網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源開發(fā)利用

李 群 崔立影

（吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 吉林 130118）

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息資源開發(fā)利用特點(diǎn)

（一）檔案信息資源的數(shù)字化將成為潮流

隨著電子政務(wù)與電子商務(wù)的推進(jìn)，電子文件的數(shù)量迅速增長，但是，我們不可否認(rèn)的一個(gè)事實(shí)是，目前在檔案館檔案信息資源結(jié)構(gòu)中，紙質(zhì)檔案資源仍然占著絕對統(tǒng)治地位。傳統(tǒng)環(huán)境下的檔案信息資源開發(fā)產(chǎn)品雖然具有一定規(guī)模，大量的歷史文獻(xiàn)和珍貴檔案信息通過檔案工作者的辛勤勞動(dòng)而得到面世，也在一定程度上產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、政治和文化等方面發(fā)揮了重大作用。但是，面對當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，人們的利用方式發(fā)生了改變，已習(xí)慣于計(jì)算機(jī)輔助閱覽甚至是網(wǎng)上在線閱覽，這對傳統(tǒng)的檔案館資源開發(fā)工作提出了挑戰(zhàn)，我們必須在保持優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新，開發(fā)出適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人們所需求的檔案信息資源產(chǎn)品，這些新產(chǎn)品的問世也正是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)特色之一，相對于傳統(tǒng)環(huán)境下的檔案信息資源開發(fā)產(chǎn)品，如：文獻(xiàn)匯編、文摘匯編、組織沿革、專題概要等書籍以及報(bào)刊雜志等出版物來說，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源開發(fā)產(chǎn)品中會(huì)根據(jù)社會(huì)需要繼續(xù)保留這些傳統(tǒng)精品，同時(shí)適應(yīng)社會(huì)需求開發(fā)出具有時(shí)代特色的產(chǎn)品，其中多媒體形式以及專題數(shù)據(jù)庫形式的檔案信息資源開發(fā)產(chǎn)品為典型代表。

（二）檔案信息資源開發(fā)利用手段

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源開發(fā)在開發(fā)手段方面采用了一些新的方法，這些新方法集中體現(xiàn)了當(dāng)前以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通信為標(biāo)志的信息技術(shù)特征，這正成為其特色所在，即充分利用新技術(shù)，使技術(shù)引導(dǎo)開發(fā)過程更加便捷安全有效。

（三）檔案信息資源的傳播途徑將發(fā)生根本改變

網(wǎng)絡(luò)將成為重要媒介，在線化將成為重要紐帶。與傳統(tǒng)環(huán)境中一樣，我們還是可以通過報(bào)刊、雜志、電視、廣播等傳統(tǒng)媒介去宣傳我們的開發(fā)產(chǎn)品，令人欣喜的是，處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案信息資源開發(fā)產(chǎn)品，除了可以繼續(xù)采用這些傳統(tǒng)傳播途徑外，我們又多了一個(gè)新型且非常快速便捷高效的傳播途徑，即通過因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)傳播途徑網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)際上，這是未來社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展的大勢所趨，網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的最終形成的直接結(jié)果是人們生活工作方式的重大改變，最大特征即是充分依賴計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，離開了這兩點(diǎn)，很難想象人們怎樣生活和工作。為此，傳播途徑網(wǎng)絡(luò)化這一開發(fā)理念具有超前意識，這是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)的又一重要理念，它在一定程度上決定了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案利用工作的興衰。為此，筆者認(rèn)為在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中因特網(wǎng)將成為檔案信息資源開發(fā)產(chǎn)品傳播的重要媒介，同時(shí)也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案信息資源開發(fā)的重要特色之一。

二、高校檔案信息資源管理的現(xiàn)狀分析

從現(xiàn)階段的發(fā)展看，檔案資源的社會(huì)共享尚處于起步階段，發(fā)展還很不平衡，既便是信息化程度較高的高校，檔案信息化建設(shè)雖然在本單位本系統(tǒng)有一定的組織性、計(jì)劃性和前瞻性，然而在整個(gè)信息化建設(shè)的大環(huán)境下明顯地表現(xiàn)出缺乏規(guī)劃，從表面數(shù)據(jù)上看，檔案信息數(shù)字化網(wǎng)站數(shù)量呈增長趨勢，然而整體質(zhì)量卻沒有質(zhì)的提高。只有整體高校發(fā)展平衡了，高校館藏檔案資源才能充足，才能有效發(fā)揮檔案自身優(yōu)勢，可見注重高校整體優(yōu)勢的發(fā)揮才能真正發(fā)揮其優(yōu)勢。而有些高校將紙質(zhì)檔案變成電子檔案還需要一段過程，僅僅是剛剛起步，有的僅有個(gè)單機(jī)版管理軟件，這種發(fā)展的不平衡，抑制館藏資源的豐富共享及優(yōu)化。從我國行政體制看，各高校的管理體制是縱向的，服從于上級主管部門，而目前各職能部門沒有指令性的要求，又沒有出臺硬性管理規(guī)定。因此，整個(gè)高校檔案部門要加大資金投入，配備必要的硬件設(shè)施，改變現(xiàn)有整體硬件狀況，由于各高校檔案管理各自為政，有些院校很少關(guān)注其他橫向校際間的需要和管理模式，只注重收集本校生成的反映學(xué)校政治經(jīng)濟(jì)教學(xué)科研和管理中形成的檔案，而對于上級來文出現(xiàn)重復(fù)采集的狀況。因此，加強(qiáng)與相關(guān)校際間的溝通交流和學(xué)習(xí)是非常重要的。從發(fā)展趨勢看，實(shí)現(xiàn)檔案工作與社會(huì)接軌與國際接軌和與未來接軌，更需要加強(qiáng)相關(guān)行業(yè)的溝通與交流，需要檔案人員更新理念提高素質(zhì)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)才能逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與共享，而檔案資源的共享不是一朝一夕就能完成的，它需要全體檔案人員的共同努力和協(xié)同作戰(zhàn)才能完成。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下整合高校檔案信息資源的措施

建立學(xué)校檔案信息中心。1.建立檔案信息管理系統(tǒng)。要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合，關(guān)鍵要開發(fā)具有共享功能的檔案信息管理軟件，對電子文件進(jìn)行采集、鑒定、著錄、檢索，為高校檔案管理自動(dòng)化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。2.建立高校檔案網(wǎng)站。建立高校檔案網(wǎng)站，將館藏檔案中已經(jīng)公開的內(nèi)容以及新開發(fā)的檔案信息、編研成果、專題檔案等上傳到網(wǎng)上，為用戶提供檔案管理系統(tǒng)的信息查詢服務(wù)。3.檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接。利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫銜接，接收直接在辦公自動(dòng)化過程中形成的較為規(guī)范的電子文件信息。

推進(jìn)高校檔案館藏?cái)?shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。1.對本館信息資源實(shí)現(xiàn)集成化組織與整合。高校檔案館加快檔案資源建設(shè)，必須把好檔案收集關(guān)，做到內(nèi)容全面、完整，對新產(chǎn)生的檔案、舊館藏檔案通過校園網(wǎng)存貯到檔案管理系統(tǒng)中。檔案館為各部門兼職檔案員授權(quán)，兼職檔案員根據(jù)權(quán)限范圍，嚴(yán)格按照《各類檔案工作規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定收集和整理各種檔案材料，收集時(shí)盡可能做到齊全、完整、系統(tǒng)，及時(shí)通過檔案管理軟件上傳到檔案管理系統(tǒng)。2.完成數(shù)據(jù)庫的建立及轉(zhuǎn)換工作。按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，利用館藏電子文件建立文件目錄、全文信息數(shù)據(jù)庫；根據(jù)學(xué)校各項(xiàng)工作的發(fā)展方向，建設(shè)特色數(shù)據(jù)庫。借助校園網(wǎng)和檔案管理系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

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