談機關單位檔案的交接工作

佟小鵬

（牡丹江市政府采購中心 黑龍江 牡丹江 157000）

一、檔案交接不及時

一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領導或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得-部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

二、檔案交接手續(xù)不嚴密

按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作，而在-些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，忽視了檔案交接工作中的重要內容和檔案交接工作的基本要求。

三、檔案監(jiān)交工作不嚴格

(一)檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中

檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗前先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調動手續(xù)，對末辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調動工作通知，不得辦理工資轉移手續(xù)，不得離開原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。當?shù)貦n案行政管理部門要加強基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對那些明知檔案交接手續(xù)末辦理，仍然隨意簽發(fā)調令的人員，要查明原因，分清責任，依法進行處理。

(二)檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作

檔案交接分為移交和接收兩個方面，要認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。對于移交方來說在正式移交之前主要做好五項工作：（1）對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)；（2）對借出的檔案要及時催還，-時歸還不了的要說明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；（3）對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；（4）按檔案移交要求編制檔案移交收據(jù)及表格；（5）撰寫檔案移交說明。而對于接收方來說，在接收之前要做好三項工作：（1）了解移交單位職能活動內容和工作活動情況；（2）向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；（3）必要時要了解或檢查檔案移交準備工作情況。只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

(三)認真做好檔案監(jiān)交工作

檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，對由檔案機構負責人監(jiān)交，檔案機構負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等。移交文據(jù)一式3份，移交人、接收入各執(zhí)一份，單位存檔一份。文接工作結束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對交接工作負責。由于檔案有時數(shù)目很大，因此我們更應加強基層單位檔案交接工作。

(四)加強檔案管理人員的繼續(xù)教育培訓

為適應檔案管理發(fā)展的需要，要通過多種教育途徑，對檔案管理人員實施繼續(xù)教育，培養(yǎng)高素質的檔案技術人才，建立一支能與檔案管理現(xiàn)代化相適應的檔案隊伍：（1）要有針對性地在培訓內容中，加強開拓創(chuàng)新能力、愛崗敬業(yè)精神的培養(yǎng)；（2）在檔案培訓中，要不求規(guī)模求效益，讓參加培訓的檔案人員真正學有所得；（3）要有針對性的鼓勵檔案工作人員從多種渠道接受繼續(xù)教育；（4）采用現(xiàn)代化教育手段提高繼續(xù)教育的水平；（5）采用有效的教育方法提高檔案管理水平。

(五)加強機構變更單位、重點工程、重大活動檔案移交歸檔的監(jiān)控

1．新建、撤并單位的檔案工作

撤并單位要主動與檔案行政管理部門聯(lián)系，向其反映情況，提出檔案移交方案，并要求檔案人員在經費凍結和工資停發(fā)前完成任務，以保證檔案接收工作的進度；檔案館對撤并單位要及時進行、業(yè)務指導，并依法行使監(jiān)督職能，對在撤并機關檔案移交工作中應交不交或久拖不交造成嚴重后果的責任者，要依法追究其責任；撤并單位要明確檔案接收范圍，檔案整理一要規(guī)范，二要齊全。檔案移交工作要依照《機關檔案工作條例》第二十六條"撤并機關要將全部檔案移交給檔案館或業(yè)務主管部門或由合并后的機關代管"的規(guī)定，視其不同情況而定。

2．重點建設項目的檔案工作

重點工程項目檔案，作為工程建設的原始記錄，真實地記錄了重點工程建設的過程，是國家的珍貴歷史記錄，也是我國實現(xiàn)現(xiàn)代化建設的重要條件。因此，要求各有關單位要依法加強對重點工程項目檔案的收集工作，要各司其職，采取措施，在項目申請立項時，就開始進行項目文件材料的積累、整理和審查工作，各項目主管部門檔案機構要及時了解工程建設的進度，及時對項目檔案工作進行業(yè)務監(jiān)督、指導，以保證項目文件材料的齊全、完整。

總之，基層單位檔案交接工作是一項責任重大的任務，前中共中央總書記、國家主席胡錦濤指出：“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄，是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，它不僅對深化改革、發(fā)展經濟、推動科技進步、提高國民素質有促進作用，而且對維護祖國統(tǒng)-、加強民族團結、保持社會穩(wěn)定具有重要作用?！?/p>

[1]王桂琴.淺談加強基層單位檔案管理工作的建議[J].吉林工商學院學報。2011（05）.

[2]周祥路.淺談事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新及其改革[J].辦公室業(yè)務，2012（21）.

[3]李小霞.淺談怎樣進行檔案移交工作[J].山西檔案，2008（S1）.