就業(yè)視角下高校學生檔案的內涵建設及其服務功能

晏玉珍

（廣州民航職業(yè)技術學院，廣東 廣州 510403）

高校學生檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的學生檔案，歷史全面地記載著學生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映學生綜合素質的最重要依據。目前，我國實行“市場導向、政府調控、學校推薦、自主擇業(yè)”的畢業(yè)生就業(yè)市場化機制，用人單位與個人雙向選擇，大多數用人單位在選拔、錄用、考核大學生時都會將檔案作為重要的參考依據。因此，探索就業(yè)視角下高校學生檔案的內涵建設及其服務功能具有重要的意義。

1 高校學生檔案的現狀

1.1 高校學生入學檔案原始材料不全

這一問題對于全國招生的院校表現得更為嚴重。當前高校普遍實行網上錄取，造成最原始、最基本、最重要的紙質檔案材料收集工作的困難，部分學生的紙質檔案材料無法完整地收集與積累。如：高中畢業(yè)生登記表、高校招生報考志愿表、中學生成績表、高考成績、政審表、入團申請、志愿表、中學期間獎懲、高校招生體檢表等一系列檔案材料殘缺不全。檔案的不全，既給學生檔案管理工作帶來了困難，也給教育部門培養(yǎng)考查學生綜合素質及學生本人成長帶來不利。

1.2 學生在校期間檔案材料收集不齊全

學生在校期間，除了完成教學大綱規(guī)定的專業(yè)學習之外，還要參加各種實踐活動，這些活動的組織和實施并不是由一個部門來完成，加上各部門之間存在的不協調，因而造成各種學生信息統(tǒng)計的不完整，致使多數高校學生檔案的信息不夠完備。而資料信息完備是后期工作的重要基礎，當前，很多高校學生檔案尚處于存檔階段，信息調用難，各種信息的完善程度尚不充分，若改變當前的狀況，應運用科學的手段，對學生日常生活、文體活動、學習成績、創(chuàng)新實踐活動、社會實踐活動等情況進行翔實的采集、避免因記錄材料的缺失，而對學生評估造成片面，使評估的結果失真、失實。

1.3 記錄性材料多，科學、客觀評價少

很多高校畢業(yè)生檔案中，無外乎高中檔案、在校成績單、畢業(yè)生登記表，在這種情況下，學生信息只是僅限于對學生共性的信息處理進行了簡單的記錄，不能比較完全地刻畫和描述學生在校期間的綜合表現；部分學校有相關描述，但存在表述模糊，信息記錄不規(guī)范等現象。而對學生進行科學的系統(tǒng)的客觀評價和綜合素質的評估材料就更少了。事實上，在整個大學生活中，課外實踐活動、各種文體活動、科技創(chuàng)新競賽活動貫穿整個大學生活，成為廣大學子大學生活中不可或缺的越來越重要的組成部分。實踐創(chuàng)新及科技文化競賽更有利于大學生綜合素質的培養(yǎng)和綜合能力的提高。因此這部分信息的缺失對正確評價一位學生產生較大的影響，會使評價結果嚴重失真、失實，不利于用人單位選拔人才。

1.4 不適應信息社會對檔案工作的要求

信息社會要求對信息獲取的有效性和準確性。完善的信息管理系統(tǒng)是不可缺少的手段。當前很多高校對學生進行的綜合素質測評只是在學習成績、民主評議等幾個方面進行簡單的評價，基于評價的指標不完善，造成評價結果與事實相去甚遠，對于高校培養(yǎng)復合型人才的借鑒意義不大?；A信息是正確評價的基礎，而基礎信息評價指標越多，需要處理的信息量就越大，從而使信息處理的過程和手段趨于困難。因此，我們應采取先進的、科學的方法和手段，運用信息技術解決這個問題。當前部分學生工作人員試圖運用管理信息系統(tǒng)對學生的檔案信息進行管理，并對學生的綜合素質進行客觀評價，這是一種有意義的探索和嘗試。

2 就業(yè)視角下高校學生檔案的內容體系的構建

2008年《高等學校檔案管理辦法》頒布實施，首次明確將高校學生檔案列入高等學校檔案的管理與利用范圍?！掇k法》第十五條規(guī)定：學生類檔案主要包括高等學校培養(yǎng)的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

高校學生檔案始于大學生入學前的高中檔案和高考檔案，由于各個高校對學生檔案的要求和理解不盡相同，因此，學生檔案內容也略有差異。目前許多高校學生檔案的信息量明顯不足，檔案內容基本上還是沿襲長期不變的老面孔，強調政治表現和主觀評價，輕綜合能力記載和客觀素質評價，對素質教育狀況反映太少，很難全面反映大學生在校學習情況，缺乏時代性和個性。隨著社會的進步與發(fā)展，用人單位對人才的要求越來越高。用人單位希望能從學生檔案中更多地了解學生的成長經歷、思想狀況、人際交往、政治表現、身心健康、誠信品質以及社會實踐、科技創(chuàng)新、組織管理、文體活動能力等方面的內容。而高校學生檔案不是缺乏這些內容，就是內容記錄不夠全面，即使有些內容有所涉及，也多是流于形式的公式化、口號化記載，千人一面，根本無法滿足用人單位甄別、選撥人才的個性要求。

因此，在就業(yè)服務的視角下，高校學生檔案的內涵建設應包括基本素質、發(fā)展素質和責任素質三大類。具體包括大學生的政治品德、學習成績、身體健康、心理健康、日常行為、創(chuàng)新活動、大學生涯與職業(yè)規(guī)劃、職業(yè)技能訓練、誠信教育和志愿活動十個方面的內容。

1）基本素質。政治品德：學生政治面貌及組織發(fā)展狀況、宗教及其他組織參加情況；學習成績：大學成績單、英語四、六級成績單、計算機等級考試成績單；身體健康：體檢表；心理健康；參加團體輔導記錄；日常行為：獎懲情況、參加校院組織的重要活動記錄、參加學術活動記錄。

2）發(fā)展素質。創(chuàng)新活動：發(fā)表論文情況、參加指導老師科研項目情況、科技文化創(chuàng)新活動獲獎等；大學生涯與職業(yè)規(guī)劃：生涯規(guī)劃、職業(yè)規(guī)劃；職業(yè)技能訓練：職業(yè)能力訓練成績、拓展培訓記錄。

3）責任素質。誠信教育：生源地貸款、國家助學貸款、校內資助類基金的借還記錄，以及參加誠信教育狀況；志愿活動：社會實踐、志愿者活動。

3 高校學生檔案的就業(yè)服務功能

高校學生檔案是高中學生畢業(yè)后隨考試錄取投遞入高校，對大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學生就業(yè)以及在今后的學習和工作中接受各級組織選拔、任用和考核的主要依據。學生畢業(yè)后，檔案轉到所在工作單位，成為人事檔案，對學生畢業(yè)后的工作、定職、晉職等方面都起到重要的憑證作用。人事檔案有三個基本功能：第一，檔案是個人經歷的記載；第二，檔案表明一個人的行政隸屬關系；第三，檔案是為個人提供相關人事服務的依據。但在越來越嚴峻的就業(yè)形勢下，用人單位對大學生的要求也越來越高，用人單位到高校招聘、面試及政審考察時經常要求查看學生的檔案。因此，高校學生檔案的基本功能還應增加第四項功能，即高校學生檔案的就業(yè)服務功能。

高校學生檔案的就業(yè)服務功能就是檔案在高校學生發(fā)展和就業(yè)過程中所體現出來的作用和價值。

3.1 “名片”功能

高校學生檔案不僅包括學生在校期間的學習經歷、成長經歷、政治表現、思想品德、身心健康、技能水平、獎懲情況、自我評價、學校鑒定，還包括學生的特長、誠信、就業(yè)反饋信息以及社會實踐、公益活動、文體活動能力等內容，這些都為用人單位選撥招聘人才提供了重要依據。用人單位查看學生檔案，能夠了解學生的基本信息，從而能夠對畢業(yè)生有個基本認識和初步了解。

3.2 “評價”功能

準確齊全、完整規(guī)范的大學生檔案能夠真實、全面地反映出大學生的綜合和整體形象，既能真實再現大學生在校學習期間德、智、體、美、勞等方面，又能發(fā)揮在畢業(yè)生步入社會后的定崗、定職、晉職、出國深造等方面的重要憑證作用。因此，高校學生檔案是用人單位評價畢業(yè)生的重要參考依據。

3.3 “發(fā)展”功能

高校學生檔案的建立過程是大學生成長與發(fā)展的縮影，這一過程能夠培養(yǎng)大學生“記錄自己發(fā)展過程的所有者”和“檔案制作者”的主體意識，有利于大學生形成自我反省、自我評價、自我完善的發(fā)展模式，進而促進大學生的自我實現。

3.4 “保障”功能

有效地管理和利用高校學生檔案有助于保障大學生就業(yè)的合法權益。伴隨著我國人事制度改革的逐步深入，人事管理也更加規(guī)范。畢業(yè)工作以后的落戶、保險辦理、轉正定級、職稱評審、學歷教育查詢等問題都需要使用人事檔案。因此，高校學生檔案對于保障畢業(yè)生就業(yè)后的個人合法權益具有重要意義。

4 健全檔案管理體制，強化檔案就業(yè)服務功能

4.1 高校學生檔案管理應當適應高等教育發(fā)展的需要

我國高等教育規(guī)模擴大以后，高等教育已經逐步的從精英教育走向了大眾教育，高等教育更加注重寬廣的知識，培養(yǎng)更為全面發(fā)展的人才。各高校的學生培養(yǎng)體系已經發(fā)生了多次的變化，注重大學生綜合素質培養(yǎng)的環(huán)節(jié)，如社會實踐、心理健康教育、科技和文化創(chuàng)新活動等課堂以外的學習和活動越來越多。但在2008年8月《高等學校檔案管理辦法》頒布前，許多高校在對學生的材料歸檔時基本上還是沿用了舊的模式，依然是“老四樣”，即學生的成績單、體檢表、畢業(yè)生登記表和黨團組織發(fā)展四樣材料。檔案內容體系未曾更新，檔案內容千篇一律，缺乏能全面反映學生綜合素質的新材料，也體現不出個體學生的具體差異。困此，這樣的學生檔案難以向用人單位全面地反映大學生在校期間的真實情況。

4.2 高校學生檔案管理應當滿足用人單位招聘的選擇要求

隨著“雙向選擇，自主擇業(yè)”的就業(yè)制度的逐步完善，高校學生檔案應在以用人單位的需要為導向的原則下，擴大歸檔范圍、充實檔案內容，將大學生涯與職業(yè)規(guī)劃、科技創(chuàng)新競賽證書、職業(yè)能力培訓考核、社會實踐、志愿活動等材料歸入學生檔案，全面、立體地反映出學生的發(fā)展情況。這其中要重點增加心理健康和誠信教育方面的材料，在如今競爭十分激烈的社會，誠信問題和心理健康問題一直是用人單位極為關注的兩個方面。

4.3 高校學生檔案管理應當有助于大學生就業(yè)能力培養(yǎng)

首先，高校學生檔案管理與大學生的主體意識的培養(yǎng)。目前大學生的檔案意識薄弱，許多學生根本不清楚自己的檔案里有什么東西，有哪些材料需要及時上交歸檔。學校應在新生入學教育之際，向學生普及學生檔案的相關知識，同時加大宣傳力度，讓學生認識到學生檔案的重要性，意識到自己的思想、學習、工作、社會活動等方方面面的記錄都有會被如實地保存在檔案中。以此作為其大學生涯的有益目標導向，從而全面提高大學生的綜合素質，提升就業(yè)的競爭能力；其次是高校學生檔案管理流程再造與大學生責任意識的培養(yǎng)。當前學生檔案管理模式存在管理效率低、信息涵蓋不全、重要材料不能及時歸檔，現代計算機及數據庫技術使得高校能夠充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)強大功能，對學生大學的學習和生活進行網上記錄，通過信息系統(tǒng)進行操作和管理，遵循檔案管理工作的原則和規(guī)范，進行科學的管理，建成網絡化的管理體系，有步驟地將學生信息分類歸檔，系統(tǒng)自動生成學生的檔案內容。這種“自下而上”的歸檔流程中，要求學生在網上記錄時認真、仔細，對自己負責，有助于大學生責任意識的培養(yǎng)；再次，高校學生檔案管理與大學生服務意識的培養(yǎng)。在大學生檔案材料歸檔的過程中,有些材料需要班委和班級同學的評價意見。這些評價意見往往要求評語要客觀、全面,不能千篇一律地用同樣幾句評語評價所有同學,要能反映出學生鮮明的個性品質，從而使學生檔案真正起到為就業(yè)和學生發(fā)展服務的功能，提高檔案的利用價值。這種同學間的評價，要求大學生本著對同學、對自己負責的態(tài)度，全面、如實地為同學填寫評語。這種評價要求，有助于逐步培養(yǎng)大學生真誠、自覺地為他人、為集體、為社會服務的意識。

由此可見，從學生檔案的內涵建設及其服務功能來看，高校學生檔案不僅是大學生基本信息的記載，而且應是融教育管理功能與就業(yè)服務功能于一體的載體。具體來說，就是通過真實記錄大學生在校的各方面情況，激勵大學生奮發(fā)學習，積累影響或者左右未來發(fā)展的素養(yǎng)，培養(yǎng)自身的核心競爭力；并為用人單位選撥人才提供全面、真實、可靠的信息，從而實現最佳的人職匹配。

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