淺談檔案的信息化建設(shè)

王梓霖

（穆棱市檔案局 黑龍江 穆棱 157500）

信息化建設(shè)是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展的工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。國家檔案局印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標準，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當前，個別部門和單位存在認識不高，組織不力，缺乏資金，特別是缺乏掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源，檔案信息建設(shè)存在很多問題。

一、檔案及其信息化

（一）檔案概述

“檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案學(xué)是一門社會科學(xué)。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案是機關(guān)工作者查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是宣傳教育的生動素材，對社會的發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。

（二）檔案信息化建設(shè)

檔案資源信息化是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，以各種通信技術(shù)、計算機技術(shù)以及相關(guān)信息技術(shù)為工作手段和技術(shù)支持，完成信息傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理、有序、有效的開發(fā)和利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。開展檔案信息化建設(shè)首先需要明確的是其內(nèi)在理念，即確保保存“社會記憶”功能的實現(xiàn)。因此，在檔案信息化建設(shè)中要加大對數(shù)字化檔案研究的力度，解決數(shù)字化檔案的長期保存與安全傳輸?shù)葐栴}。否則，“人類記憶”就會面臨丟失的危險。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護技術(shù)的現(xiàn)代化。同時，需要明確的是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化不等于信息化。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標準的制定等等。因此，不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面入手促進信息化建設(shè)。

二、檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。但是由于各個部門、各個地區(qū)的發(fā)展水平存在差異，所以在某些新成立檔案部門的單位、偏遠地區(qū)仍存在著信息化不夠的現(xiàn)象。

（二）檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。

（三）檔案現(xiàn)代化管理可以增加信息存儲量

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

三、對檔案信息化建設(shè)的思考

作為專業(yè)的檔案管理部門，我局管理全市各類檔案，所以在檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)在目前歸集整理的基礎(chǔ)之上提前做好信息化建設(shè)的準備工作。應(yīng)注重質(zhì)量、加強特色建設(shè)。檔案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看數(shù)字化檔案文獻有多少和上網(wǎng)檔案信息量，而更要關(guān)注經(jīng)信息化“包裝”的檔案信息是否找到了特定的用戶，是否實現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和充分實現(xiàn)。信息化不只在量，更在于質(zhì)。如果經(jīng)信息化“洗禮”的檔案文獻依然不能被社會利用，那么這種信息化意義不大。

檔案資源信息化開發(fā)大約可分為兩個方面，創(chuàng)建檔案資源數(shù)據(jù)庫和檔案資源信息化二次開發(fā)。檔案資源數(shù)據(jù)庫可分為檔案檢索數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫。檢索數(shù)據(jù)庫既包括全部館藏檔案的案卷級，文件級檢索體系，也包括各種專題檢索工具體系，是為實現(xiàn)信息共享而指向檔案實體的引導(dǎo)型電子信息。檔案全文數(shù)據(jù)庫包括運用各種手段得到的檔案原件的電子文本，及辦公自動化產(chǎn)生的電子檔案，是數(shù)字化的檔案實體信息。檔案資源數(shù)據(jù)庫應(yīng)當貯存館藏檔案的主要或所有內(nèi)容。創(chuàng)建檔案資源數(shù)據(jù)庫是檔案信息化的基礎(chǔ)，是檔案館信息建設(shè)的立足之本和核心內(nèi)容。創(chuàng)建檔案資源數(shù)據(jù)庫的技術(shù)難度較小，計算機軟件程序較易開發(fā)；但對館藏量較大的檔案館，設(shè)備和資金的投入較多，工作量較大，檔案信息化建設(shè)周期較長，因此創(chuàng)建檔案資源數(shù)據(jù)庫將是一個長期而艱巨的工作。檔案信息二次開發(fā)是指利用各種計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、通信技術(shù)等對檔案及相關(guān)信息進行再次開發(fā)。包括對檔案實體的“數(shù)字化編研”以及相關(guān)信息的專題開發(fā)，形式上可以是豐富多彩的。檔案信息二次開發(fā)是檔案資源信息再利用的升級，它所蘊含的信息量和信息價值將是無比巨大的，它是檔案資源信息化開發(fā)的高級內(nèi)容，它的難度比檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立更大，信息開發(fā)的好壞直接取決于檔案專業(yè)人才和計算機開發(fā)人員的能力。

在信息社會，面對眾多的信息“競爭對手”，檔案部門要想立于不敗之地，就須保持自己的本色，向社會提供真實可靠的信息，樹立一種提供真實信息的信譽，這是檔案部門在信息時代立足的“本錢”，也是吸引別人利用的魅力所在。但也要認識到，將所藏檔案不加分類、區(qū)別地數(shù)字化，單純追求網(wǎng)上檔案信息存量并不可取，因為，由于眾多因素使我們的檔案中存在部分的“死檔案”，并不具有真正的價值，對此不必進行“信息化”加工，相反要做適時適當?shù)奶幚怼?/p>

四、如何實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)要運用辯證思維，既不能盲目從新、脫離實際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中，應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，應(yīng)主要做好幾方面的工作：

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認識

加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時，應(yīng)聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有干部的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加大投入、增配軟、硬件設(shè)施，開發(fā)適合本部門、本行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件

要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，從而使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

（三）引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

從目前基層檔案工作人員學(xué)歷上看，檔案管理專業(yè)的人員非常少，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是適度調(diào)入檔案專業(yè)的大專院校畢業(yè)生，對有發(fā)展前途的年輕干部，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

總之，加快檔案信息化建設(shè)，要加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認識。認真研究，合理規(guī)劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)中的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平、工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量；要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。