試析信息化條件下如何改進檔案管理工作

夏彥忠

（甘南縣規(guī)劃處 黑龍江 齊齊哈爾 162100）

新世紀以來，信息化時代的到來和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，促使了人類社會的轉(zhuǎn)變和改革。當前，人類社會正在從工業(yè)社會向著信息化社會轉(zhuǎn)變和邁進，信息技術(shù)在當前社會生活中所發(fā)揮的作用越來越明顯和重大，可以說是推動社會經(jīng)濟發(fā)展的基礎(chǔ)資源。與此同時，在目前的信息化時代發(fā)展中，信息作為社會經(jīng)濟發(fā)展首要資源的同時對于企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展也性后曾一定的影響，同時其中也存在著一定的問題和缺陷，成為業(yè)內(nèi)人士關(guān)注和重視的首要環(huán)節(jié)。檔案作為社會發(fā)展的主要記錄載體，對其實現(xiàn)信息化管理可謂是社會發(fā)展的必然趨勢，也是未來經(jīng)濟體制得以完善和優(yōu)化的關(guān)鍵所在。

一、檔案管理概述

隨著信息化時代的發(fā)展和到來，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)和方式早已無法滿足數(shù)字化社會發(fā)展需要，基于此，檔案管理工作越來越受到人們的關(guān)注和重視，成為現(xiàn)代化檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)和問題。電子檔案作為當前檔案管理工作的主要方式，其發(fā)展給檔案管理工作而言是一種轉(zhuǎn)變，也是一種基于和挑戰(zhàn)。因此在目前的工作中，我們該如何做好相關(guān)檔案管理工作越來越受到人們的關(guān)注和重視，成為整個社會發(fā)展中最受關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。

1.檔案信息化概念

檔案信息化也就是我們目前常說的電子檔案，電子檔案是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的一種檔案體系，是基于傳統(tǒng)的檔案管理為基礎(chǔ)形成的一套新型的管理措施和方式，是通過將檔案內(nèi)容存儲的計算機磁盤、軟件和相關(guān)的移動設(shè)備之中的一種管理措施和方式，是一種利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子技術(shù)為主的圖像、文件、聲音等集合體，其在管理的過程中是以虛擬檔案為主的管理措施和管理模式，也是現(xiàn)代化檔案管理工作中最受人們關(guān)注和重視的環(huán)節(jié)，也是現(xiàn)代化檔案管理工作中最受人們關(guān)注和重視的方式。

2.檔案特點

在目前的電子檔案管理工作中，需要根據(jù)檔案應(yīng)有的特點來進行總結(jié)和歸納，從而實現(xiàn)一套系統(tǒng)化、綜合化的管理措施和管理模式，進而滿足檔案管理和應(yīng)用需要。經(jīng)過多年工作總結(jié)和歸納得出，目前的電子檔案管理工作中，其主要的特點有：首先、電子檔案在應(yīng)用的過程中是一種非人工直接識別和讀取的信息模式；其次其信息存儲有著高密集性和高密度性，檔案的體積小、保存管理方便；再次，檔案信息與各種載體之間是一種可分離的性能，也是多種媒體信息相互促進和綜合采用的一種形式。

二、檔案管理信息化改進要點

在目前的社會發(fā)展中，隨著檔案事業(yè)和社會信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各種新理念、新流程不斷的涌現(xiàn)了出來，成為整個社會發(fā)展的關(guān)鍵所在。檔案作為記錄社會生產(chǎn)中各事項的主要載體和記錄依據(jù)，也是日后相關(guān)工作人員信息索取的主要基礎(chǔ)，因此在目前的管理工作中對其優(yōu)化和完善十分關(guān)鍵，也是整個社會發(fā)展中最受人們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)和工作模式。

1.轉(zhuǎn)變檔案管理方式

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于檔案媒介和檔案基礎(chǔ)都是以紙質(zhì)、照片、錄音和圖像等作為主要載體的，因此在檔案管理工作中對于這些檔案管理而言至關(guān)重要，同時在管理的過程中更是從多個角度去入手分析和總結(jié)的過程。同時在檔案管理模式中，則是利用手工、人工親手親為的方式對檔案材料進行管理、整理、收集、鑒定和保管的一種綜合性管理措施和工作模式，其在管理工作中存在著工作量大、工作步驟繁瑣、工作流程繁雜的特點，因此在目前的檔案管理工作中成為人們改善和研究的要點。同時這種管理方式在應(yīng)用的過程中管理效率低、人員勞動量大、搜索能力低，因此在工作中采用信息技術(shù)為主的管理模式對其優(yōu)化和完善十分關(guān)鍵。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。

2.建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。

3.在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

三、結(jié)束語

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，為建設(shè)具有國際競爭力的技術(shù)服務(wù)公司服務(wù)。