企業(yè)信息管理一體化的思考

王敏(中國石化揚子石油化工有限公司檔案館，江蘇南京，210048)

目前，不少大型企業(yè)在企業(yè)信息管理一體化方面進行了有益的探索和實踐，然而更多的企業(yè)在企業(yè)信息工作方面條塊分割，因循守舊，沒有有效地整合企業(yè)內部的信息資源，難以適應企業(yè)生產經營、改革發(fā)展、科研開發(fā)的要求。筆者以為，要改變這一狀況，需要企業(yè)從機構設置、人員配備、業(yè)務整合等方面有所突破，縮短企業(yè)信息業(yè)務管理流程，充分利用計算機網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)企業(yè)信息的數(shù)字化管理，以便更為便捷地為企業(yè)的戰(zhàn)略決策、生產經營、改革發(fā)展提供檔案、圖書文獻、情報資料、統(tǒng)計分析等信息。

一、實行信息管理一體化是企業(yè)發(fā)展的內在要求

(一)企業(yè)決策及生產管理的信息需求

在企業(yè)的生產經營、改革和發(fā)展過程中，存在著大量的經營決策問題，如企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、技術改造、產品結構、新產品開發(fā)等，而決策離不開信息，因此，及時準確地掌握信息，才能使企業(yè)在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

企業(yè)信息管理服務的對象從總體上講是企業(yè)本身的發(fā)展，從個體上講主要是企業(yè)的領導層、專業(yè)管理人員，由于服務的對象不同，信息需求也各有差異。

1.企業(yè)領導層的信息需求

企業(yè)的領導人員是企業(yè)生產經營、改革發(fā)展的決策層、組織者，把握著企業(yè)生產經營、規(guī)劃著企業(yè)改革發(fā)展的方向，進行著各種重要或重大的經營決策。其決策過程中需要反映本企業(yè)生產經營情況以及本行業(yè)國內外現(xiàn)有水平和發(fā)展趨勢的經濟技術信息和發(fā)展戰(zhàn)略信息。企業(yè)領導層主要是利用帶有全局性的、方向性的經過加工處理后形成的綜合信息，其來源主要通過網(wǎng)絡、檔案文件、書刊文獻、情報資料、新聞報紙等。

2.企業(yè)專業(yè)技術人員、管理人員的信息需求

企業(yè)專業(yè)技術人員、管理人員是企業(yè)的執(zhí)行層，企業(yè)專業(yè)技術人員、管理人員是生產經營、建設發(fā)展、科研或新產品開發(fā)的執(zhí)行者，他們從事具體的專業(yè)管理和技術工作，其信息需求主要在管理知識、專業(yè)技術信息等方面。

企業(yè)專業(yè)技術人員、管理人員主要是通過網(wǎng)絡數(shù)據(jù)、檔案文件、圖書文獻、情報資料、專利文獻、期刊報紙等獲取和利用信息的。

由此可見，企業(yè)信息管理是企業(yè)在運營和發(fā)展過程中進行正確的戰(zhàn)略決策、取得經營管理主動權的前提，是進行市場預測和分析的基礎，是企業(yè)生產經營、改革發(fā)展、科研開發(fā)的向導。隨著企業(yè)信息管理向經濟、市場、管理、科技、社會等方面延伸和擴展，實行檔案、圖書文獻、情報資料等企業(yè)信息管理一體化，可以形成合力，有利于企業(yè)信息的開發(fā)利用，有利于企業(yè)信息管理邁向企業(yè)知識管理的更高臺階。

(二)企業(yè)經營體制和機制的改革，要求實行一體化

1.企業(yè)不斷進行經營體制和機制的改革，機構設置不斷優(yōu)化、扁平化，需要企業(yè)信息管理實行一體化。企業(yè)信息管理一體化可克服企業(yè)機構設置重疊，職能交叉、多頭管理、責權不明的弊端，能充分利用好企業(yè)的人力資源，提高組織績效，降低運營成本。

2.企業(yè)信息管理的特點表明:如果分散管理，各自為政，必將造成收集、保管、加工等重復建設，既浪費人力物力財力，又致使信息流通不暢，形成信息孤島。因此，我們應該從企業(yè)過去分立的“檔案館”、“圖書館”、“情報室”、“資料室”的狹隘概念中走出來，充分利用計算機網(wǎng)絡等科技發(fā)展的成果，建立企業(yè)信息管理的新模式。

3.檔案文件、圖書文獻、情報資料管理對企業(yè)來講，不能產生直接的經濟效益，一般不屬于企業(yè)的核心部門，居于“較小”、“較弱”、“從屬”的地位，但把它們整合起來后，實行管理一體化，就可積小而成大，合弱而變強，轉兼為專，協(xié)調發(fā)展、互為補充，獨立開展業(yè)務工作，成為企業(yè)的信息資源中心，為企業(yè)的生產經營、改革發(fā)展、科研開發(fā)等工作提供支撐。

二、探索建立企業(yè)信息管理一體化新模式

以揚子石油化工有限公司為例，為貫徹中石化總部提出的“理順檔案管理體制，強化檔案集約化管理”要求，加快建立與公司健康、快速發(fā)展相適應的檔案圖書管理新模式，擬調整原有管理模式，對檔案圖書管理系統(tǒng)實施重組、整合。

(一)重組、整合的重要意義

1.有利于實施檔案圖書業(yè)務的歸口管理，提升專業(yè)管理水平。

2.有利于檔案圖書系統(tǒng)人、財、物等各類資源的整合、優(yōu)化，解決部分二級單位檔案、圖書專業(yè)技術力量薄弱、硬件設施不足的結構性矛盾。

3.有利于檔案和圖書文獻資源的充分共享和開發(fā)利用，使檔案和圖書系統(tǒng)更好地為公司生產經營、改革發(fā)展提供專業(yè)支持，豐富職工文化生活。

(二)重組、整合的基本原則

1.統(tǒng)籌優(yōu)化原則。調整組織形式，實施一級管理，整合檔案圖書資源、基礎設施、人力資源，最大限度地挖掘資源潛力。

2.整體提升原則。通過優(yōu)化重組，全面提升專業(yè)管理，使檔案、圖書管理和服務水平上升到新的高度。

3.穩(wěn)步推進原則。充分認識檔案圖書系統(tǒng)專業(yè)化重組的特殊性，先行開展組織機構調整，分步實施辦公和檔案保管、查閱服務場所的整合、改造，逐步完善基礎設施和運行機制，確保業(yè)務平穩(wěn)過渡，確保檔案資料的安全、有序交接。

(三)重組、整合的主要目標

1.基本實現(xiàn)檔案和圖書、文獻資料的統(tǒng)一管理。成立檔案中心，歸口管理公司檔案圖書業(yè)務事項，解決公司檔案館和各二級單位檔案室檔案管理分割界面不夠清晰、少數(shù)檔案資料重復歸檔、各二級單位檔案資源不能充分共享利用，以及圖書文獻資源采編加工、服務職責分散、重疊等不足。

2.提升管理標準和專業(yè)管理水平。規(guī)范檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、開發(fā)利用，提高管理標準；改造和完善檔案設施、場館、裝具等硬件；推進圖書和文獻資源建設；整合人力資源、優(yōu)化人員結構，加強檔案管理專業(yè)力量，推行上崗資格準入機制，提升專業(yè)管理水平。

3.提升服務內容和服務質量。通過對現(xiàn)有檔案、圖書、文獻資料信息系統(tǒng)、平臺升級和整合，實現(xiàn)跨庫共享，推進檔案電子化和圖書電子資源建設，使系統(tǒng)服務功能更加完善；提供檔案上門服務、職工流動書屋圖書定期配送更換服務；制定檔案圖書服務規(guī)范，定期開展服務滿意度調查，切實提高服務水平。

企業(yè)實行檔案、圖書文獻、情報資料工作一體化，把企業(yè)檔案、圖書文獻、情報資料、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)管理等工作進行有效整合，既有明確的分工，又有密切的協(xié)作，既有內在聯(lián)系，又有不同側重，既杜絕重復建設，又縮短了工作流程，充分發(fā)揮了企業(yè)信息工作效能。因此，企業(yè)信息管理一體化工作將會在企業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。