密標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的重要性，將檔案依次分為公開信息、內(nèi)部信息、秘密信息、高度機(jī)密信息四個(gè)等級(jí)，并對(duì)信息進(jìn)行加密處理；再次，根據(jù)使用者身份和職位的不同，設(shè)置相應(yīng)的電子檔案查閱使用權(quán)限，使廣播電視工作人員在使用檔案信息之前，必須登陸信息化管理平臺(tái)進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，以確保檔案的安全性。

(五)紙質(zhì)管理與電子信息化管理相結(jié)合

由于電子檔案是以計(jì)算機(jī)軟件環(huán)境和硬件設(shè)施為載體進(jìn)行保存，一旦計(jì)算機(jī)軟硬件出現(xiàn)故障，就會(huì)嚴(yán)重威脅檔案的安全性和完整性。加之，計(jì)算機(jī)操作還面臨著病毒入侵、操作失誤的風(fēng)險(xiǎn)，這都可能給電子檔案資料帶來破壞。相比較電子檔案而言，紙質(zhì)檔案的真實(shí)性較強(qiáng)，并且可以長(zhǎng)期保存，通過強(qiáng)化檔案室管理可以有效避免以上問題導(dǎo)致的危害。所以，在廣播電視檔案信息化管理中，應(yīng)當(dāng)采取紙質(zhì)管理與電子管理相結(jié)合的方式，充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理更加完善。檔案管理人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)磁介質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔，保證兩套檔案的內(nèi)容完全一致。一旦出現(xiàn)計(jì)算機(jī)運(yùn)行故障，使電子檔案遭受破壞，就可以利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行恢復(fù)，從而確保檔案的完整性。

三、結(jié)論

總而言之，實(shí)施檔案電子信息化管理是檔案管理的重要變革，不僅有利于確保檔案信息的完整，提高檔案的利用效率，更有利于提升檔案管理工作質(zhì)量和檔案服務(wù)水平。廣播電視單位要充分認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代下，推動(dòng)檔案電子信息化管理的重要性，要投入充足的資源確保檔案信息化建設(shè)循序漸進(jìn)開展，從轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念入手，增強(qiáng)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)和信息化管理的業(yè)務(wù)技能，為推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

[1]黃麗娟.廣播電視業(yè)提高檔案信息化管理水平探微[J].企業(yè)家天地(下旬刊),2012(10).

[2]孫軍寧.關(guān)于廣播電視檔案信息化管理工作的幾點(diǎn)體會(huì)[A].山東省檔案學(xué)會(huì)2008年學(xué)術(shù)年會(huì)[C].2008.

[3]劉海平.關(guān)于廣播電視檔案信息化管理的研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(3).

[4]陳旭紅.加強(qiáng)廣電檔案信息化管理若干思考[J].信息化建設(shè),2012(6).

[5]許美玉.淺談我國(guó)檔案信息化建設(shè)的概況及發(fā)展趨勢(shì)[J].蘭臺(tái)世界,2011(z1).

[6]劉曉紅.數(shù)字時(shí)代下電臺(tái)科技檔案管理工作探析[J].廣播電視信息,2012(4).