淺析如何實現(xiàn)檔案工作的信息化

裴錦榮

（太原市塑料研究所，山西 太原 030000）

如何提高檔案管理的工作效率，加快檔案信息化進程，利用計算機技術實現(xiàn)檔案高效有序的管理，已經(jīng)成為檔案管理的重要議題。其中利用計算機技術進行信息檢索，通過計算機網(wǎng)絡管理，快速對已經(jīng)存檔的檔案進行查詢，這就要求盡快對要存檔的檔案建立一個比較完整、有序的數(shù)據(jù)庫。

在當下這種知識經(jīng)濟時代，檔案管理信息化為傳統(tǒng)檔案管理注入了新的活力。雖然檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的工作強度，也使工作效率大幅提高，但是檔案信息網(wǎng)絡化工作相當復雜，其開發(fā)過程有諸多問題，如技術、資金和工作量問題。所以我們必須清醒的認識到，傳統(tǒng)檔案還占著主導地位，要實現(xiàn)檔案信息化管理不會一蹴而就。

現(xiàn)在檔案工作形勢的變化，需要管理檔案的工作者轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，開拓思維，創(chuàng)新實踐，為實現(xiàn)檔案信息化更好的服務。檔案的建立、歸檔與管理日趨專業(yè)化。傳統(tǒng)檔案的長期保存難度較大，管理效率較低，存放空間需求較大，檔案信息化能很好的解決以上問題，使保存簡單化、管理高效化，存放節(jié)省化。綜上所述，實現(xiàn)檔案信息化管理就顯得尤為重要。要實現(xiàn)檔案信息化管理，需要從以下幾方面著手：

首先，要明確檔案管理的工作責任。建立完善的歸檔制度、保密制度、備份制度、查閱制度及監(jiān)督管理制度，一方面要有較強的操作性，另一方面要有一定的約束力，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。這樣才能使檔案信息化管理有序的進行下去。①歸檔制度，形成檔案后，需要及時的將檔案進行整理、分類和編號，然后將其歸入檔案系統(tǒng)；②保密制度，大部分檔案具有保密這一特性，只有相關人員才能查閱，一旦檔案發(fā)生外泄，就會給國家、單位及個人造成極大的損失；③備份制度，形成的檔案，根據(jù)其重要性的等級，及時備份，以防重要檔案的遺失。④查閱制度，檔案的保密性決定了查閱檔案需要執(zhí)行嚴格的查閱制度，這樣才能保證檔案的安全；⑤監(jiān)督管理制度，以上的各項制度，需要在一定的監(jiān)督管理下，才能有效的實行。

其次，要有足夠的技術力量支撐。對于檔案日常的維護、安全的保護和故障的處理都需要高技術的支持。這就需要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設備，然后有優(yōu)秀的設計人員設計開發(fā)出具有實用性管理檔案信息的軟件，最后要形成一體化管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)。檔案信息網(wǎng)絡平臺建立以后，也要投入一定的技術力量去進行日常的維護。隨著時代發(fā)展的需要，要求對軟件及時的更新和升級。

第三，要有充足的資金。檔案信息化建設的投入非常大，需要一套全面的網(wǎng)絡平臺和整套的設備來實現(xiàn)，這就要投入相當大一部分資金作為保障。光依靠自身的投入遠遠不夠，這需要通過與相關部門溝通協(xié)商，共同承擔。

第四，要有一定規(guī)模的檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)太少那整個系統(tǒng)就只能是擺設，使用價值也相應減弱。把各種依靠物質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息，全面建立檔案一體化系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)檔案由于不能做到資源共享，大量的檔案信息存于檔案室內(nèi)，想要尋找和查閱檔案比較困難。數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和內(nèi)容，決定著檔案信息化建設的實用性。數(shù)據(jù)庫的建立，要體現(xiàn)其便捷性，安全性和實用性。只有符合了這三點，才能稱其為一個完整有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫，也才能發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)庫的作用。

第五，要使檔案信息化建設標準化。檔案信息化建設要有一定的標準，才能使檔案信息化的在社會上全面推廣，如果沒有標準，檔案在不同的管理系統(tǒng)和操作平臺不能實現(xiàn)兼容和統(tǒng)一，那么費錢費力的檔案信息化就沒有實現(xiàn)的意義。這樣，會出現(xiàn)重復勞動的現(xiàn)象，造成人力和財力的雙重浪費。不僅如此，最主要會影響檔案信息化實際的開發(fā)效效果。

最后，要有現(xiàn)代化的檔案管理人才。信息化管理對檔案管理人員在業(yè)務方面，技術方面，管理和責任心方面都有更高更新的要求。業(yè)務方面，要有一定的業(yè)務知識，這是檔案管理人才最基本的要求，不難達到；技術方面，這是對檔案管理人才新的要求，其中包括計算機操作、數(shù)據(jù)庫建立、圖像信息處理等多方面的知識；管理和責任心方面，這是對檔案管理人才責任的要求，檔案信息存在一定的保密性，在管理方面出現(xiàn)一點的漏洞，就有可能造成檔案信息的泄露，大到國家小到單位及個人造成難以挽回的損失，所以管理制度要嚴密，管理人要責任心極強。抓好在職檔案管理人員的培訓和進修，使其整體知識結(jié)構水平達到信息化要求。

傳統(tǒng)檔案即使有完善的工作制度，在日常傳遞和存檔過程中也極易發(fā)生丟失現(xiàn)象，所以建立規(guī)范的檔案信息化體系，健全嚴格的檔案信息化管理制度，完善安全的檔案信息化措施，使檔案信息化能夠方便的利用在日常的檔案工作中?？傊涌鞕n案信息化網(wǎng)絡建設，在如今知識經(jīng)濟時代，可以有序進行信息資源的整合、加強信息資源的開發(fā)利用，促進信息資源政策法規(guī)及標準的制定，提高信息資源的利用，使檔案信息化實現(xiàn)從傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。

綜上所述，實現(xiàn)檔案工作的信息化是當前發(fā)展的一個必然趨勢，也是檔案工作由人工動手整理向人工計算機操作的方式轉(zhuǎn)變，深刻認識到加快實現(xiàn)檔案工作信息化重要性，才能更好的使檔案信息化得以發(fā)展。