對(duì)文書檔案管理的若干思考

劉 靜

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150001）

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。筆者從事文書和檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工作談?wù)剬?duì)做好文書和檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）加快辦公效率，降低檔案管理成本

在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了辦公自動(dòng)化后，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時(shí)間，檔案管理部門也不必花費(fèi)大量人力、物力來進(jìn)行紙制文件的歸檔。同時(shí)電子文檔保存空間小，調(diào)用時(shí)方便快捷，只要通過檢索查詢就可以將相關(guān)文件查閱出來。

（二）提高文件信息交流，實(shí)現(xiàn)資源共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。而今實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化以后，就不再需要查閱檔案的人到檔案保管部門查了。法令性的文件，不需要設(shè)密碼，建立一個(gè)共享網(wǎng)站，任何人任何時(shí)候都可以點(diǎn)擊、查閱。有密級(jí)的文書檔案，在符合查閱條件范圍的人通過聯(lián)系后，以核對(duì)密碼的形式由檔案管理部門對(duì)其授權(quán)查閱，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率。

（三）依賴成熟載體，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存

電于文件保存的穩(wěn)定性與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問題

（一）電子文件保密性的安全限制

電子文件信息的易變性主要表現(xiàn)在信息容易被修改、丟失與毀壞，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，因此，傳統(tǒng)文件內(nèi)容信息的泄露、更改或丟失往往總能從載體上尋找“蛛絲馬跡”，而電子文件的信息安全與否卻遠(yuǎn)不能僅從載體上加以判別。電子文件不再具有特定的字跡，也無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案綜合管理人員對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。但在實(shí)際工作中，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有一些需要加強(qiáng)和改進(jìn)的地方；一是從目前人員現(xiàn)狀來看，許多機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文書、檔案管理人員，大多數(shù)還停留在收發(fā)、查找的階段，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)，沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能；二是檔案管理人員配備比例不夠。有的甚至沒有明確的檔案管理人員，或者兼職人員主要精力不在檔案管理上。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題提出幾點(diǎn)方法

（一）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

（二）提高檔案人員的綜合素質(zhì)

通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

（三）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略

新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。