淺談醫(yī)院人事檔案材料的收集與整理

謝麗霞

（泰州市人民醫(yī)院，江蘇 泰州 225300）

人事檔案管理是一項(xiàng)原則性很強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)十分繁瑣的工作。涉及到檔案材料的收集、鑒別、整理以及檔案的保管、利用和轉(zhuǎn)遞。其中檔案材料的收集與整理是整個(gè)檔案管理工作中最基礎(chǔ)的工作，也是檔案管理工作的核心。

1 人事檔案材料的收集

人事檔案材料的收集，是一項(xiàng)十分重要的工作。醫(yī)院知識(shí)分子較多，約占全院職工的90%，他們的工作經(jīng)歷比較復(fù)雜，相應(yīng)地檔案歸檔材料也就比較豐富，有些干部學(xué)歷材料就有10多份，另外有專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表、干部任免審批表、每年的年度考核登記表、工資變動(dòng)審批表、進(jìn)修培訓(xùn)材料等。在整理檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，有些轉(zhuǎn)入檔案中的材料不屬于歸檔范圍；有些材料出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象；更多的檔案出現(xiàn)材料不全，如：缺少學(xué)歷學(xué)位材料、職稱晉升材料、年度考核登記表、干部任免材料等。這就要求檔案管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心［1］，盡力收集齊全各類歸檔材料，主動(dòng)與調(diào)入人員原單位聯(lián)系，同時(shí)也要發(fā)揮調(diào)入人員的主動(dòng)性，讓他們主動(dòng)提供線索或證書原件，及時(shí)補(bǔ)充所缺檔案材料。

1.1 定期向檔案形成部門收集歸檔材料

向檔案形成部門收集歸檔材料，是檔案收集的渠道。由于在職人員的學(xué)習(xí)、工作以及社會(huì)活動(dòng)是在永恒的變化之中，所以收集工作不可能是一勞永逸的，尤其醫(yī)院是知識(shí)分子聚集的地方，每年都會(huì)產(chǎn)生各類考核、考察、學(xué)歷、培訓(xùn)、職務(wù)任免、專業(yè)技術(shù)資格評(píng)審、工資變動(dòng)審批表和社會(huì)兼職等需要?dú)w檔的材料，這就要求我們檔案管理部門在做好宣傳工作的同時(shí)，要做到口勤、腳勤，善于聯(lián)系，溝通信息渠道，每年定期與形成材料的相關(guān)部門主動(dòng)收集材料，使干部檔案內(nèi)容能夠及時(shí)地、源源不斷地得到補(bǔ)充。如：定期向人事部門收集職稱材料、干部任免材料；定期向黨委辦公室收集入黨材料；定期向科教處收集進(jìn)修材料等。另外個(gè)人社會(huì)兼職和獲獎(jiǎng)材料，可隨時(shí)交人事檔案管理部門歸檔。對(duì)由于歷史原因造成的確實(shí)收集不到的檔案材料，由形成材料的單位出具證明，并在人事檔案?jìng)淇急碇姓f明。

1.2 盡量補(bǔ)充完善歸檔材料

將缺少的檔案材料補(bǔ)充完整是一個(gè)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的過程，也是工作量和難度最大的一個(gè)環(huán)節(jié)。由于有些單位對(duì)人事檔案的重視程度不夠，檔案材料不能及時(shí)歸檔，多年后造成了檔案材料的丟失，給檔案的收集工作帶來了困難。特別是自改革開放以來，醫(yī)院人事制度發(fā)生了很大的變化。醫(yī)院職工的進(jìn)入，不再是由學(xué)校畢業(yè)，人事部門分配的模式，也不再是所有畢業(yè)生都是國家干部的范疇。泰州市人民醫(yī)院是三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，職工達(dá)2000人左右，醫(yī)院引進(jìn)的人才是多渠道的，人事的管理是多方位的，有人事代理人員、單位代理人員、長(zhǎng)期合同制人員等多種形式。這對(duì)檔案的收集帶來很多困難，特別是從外省引進(jìn)的高層次人才，常常調(diào)出單位不能及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)入，甚至拒絕提供檔案。但從醫(yī)院人事檔案管理角度，又不能缺少引進(jìn)人才檔案，這就需要檔案管理工作人員及時(shí)追要，盡量將檔案補(bǔ)全。

2 人事檔案的整理

人事檔案的整理是以個(gè)人為單位，將收集起來的每個(gè)職工的檔案材料，進(jìn)行技術(shù)加工、分類、排序、編目、裝訂成卷，使之內(nèi)容條理、順序固定［2］。按實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)來說，一般有以下幾個(gè)步驟。

2.1 檔案材料的鑒別

鑒別工作是檔案管理部門對(duì)收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料，按照一定的原則和有關(guān)文件規(guī)定，進(jìn)行審核、甄別材料的真?zhèn)?、判定材料的保存價(jià)值，確定材料是否歸檔的一項(xiàng)工作。鑒別工作是人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)［3］。首先要看材料的內(nèi)容是否真實(shí)、齊全。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)清理出來，并及時(shí)在材料上標(biāo)注。按規(guī)定要有組織印章的，如沒有蓋章，必須補(bǔ)蓋后再歸檔。對(duì)必須要本人簽字的材料，必須本人簽字后方可歸檔。對(duì)來源時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，對(duì)經(jīng)過鑒別確實(shí)沒有保存價(jià)值的又不宜退回本人的材料，應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。

2.2 技術(shù)加工

在整理檔案材料的過程中，常常會(huì)遇到一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，為了便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，需進(jìn)行一定的技術(shù)加工。首先要拆除檔案材料上的訂書釘、大頭針等金屬品。人事檔案材料應(yīng)使用16開的公文用紙，對(duì)超出規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損壞字跡的條件下，可進(jìn)行剪裁，不能剪裁的材料，須進(jìn)行折疊，折疊后的材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。另外有些檔案材料出現(xiàn)多個(gè)打孔的洞眼，應(yīng)在裝訂前將多余的洞眼用宣紙裱糊好，不允許有多孔現(xiàn)象出現(xiàn)。對(duì)過窄或未空出裝訂線的材料，在裝訂線一邊縫紉一條白紙邊，拓寬材料的裝訂位置，保證打眼、裝訂不壓字和不損傷材料的內(nèi)容。

2.3 分類排序

檔案材料的分類，是將反映一個(gè)人情況的材料集中起來，經(jīng)過鑒別，按照材料的內(nèi)容、性質(zhì)和材料之間相互的內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行組合排列。目前醫(yī)院人事檔案材料是根據(jù)上級(jí)組織部門統(tǒng)一的分類方法，將檔案材料分為十大類。即：⑴履歷材料；⑵自傳材料；⑶鑒定、考察、考核材料；⑷學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)評(píng)審材料；⑸政審材料；⑹加入黨團(tuán)的材料；⑺獎(jiǎng)勵(lì)材料；⑻干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料；⑼干部調(diào)資審批表、定級(jí)和解決待遇的審批表等材料；⑽其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。分類后，對(duì)各類材料進(jìn)行排列順序和編號(hào)。其中⑸、⑹、⑻這三類是按材料的主次進(jìn)行排序，其它大類都是按材料的形成時(shí)間來進(jìn)行排序，排序要做到準(zhǔn)確無誤。另外在每份材料的右上角編上類另號(hào)，超過2頁的材料要用鉛筆在材料的左、右下角標(biāo)注頁碼。

2.4 編目、信息錄入電腦

每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄，編輯目錄是整理人事檔案的一個(gè)主要環(huán)節(jié)，它是檔案內(nèi)容的綱目和進(jìn)行查閱的索引，目錄編寫得好，使人開卷一目了然，查閱方便，能提高利用者的工作效率。我們使用的是人事檔案管理軟件進(jìn)行編輯目錄，編輯目錄時(shí)要注意規(guī)范化，檔案材料名稱要確切、簡(jiǎn)要、準(zhǔn)確無誤。目錄打印后，須將每卷的人員基本情況、補(bǔ)充信息、個(gè)人簡(jiǎn)歷、職務(wù)變動(dòng)、職稱變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、家庭及社會(huì)關(guān)系、工資變動(dòng)等信息錄入到電腦軟件系統(tǒng)的相關(guān)欄目?jī)?nèi)，這樣，便于利用時(shí)能準(zhǔn)確、快速地查找。

2.5 裝訂驗(yàn)收

裝訂檔案材料是整理人事檔案的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。即將經(jīng)過鑒別、技術(shù)加工、分類排序、編寫目錄之后的檔案材料裝訂成卷。首先將全卷材料整理齊，然后在材料左側(cè)豎直打孔裝訂，打孔時(shí)要注意孔心離左邊距1.5毫米。檔案裝訂成卷后，還有重要的一點(diǎn)，就是必須將檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查驗(yàn)收，檢查分類是否準(zhǔn)確，每類材料的排序是否準(zhǔn)確有序，目錄與實(shí)際材料是否相符等等。檢查驗(yàn)收合格后方可入庫。

醫(yī)院人事檔案的收集與整理是一件非常復(fù)雜繁瑣的工作，要求檔案人員要有高度的責(zé)任心，認(rèn)認(rèn)真真、一絲不茍地把工作做好，使醫(yī)院的人事檔案達(dá)到內(nèi)容完備，材料精煉，規(guī)范統(tǒng)一，利用方便的要求，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化，打下良好的基礎(chǔ)，為醫(yī)院人事檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)創(chuàng)造條件。

［1］叢明.高效檔案管理人員的基本素質(zhì)要求與養(yǎng)成［J］.陶瓷研究與職業(yè)教育,2009,(4):42-43.

［2］劉莉莉.人事檔案整理心得淺談［J］.中小企業(yè)管理與科技,2011,(19):38.

［3］滕景華.談人事檔案的手機(jī)和鑒別工作［J］.科學(xué)與財(cái)富,2012,(5):373.