談醫(yī)院科研檔案管理、搜集和利用

黃軼姝

（牡丹江市婦女兒童醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

醫(yī)院是科研密集型單位，科技興院已經(jīng)成為當(dāng)今醫(yī)療衛(wèi)生單位生存發(fā)展的主要途徑。醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在科教活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤(pán)等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)歷史記錄集中起來(lái)保管的科學(xué)技術(shù)文件材料，它是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)療衛(wèi)生科技活動(dòng)的真實(shí)記錄。加強(qiáng)對(duì)這一信息資源管理對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要，同時(shí)也為國(guó)家積累門(mén)類(lèi)齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料。由于受醫(yī)院職能特殊性的限制和不同種類(lèi)檔案載體作用特點(diǎn)的影響，致使許多重要的珍貴的文件資料分散在各個(gè)部門(mén)、各個(gè)科室，甚至損壞散失，給醫(yī)院工作帶來(lái)諸多不利。隨著醫(yī)院的發(fā)展，各個(gè)部門(mén)對(duì)科技檔案信息資源的需求日益增大，醫(yī)院科技檔案管理應(yīng)向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。

一、科研檔案的特點(diǎn)

科研檔案是醫(yī)院科技檔案的一種，主要有以下4個(gè)特點(diǎn)：

（一）真實(shí)性

科研檔案是醫(yī)院科學(xué)研究過(guò)程中產(chǎn)生的，它真實(shí)地記錄了醫(yī)院的科研活動(dòng)、科研水平，反映了醫(yī)院科研活動(dòng)的歷時(shí)過(guò)程。

（二）實(shí)用性

科研檔案是經(jīng)過(guò)收集、分類(lèi)、鑒定等科學(xué)方法形成的具有內(nèi)在聯(lián)系的有價(jià)值的文件體系，是醫(yī)院廣大專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，它能為科研管理機(jī)構(gòu)和科技人員在科研管理、科技決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、著書(shū)立說(shuō)、職稱(chēng)晉升、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。

（三）保密性

科技知識(shí)和科研成果在一定時(shí)間和一定范圍內(nèi)擁有其知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有價(jià)性?？蒲袡n案本身的價(jià)值確定其保密等級(jí)，并正確處理好利用和保密的關(guān)系。

（四）專(zhuān)業(yè)性

各醫(yī)院有各自的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，有各自的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)。因此，檔案管理工作人員要具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)。

二、科研檔案的收集

（一）科研檔案的歸檔范圍

各醫(yī)院要從實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)不同學(xué)科、不同類(lèi)型科研工作的特點(diǎn)，確定科研文件材料的歸檔范圍，主要從以下幾方面收集。

1.科研準(zhǔn)備階段 科研課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書(shū)、合同等文件。

2.研究實(shí)驗(yàn)階段 各種載體的重要原始記錄，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料，專(zhuān)利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來(lái)往技術(shù)文件等。

3.總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段 工作總結(jié)，科研報(bào)告，論文，專(zhuān)著，參加入員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。

4.成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段 成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。

5.推廣應(yīng)用階段 推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶(hù)反饋意見(jiàn)等。

（二）科研文件材料的歸檔要求

1.由科研課題(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制。每項(xiàng)科研項(xiàng)目(包括中斷或取得結(jié)果的項(xiàng)目)完成或某部分結(jié)束后，對(duì)所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗(yàn)收后歸檔?？蒲腥藛T應(yīng)負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，并作為對(duì)其進(jìn)行考核的內(nèi)容之一。

2.科研文件材料應(yīng)在科研項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔，研究周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，歸檔的科研文件材料必須是原件(定稿)，根據(jù)需要可復(fù)制若干份。

3.歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書(shū)寫(xiě)工具。

（三）科研檔案收集過(guò)程中的注意事項(xiàng)

1.加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)醫(yī)院專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí)。個(gè)別專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員存在保守落后觀念，擔(dān)心把自己的科研材料交給檔案部門(mén)后今后利用不方便，或粗心丟失，造成科研檔案歸檔不及時(shí)、不完整。因此，檔案工作人員要采取多種形式，經(jīng)常宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí)，增強(qiáng)技術(shù)人員的檔案意識(shí)，積極配合做好材料的收集工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的統(tǒng)一管理。

2.科研工作和建檔工作要實(shí)行“四同步”管理。即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料同步。

3.檔案工作人員要嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第九條規(guī)定：

對(duì)已完成的每個(gè)科研項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收之前，必須通知本單位檔案部門(mén)對(duì)準(zhǔn)備歸檔的科研文件材料加以審查驗(yàn)收?？蒲形募牧蠚w檔不符合要求的成果項(xiàng)目，不得進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。對(duì)重點(diǎn)科研項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收，按照專(zhuān)業(yè)分級(jí)管理的原則，其檔案應(yīng)由相應(yīng)的檔案管理部門(mén)審查驗(yàn)收。未經(jīng)檔案部門(mén)驗(yàn)收的科研項(xiàng)目，各級(jí)科技管理部門(mén)不予承認(rèn)。各單位檔案管理部門(mén)，對(duì)已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)的科研成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求，有權(quán)建議有關(guān)部門(mén)推遲或撤銷(xiāo)對(duì)該項(xiàng)成果的獎(jiǎng)勵(lì)。因此，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，進(jìn)行認(rèn)真的審查驗(yàn)收，確保每份科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、科研檔案的管理和利用

（一）完善設(shè)施，健全制度

科研檔案應(yīng)有專(zhuān)用庫(kù)房保管。絕密級(jí)科研檔案必須嚴(yán)加保管。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)必須保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度，并有完善的安全防護(hù)措施。要不斷完善相關(guān)設(shè)備，如復(fù)印、掃描、錄音、錄像、照相等設(shè)備，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)院要建立健全保密、利用、借閱、統(tǒng)計(jì)、更改等各項(xiàng)管理制度。單位撤銷(xiāo)、合并和科研人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案和科研文件材料的交接手續(xù)。

（二）認(rèn)真整理，科學(xué)鑒定

醫(yī)院檔案部門(mén)要對(duì)接收的科研檔案進(jìn)行登記、編目、統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和必要的加工整理。絕密級(jí)的科研檔案應(yīng)單獨(dú)登記，專(zhuān)門(mén)保存。對(duì)收集整理后的檔案，應(yīng)根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其科學(xué)性、準(zhǔn)確性、完整性及保管期限、密級(jí)等組織認(rèn)真的鑒定。鑒定委員會(huì)由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)部門(mén)及有關(guān)科技人員、檔案人員組成。檔案人員對(duì)保管期限變動(dòng)、密級(jí)調(diào)整的檔案提出建議，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

（三）大力開(kāi)發(fā)，積權(quán)利用

檔案工作人員要大力開(kāi)發(fā)科研檔案信息資源，面向單位領(lǐng)導(dǎo)、科研人員，面向社會(huì)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技進(jìn)步和技術(shù)市場(chǎng)服務(wù)。要加強(qiáng)科研檔案的信息加工，編制必要的檢索工具，

編撰簡(jiǎn)介、文摘、匯編、手冊(cè)、史料等，以利利用。檔案的利用形式主要有借閱、咨詢(xún)、跟蹤服務(wù)、編印目錄及出版有關(guān)資料等。醫(yī)院科研檔案主要供醫(yī)院內(nèi)部利用，其他部門(mén)查詢(xún)需持單位介紹信，經(jīng)主管檔案的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。對(duì)絕密和貴重的科研檔案材料，除醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)特許并嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)外，一般不提供閱覽或外借。

[1]程劍芬.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理提升醫(yī)療科研服務(wù)水平[J].福建醫(yī)藥雜志，2012（5）.

[2]朱萍.對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院科研成果檔案歸檔工作的思考[J].云南檔案，2009（11）.