關(guān)于企業(yè)檔案信息化的思考

申鳳英

（伊春北方水泥有限公司 黑龍江 伊春 153000）

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的原則

（一）開發(fā)利用為中心

在企業(yè)檔案信息資源中，除去財(cái)務(wù)檔案及人事檔案涉及查閱權(quán)限、安全及部分保密的內(nèi)容外，大部分是可以開放利用的，因此在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，其檔案信息管理軟件要圍繞開發(fā)利用來設(shè)計(jì)。

（二）抓住重點(diǎn)、階段推進(jìn)

企業(yè)檔案信息化建設(shè)要經(jīng)過起步、試運(yùn)行、全面應(yīng)用等發(fā)展階段?，F(xiàn)階段的工作重點(diǎn)應(yīng)放在檔案信息化所需硬件設(shè)施投入到位，檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化管理人才的培養(yǎng)以及相關(guān)信息化管理規(guī)章制度的建立方面。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)、加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案信息化關(guān)鍵是數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要認(rèn)真做好檔案的收集、整理一系列基礎(chǔ)工作的同時(shí)，建立健全和完善數(shù)據(jù)庫，這是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不夠

企業(yè)注重生產(chǎn)經(jīng)營、降本增效，對(duì)于支持和服務(wù)于企業(yè)綜合檔案管理信息化建設(shè)重視不夠，推進(jìn)力度不強(qiáng)，影響了企業(yè)檔案開發(fā)利用效果。

（二）缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持

在開展檔案信息化管理工作中，缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理軟件，信息化建設(shè)各自為政，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。

（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)不夠完善

為了更好在開發(fā)利用檔案管理要實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。目前檔案信息化建設(shè)正處于由紙質(zhì)檔案向信息化建設(shè)過渡階段，建設(shè)和開發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是做好事檔案信息化建設(shè)的核心和基礎(chǔ)。

（四）檔案管理人員缺乏現(xiàn)代檔案管理技能

目前在檔案信息化管理過程中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用僅限于目錄級(jí)檢索，部分檔案員未完全掌握電子檔案歸檔管理、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)等方面的專業(yè)知識(shí)和操作技能，缺少系統(tǒng)的檔案信息化管理技能培訓(xùn)。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的具體措施

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、增加投入

領(lǐng)導(dǎo)要站在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的高度，充分發(fā)揮檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，將檔案工作納入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營總體規(guī)劃，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的實(shí)際問題，增加投入，確保所需硬件設(shè)施配置到位，以保證檔案工作的有序開展和正常運(yùn)行。

（二）注重管理，打牢基礎(chǔ)

一要制定企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源更好地開發(fā)利用創(chuàng)造條件。二要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督，明確工作職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，使檔案收集管理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。三要是加強(qiáng)檔案管理軟件的應(yīng)用，采用企業(yè)檔案相對(duì)統(tǒng)一，符合規(guī)范的檔案管理軟件，推進(jìn)檔案信息化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)案卷級(jí)、文件級(jí)的電子檢索。四要加大電子文件的歸檔管理。綜合檔案室作為歸檔文件、資料信息接收和管理的職能部門，要嚴(yán)格執(zhí)行文件歸檔、檔案管理制度，要嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)文件和電子文檔同時(shí)歸檔的雙套制管理辦法，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室。五要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展，充分利用和發(fā)揮企業(yè)局域網(wǎng)作用，有計(jì)劃地上載檔案目錄或可公開的檔案信息全文，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)于企業(yè)的功能，創(chuàng)造更大的潛在效益。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)、提升素質(zhì)

企業(yè)檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為載體，這就要求檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要具備現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。因此，培養(yǎng)一支能夠勝任檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型人才隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。一要加強(qiáng)培訓(xùn)，制定切實(shí)可行的培訓(xùn)計(jì)劃，積極參加計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)等現(xiàn)代化管理知識(shí)的培訓(xùn)，采取多種形式提高檔案專業(yè)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，以適應(yīng)檔案管理工作信息化的需要。三要加強(qiáng)檔案工作者信息意識(shí)的培養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的檔案管理思維模式，要充分運(yùn)用信息資源管理和和技術(shù)手段，對(duì)檔案實(shí)行現(xiàn)代化的科學(xué)管理并有效開發(fā)利用。四要建立必要的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)超范圍的服務(wù)應(yīng)開展有償服務(wù)，充分發(fā)揮檔案管理人員愛崗敬業(yè)、積極進(jìn)取的工作熱情，提高工作效率和質(zhì)量，為企業(yè)的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮更大的作用。

[1]金波.關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考[J].上海大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2005(5).

[2]宗文萍,郭莉珠.論信息時(shí)代的檔案信息安全保障[J].檔案學(xué)通訊,2004(6).