淺談電子檔案的特性及管理

劉 靜

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，黨政機(jī)關(guān)部門、企事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，檔案工作已逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，就必須了解電子檔案的特殊屬性，并根據(jù)其屬性制定相應(yīng)的管理措施。

一、電子檔案的概念與特征

“電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文檔”。1這一概念揭示了電子檔案的兩個(gè)基本特征：

第一，電子檔案是由計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，亦可稱為“數(shù)字文件”。

第二，電子檔案是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，符合內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三個(gè)要素的要求，要有特定的用途和效力。

電子檔案這些區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的特點(diǎn)，對(duì)維護(hù)電子文件信息安全提出了新的要求。

二、電子檔案的特殊屬性

（一）內(nèi)容與載體的可分離性

對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件。電子檔案的出現(xiàn)，則對(duì)傳統(tǒng)的檔案觀念提出了挑戰(zhàn)。內(nèi)容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質(zhì)檔案最重要的特性之一。

（二）電子檔案是數(shù)字化形式

其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一載體，可以從這臺(tái)計(jì)算機(jī)傳輸?shù)搅硪慌_(tái)計(jì)算機(jī)。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字信號(hào)的方式存在于不同的存儲(chǔ)空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。

（三）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性

正是由于電子檔案的生成是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開了計(jì)算機(jī)，電子檔案既看不見也摸不著。其對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。

（四）快捷性、共享性、高密度性

在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價(jià)值。

（五）不穩(wěn)定性及不安全性

由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨(dú)立性，它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性方面，都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子檔案的生成形式是由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并非完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。在檔案的真實(shí)性方面，電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)。此外，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

三、電子檔案的管理措施

（一）電子檔案信息安全相關(guān)的管理思想

科學(xué)的管理措施是建立在正確的管理思想的基礎(chǔ)上的。在制定和落實(shí)電子檔案信息安全管理策略的時(shí)候必須貫徹以下相關(guān)的管理思想：

1.風(fēng)險(xiǎn)管理思想

3.4 數(shù)字液滴PCR也存在一些不足，例如儀器設(shè)備昂貴，每份樣品的檢測成本較實(shí)時(shí)熒光PCR高；微滴讀取速度慢導(dǎo)致檢測時(shí)間是實(shí)時(shí)熒光PCR的2～3倍；熒光通道少（目前只有FAM、HEX、VIC通道）；樣品需稀釋到一定濃度方可檢測等[22]。但是，隨著未來數(shù)字液滴PCR儀器成本的下降、技術(shù)的成熟，該技術(shù)具有廣闊的應(yīng)用前景。

風(fēng)險(xiǎn)指的是由于某些不可預(yù)知的因素引發(fā)問題的可能性，風(fēng)險(xiǎn)管理就是識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并采取措施控制風(fēng)險(xiǎn)的過程。確立風(fēng)險(xiǎn)管理思想，實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理策略，可有效降低威脅電子文件信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。

2.前端控制思想

前端控制是現(xiàn)代檔案管理理念的重要內(nèi)容，以檔案生命周期理論為基礎(chǔ)，它把檔案從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程。前端控制是對(duì)整個(gè)電子檔案管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在檔案形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。在已經(jīng)建立了電子檔案管理系統(tǒng)的地區(qū)和機(jī)構(gòu)，電子檔案是在系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的，電子檔案管理過程的前端就延伸到了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，前端控制的形式也部分轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)之中，盡可能把檔案生命周期各個(gè)階段的管理要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中，以功能合理的檔案管理系統(tǒng)作為管好電子檔案的先決條件。

3.全程管理思想

電子檔案的全程管理是一種全面、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的過程管理，不僅涉及到電子檔案的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求的完整管理，還要求整個(gè)管理體系的無縫連接，通過對(duì)電子檔案生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項(xiàng)管理內(nèi)容實(shí)施具體的過程監(jiān)控，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)與糾正問題。

4.危機(jī)管理思想

危機(jī)管理思想是風(fēng)險(xiǎn)管理思想的補(bǔ)充，傳統(tǒng)檔案保護(hù)講究的“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的思想在現(xiàn)代電子文件安全管理中也是適用的。盡管我們盡最大努力保證電子文件信息的安全，但災(zāi)難還時(shí)有發(fā)生，因此，我們不得不對(duì)可能發(fā)生的災(zāi)難做必要的預(yù)防以及災(zāi)后的應(yīng)急和補(bǔ)救

（二）電子檔案信息安全相關(guān)的管理制度

1.電子檔案制作責(zé)任制度

制作人員應(yīng)該對(duì)其制作的文件負(fù)有全責(zé)，在合作制作的文件或大型設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，要注意劃清參與人員的責(zé)任范圍。

2.電子檔案及時(shí)積累制度

電子形成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動(dòng)。收集積累過程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，對(duì)收集積累起來的電子文件要有備份。

3.建立和健全科學(xué)的歸檔制度

歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整、真實(shí)可靠；在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準(zhǔn)確性等。

4.建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度

歸檔電子文件應(yīng)使用光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。對(duì)電子文件要定期進(jìn)行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時(shí)，及時(shí)采取維護(hù)措施，進(jìn)行修復(fù)或拷貝。

5.加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案的鑒定工作

電子檔案信息的特點(diǎn)決定了電子文件必須采用不同于傳統(tǒng)檔案的鑒定方法，運(yùn)用雙重鑒定法。在雙重鑒定中，內(nèi)容鑒定是核心，技術(shù)鑒定是保障。通過有效合理的鑒定，為維護(hù)電子檔案信息安全提供質(zhì)量保障。

6.建立電子檔案的提供利用管理制度

電子檔案提供利用的主要方式是電子文件拷貝和網(wǎng)絡(luò)查詢，網(wǎng)絡(luò)查詢和拷貝利用要進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和查詢登記，并采取技術(shù)手段防止提供的內(nèi)容被再復(fù)制。電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用，防止利用過程中的泄密和損傷信息。

7.建立電子檔案管理記錄制度

電子檔案形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式。為每一份電子檔案建立必要的記錄，記載文件的形成、管理和使用情況，用這些記錄來證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性，從而維護(hù)電子檔案信息的安全。