關(guān)于水利工程檔案收集的探討

陳建華

（中水珠江規(guī)劃勘測設計有限公司，廣東 廣州 501610）

水利工程檔案不但記錄了工程項目從立項到批準，從設計到施工，從竣工到驗收等各方面文件材料，還記錄了技術(shù)人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實地反映了工程項目勘測設計實踐活動的歷史過程，其中的設計檔案除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。是技術(shù)人員運用基礎資料、先進技術(shù)、科研成果實踐經(jīng)驗進行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，表現(xiàn)為計算書、技術(shù)圖紙等。在許多行業(yè)和地方建設行政主管部門對水利工程勘測設計進行質(zhì)量大檢查時發(fā)現(xiàn)。有些應該歸檔的許多文件材料沒有歸檔。這種現(xiàn)象在工程勘測設計單位屢有發(fā)生，并且多是一些查考價值較大的基礎資料、計算文件以及設計修改文件等，沒有歸檔或沒有全部歸檔。

1 水利工程勘測設計檔案的完整性

水利工程勘測設計檔案的完整性關(guān)系很廣，不同專業(yè)的設計人員、勘察人員按照嚴格的、科學的設計程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設計工作，并相應形成具有嚴密的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系不可分割的設計文件材料整體，一項工程設計全部設計和勘測文件材料的總和，包括從項目立項批復、開工令、基礎資料、設計依據(jù)、中間設計成品和最終提交的技術(shù)成果以及下一步施工過程中的更改設計文件、監(jiān)理材料等，到最后竣工驗收材料，按項目將它們組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一本算計書、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性、完整性。按工程項目進行配套整理，可以如實地、系統(tǒng)地反映一項工程各個設計階段、各種設計專業(yè)技術(shù)活動的過程，按項目完整、系統(tǒng)地歸檔保存，有利于水利項目的生產(chǎn)建設、運營維護和以后的借鑒使用。

2 歸檔材料后缺失的原因

分析歸檔材料不完整的原因，發(fā)現(xiàn)是由于目前工程勘測設計市場競爭激烈，工程設計單位接到設計合同時,建設單位有時為了趕工期，有時為了趕立項，規(guī)定工程設計單位的設計時間非常短，設計單位申請測繪資料所需的時間往往比設計時間都長。設計單位只要競爭到某一建設項目的設計任務之后，經(jīng)營人員直接向建設單位索取設計基礎資料后，往往連合同還沒有簽訂就開始進場查勘，索取回來的文件材料往往不經(jīng)過文書收發(fā)途徑交付，直接交給專業(yè)設計人員。結(jié)果是設計任務已經(jīng)完成，設計基礎文件還沒有歸檔。在水利水電工程建設項目的施工圖設計階段，經(jīng)常涉及非標準設計：主壩、副壩、船閘、泄水閘、水輪發(fā)電機等土建結(jié)構(gòu)和構(gòu)件等重要的設計，設計人員都要反復進行計算，經(jīng)常是邊設計、邊施工、邊修改。隨著施工圖階段的完成,還會產(chǎn)生各專業(yè)的設計計算書和自查記錄、校審記錄等材料，這些材料必需及時整理歸檔，然而，項目完成后，由于沒有及時、準確、完整的歸檔，或設計人員又忙于趕下一個項目的設計任務，往往把上一個項目的設計材料、計算書、設計圖紙和施工現(xiàn)場發(fā)生的設計變更等等擱置起來，做成很多重要的材料丟失，使歸檔材料不完整。由于一些設計單位科技檔案管理制度不嚴謹，或者有制度而執(zhí)行到位，設計修改文件形成、發(fā)送和歸檔都比較隨意，導致檔案材料的缺失，一旦發(fā)生責任事故，追究起來對責任的認定就無法進行。

3 制訂管理制度

要改變這種狀況，首先，應強化科技管理制度，提高科技管理水平。對哪些文件材料必須歸檔要做出硬性規(guī)定，并明確有關(guān)人員的職責。要將歸檔制度同有關(guān)的管理制度銜接起來。以我單位為例，我單位制定了《科技檔案管理制度》，明確了工程設計的歸檔范圍，并制定了歸檔保證金制度，對不按規(guī)定要求歸檔的設計單位用經(jīng)濟手段給予懲罰，保證金制度對工程設計檔案的收集確實是一種比較有效的經(jīng)濟制約手段，但是它的作用并不是萬能的，而且隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，保證金制度逐漸產(chǎn)生了一些弊端。一是由于建設工程竣工檔案保證金的收取比例是有限的，對于檔案意識不強的設計部門來講，他們根本不在乎區(qū)區(qū)幾萬元保證金，因此，對于相當一部分建設工程來講，保證金制度就根本起不到制約作用；所以現(xiàn)在我們采取的方法是在下達總體計劃時，同時下達歸檔任務，把歸檔任務當作項目工作的一部分來完成，效果不錯，近年來歸檔的完整率不斷提高。

4 嚴把歸檔材料的接收關(guān)，加強檔案資料的補充收集

我們也建立起兼職檔案員制度，讓各專業(yè)設立一名兼職檔案員，負責檔案資料的收集和初步整理立卷，并根據(jù)設計工作的基本程序，對項目建議書階段、可行性研究階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現(xiàn)場施工設代工作，按專業(yè)分階段，將形成的設計文件整理歸檔，將檔案工作收集前移，這樣能更好、更快的掌握項目完成的情況，及時跟蹤應歸檔的材料動向，從而提高歸檔材料的完整率。同時還根據(jù)ISO質(zhì)量管理體系建立科技文件更改制度，對更改程序，更改原則，更改權(quán)限，更改方法等作出規(guī)定，更改后的文件應達到符實、完善、一致、清晰的要求。由建設工程的項目設計總工把關(guān)，負責對在設代工地現(xiàn)場形成的設計修改補充文件進行確認，敦促相關(guān)人員主動到檔案室送交設計修改文件。并對歸檔的材料數(shù)量、內(nèi)容進行審核并簽署，把責任落實到個人；檔案部門按歸檔制度接收技術(shù)人員歸檔材料后，在業(yè)務工作中要注意發(fā)現(xiàn)散失在外的文件材料線索，及時跟蹤收集。如接收某工程項目設計合同，即可了解該項目設計基礎資料是否全部歸檔。因為設計合同一般都規(guī)定了建設單位應向設計單位提交哪些基礎資料。

要對工程設計歸檔材料的內(nèi)容核查。一個建設項目的設計任務完成以后，應請該項目設總或設計質(zhì)量管理人員對歸檔設計檔案的完整、準確情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)殘缺，及時到有關(guān)單位或找有關(guān)人員進行補充收集，即使是復印件也比沒有強。檔案部門還可以為設計工作開展補充收集工作。如定期派出檔案人員到建設工地，指導設計設計代表或監(jiān)理代表積累、整理在現(xiàn)場形成的有歸檔價值文件材料，將有保存價值的文件材料及時收集歸檔。

5 展望

隨著檔案工作法制建設的逐步完善,會走上規(guī)范化、制度化的道路。作為檔案部門要有甘當配角、熱心搞好服務的思想。檔案人員要刻苦學習本單位各專業(yè)的基本知識,業(yè)務職能范圍,做到不但熟悉工程設計文件材料形成的全過程和內(nèi)容,而且還能看懂各專業(yè)的文件、圖樣;以便更好地做好基建工程設計檔案收集工作。建設工程是百年大計，其中大江大河的水利水電建設工程，是興利除害、造福人類的基礎建設工程，加強工程建設檔案管理工作，也是基礎工作之一，通過幾年來的實踐，我們發(fā)現(xiàn)把把歸檔工作列入年度考核，比單純用歸檔保證金制度約束更有效，更能讓技術(shù)人員的檔案意識加強；另外，我們還建議在項目報獎時和職稱評定的過程中，也把歸檔工作列入考核內(nèi)容，讓完成歸檔工作成為必備條件，從而讓建設工程設計檔案的收集更及時、更完整。工程設計單位為科技型企業(yè)，更應重視檔案的收集、建立與保存，我們檔案部門逐步探索出工程設計檔案的管理方法，通過不斷完善，以促進了檔案工作水平和提高，并結(jié)合計算機輔助管理，使檔案管理將更加規(guī)范化和標準化，必將推動工程設計單位檔案事業(yè)進一步發(fā)展。