檔案信息資源開發(fā)利用之我見

張冬梅

（黑龍江省慶安縣黨史研究室 黑龍江 慶安 152400）

當(dāng)今世界,知識(shí)和信息已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資源。從經(jīng)濟(jì)強(qiáng)國信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和全球信息化發(fā)展的總趨勢(shì)看,國家信息化建設(shè)包括三個(gè)不同層次的內(nèi)容:一是產(chǎn)業(yè)信息化;二是經(jīng)濟(jì)信息化;三是社會(huì)信息化。社會(huì)信息化的主要特征是反映在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域中,存在于經(jīng)濟(jì)、政治、文化、軍事、教育及一切與人類生活相關(guān)的事物與場(chǎng)所,均以信息與媒體的方式處理和存儲(chǔ)。因而,檔案館(室)也是一種公眾文化信息機(jī)構(gòu),而且是一種原生性的信息資源,具有其他信息無法比擬的重要性。

現(xiàn)代檔案工作是在繼承傳統(tǒng)檔案服務(wù)的內(nèi)容、組織、形式、方法、管理的基礎(chǔ)上不斷更新,依托現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)和科學(xué)技術(shù)手段,為檔案利用者提供電子文獻(xiàn)、資料信息、網(wǎng)絡(luò)檢索等多方位的服務(wù),把那些可能在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮重大經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息通過各種方式提供給利用者,逐步提高檔案服務(wù)工作的經(jīng)濟(jì)效益,最大限度地提高檔案信息的利用效果?？傊?檔案部門在為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的過程中,傳統(tǒng)的工作模式與方法已不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要,必將被現(xiàn)代化管理所代替,事實(shí)也證明積極開發(fā)利用檔案信息資源已成為現(xiàn)階段檔案工作的必由之路。

二、檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

1.豐富館藏,為檔案信息資源的開發(fā)利用提供物質(zhì)條件。開發(fā)利用檔案信息,必須有豐富的檔案信息資源,要改變貧乏、單一的館藏結(jié)構(gòu),檔案部門要密切注視經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的新領(lǐng)域,做到經(jīng)濟(jì)建設(shè)延伸到哪里,檔案工作就拓展到哪里,采取主動(dòng)、積極的措施,把應(yīng)由檔案部門接收保管的各種檔案全面收集、有效管理,增加檔案信息的儲(chǔ)存量,以提高檔案信息開發(fā)的質(zhì)量、層次,以豐富的檔案內(nèi)容最大限度地滿足經(jīng)濟(jì)建設(shè)利用檔案的需求,從而獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益。

2.編研工作是揭示館藏、提高檔案信息資源開發(fā)利用水平的有效途徑。檔案信息本身具有潛在的價(jià)值,這種價(jià)值要借助人們的利用活動(dòng)才能得以實(shí)現(xiàn)。編研工作是對(duì)檔案信息資源開發(fā)和深化,是給利用者提供更加系統(tǒng)、完善、精練的檔案資源工作。所以,檔案工作者要打破“守?cái)傋印钡呐f格局,打破常規(guī)思維,要了解市場(chǎng)需求,及時(shí)調(diào)整工作思路,樹立以利用為中心、以效益為重點(diǎn)的編研意識(shí),變被動(dòng)為主動(dòng),只要有了適銷對(duì)路的編研成果,檔案信息資源的開發(fā)利用才能落到實(shí)處。當(dāng)然,編研工作作為檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),也毫無例外地以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),要全面、系統(tǒng)地調(diào)查檔案信息資源情況和利用者的需求,根據(jù)一定的市場(chǎng)需求,將有價(jià)值的檔案信息資源進(jìn)行加工、整理,有針對(duì)性地進(jìn)行編研,并提供給需求者,以求產(chǎn)生最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

3.科學(xué)的檢索,是檔案信息資源開發(fā)利用的必要保證。檔案工作者要打破以往傳統(tǒng)思想,編制完整、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案信息檢索工具,查檔方式就會(huì)由原來的只閱覽枯燥無味的實(shí)物,轉(zhuǎn)化為通過聽聲音、看圖像來瀏覽數(shù)字化后的檔案信息。所以,檔案部門的計(jì)算機(jī)檢索是開展檔案利用能力的一個(gè)全新方法,也是時(shí)代為檔案工作提出的新課題,檢索的好壞直接影響著檔案信息資源的有效利用。

4.建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),是檔案信息資源開發(fā)利用的必然趨勢(shì)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立是對(duì)檔案信息高速傳輸、快速檢索創(chuàng)造條件。它是以橫向的區(qū)域性和縱向的專業(yè)性來輸入、存儲(chǔ)、輸出等環(huán)節(jié)綜合形成的。建網(wǎng)就是建立檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò),形成地區(qū)性和全國性的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),有條件的檔案部門還可以在正確劃定密級(jí)的情況下,有選擇地進(jìn)入公共信息網(wǎng)。這樣,一方面克服了檔案部門單一的容量小、信息面不廣、開發(fā)能力不強(qiáng)、信息交流渠道不暢的弊端,又能充分發(fā)揮信息網(wǎng)的輻射作用,以吸收更多的檔案信息利用者,使檔案信息資源得到更廣泛的利用。

5.電子信息,是檔案信息開發(fā)利用的拓展和延伸?，F(xiàn)代的各檔案館(室)利用網(wǎng)絡(luò)資源和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為檔案利用者提供各類信息的現(xiàn)代服務(wù)方式,特別是以CD-ROM型為代表的電子出版物的出現(xiàn),為檔案館(室)提供了比以往功能更齊全的信息載體,不僅使檔案增加了一種館藏類型,更重要的是創(chuàng)新了檔案館的傳統(tǒng)服務(wù)模式和功能結(jié)構(gòu),它突出的表現(xiàn)在快速的檢索功能,受到利用者越來越廣泛的使用。當(dāng)然,檔案的電子信息服務(wù)是建立在電子出版物和通訊網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)之上的,它既能為本地區(qū)的信息資源用戶提供查閱世界各地檔案館所收藏檔案資料與文獻(xiàn)信息的服務(wù),也能為全社會(huì)、甚至全國的利用者服務(wù)。

6.情報(bào)信息,是檔案信息資源開發(fā)利用的又一特色。情報(bào)信息是檔案館獨(dú)具特色的信息服務(wù)方式,它是指為特殊需要,如教學(xué)科研、決策參考等提供高水平、高層次的信息化服務(wù)方式,是檔案實(shí)現(xiàn)從“物的傳遞”向“知的傳遞”的轉(zhuǎn)化。它主要是將文獻(xiàn)和其他知識(shí)載體中有用的信息和知識(shí)開發(fā)出來,形成二、三次的信息產(chǎn)品,提供給檔案利用者。這是檔案工作學(xué)術(shù)性和情報(bào)職能的體現(xiàn),是檔案現(xiàn)代信息服務(wù)的重要方式。情報(bào)信息主要有以下幾種:一是根據(jù)利用者的需要,選擇重點(diǎn)的課題,進(jìn)行深入的調(diào)查研究,對(duì)研究的課題所需要的文獻(xiàn)資料定期檢索,然后定期將檢索結(jié)果提供給所需要的利用者;二是對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行代譯服務(wù),主動(dòng)翻譯,進(jìn)行譯文檢索翻譯指導(dǎo)等;三是對(duì)有些專題進(jìn)行分類剪輯,把剪輯好的有關(guān)信息資料提供給利用者等。

7.提高檔案工作者的素質(zhì),是檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵。檔案信息資源開發(fā)工作水平的高低與檔案工作人員的素質(zhì)有著直接的關(guān)系。檔案部門要想做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作,為利用者和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)到位,必須大力提高檔案人員的素質(zhì),以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需求,從而推動(dòng)檔案事業(yè)的全面發(fā)展,檔案工作者不但要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí),還必須具備一定的現(xiàn)代科技知識(shí)和廣泛的社會(huì)知識(shí),具有較強(qiáng)的信息捕捉能力,從復(fù)雜紛繁的檔案資料中提煉出有價(jià)值的信息并能及時(shí)地傳遞出去,讓它在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中更好地發(fā)揮作用,才能更好地推動(dòng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的進(jìn)一步發(fā)展。