對高校檔案管理人員能力培養(yǎng)的思考

池金華

（佳木斯技師學院 黑龍江 佳木斯 154002）

高校是培養(yǎng)社會人才的搖籃，在對高校管理中，檔案管理有著舉足輕重的地位，通過調(diào)取高校檔案是了解教師以及學生的基本信息的最直接、高效的方法。高校的檔案不僅是學校教學評估和教師職稱晉升的重要依據(jù)，還是學校規(guī)章制度和教育模式的制定依據(jù)。在高校的檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接決定了該校檔案管理工作的水平。隨著國民經(jīng)濟的飛速發(fā)展和市場經(jīng)濟改革的不斷深入，信息技術、計算機技術和微機技術應用逐步普及，在檔案管理中也被廣泛應用。檔案管理作為學校管理工作的重要組成部分，對于提高檔案管理工作人員素質(zhì)和技術水平就顯得尤為重要。這主要是由于在檔案管理工作中，管理工作人員技術水平和素質(zhì)的高度直接影響著檔案管理工作的工作效率、工作質(zhì)量和工作水平，同時也對檔案整體功能的發(fā)揮起著至關重要的作用。

一、高校檔案管理內(nèi)容

高校檔案管理是一個復雜的系統(tǒng)體系，而不是一向單獨的個體結構，它是我國檔案事業(yè)的重要部分之一。高校檔案作為衡量學校教學成果、教師工作狀況和學生學習成績的主要依據(jù)，也是高校教職工參與科研、教學和學生學習與實踐的主要基礎。在高校檔案管理工作中，通過對教學工作開展中所形成的對學校、社會具有一定保存價值和參考意義的活動進行真實的記錄，同時這項工作也是衡量學校教學評估、教師工作情況和學生報考的主要依據(jù)。伴隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案價值與作用愈來愈重要，其對學校教學方式創(chuàng)新和教學體制的改革有著重要的指導意義。就目前的檔案管理工作而言，主要的管理內(nèi)容有以下幾個方面：

（一）人事類檔案

通常情況下，高校人事檔案較為復雜，這主要是由于高校在校人員多且較為復雜，因此而言，在高校檔案管理中其主要的管理重點在于人事檔案管理。通常人事檔案管理都是通過一個人為單位進行的，通過認識檔案來記錄高效工作人員工作情況，是記錄工作人員道德品質(zhì)，工作能力和工作業(yè)績的主要手段和方法。

（二）文件史料檔案

每一個高校都存在著一個獨立健全的發(fā)展流程和歷史，而這個流程與歷史通常都是由相關文字和圖片組成的一種復合記錄模式，從而為教師教學工作開展和學生的自我榮譽感提供了基礎。一般而言，這種檔案管理主要可以分為學校科研工作、教師的教學業(yè)績、學校歷史和創(chuàng)建流程等。

（三）學生檔案

學生檔案是高校檔案管理工作中最為重要的部分，也是高校工作的核心。每所學校中學生的大部分學習以及參加社會實踐活動情況都在這里留下了最真實的記錄，同時也是學生自身情況的記載依據(jù)，學生檔案的管理效率直接影響著學生日后的工作和就業(yè)形式，因此而言要對其進行全面深入的總結與管理。

（四）實物檔案

事物檔案主要指的是自身發(fā)展中產(chǎn)生的大量有關學校實況的記錄物質(zhì)。如所獲得的獎章、獎杯和獎牌等物體和學校的實際物體等。在工作中通過對這些事物進行分析與總結，并將其合理的納入歸檔范圍。

二、高校檔案管理人員現(xiàn)狀

就目前的高校檔案管理工作中，工作人員的能力還存在著較多的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）部分檔案管理人員缺乏責任心與事業(yè)心

自改革開放以來，隨著市場經(jīng)濟和社會主義現(xiàn)代化制度的逐步完善，人們的思想觀念和工作觀念發(fā)生了巨大的變化。于此同時，檔案管理工作的管理理念也發(fā)生了巨大的變動，然而部分檔案管理工作人員的人生觀、價值觀、世界觀以及內(nèi)心素質(zhì)也產(chǎn)生了變化，這就造成在工作中缺乏應有的工作激情，更是在工作中不自覺的進行一些無關緊要的工作流程，不但影響了學校檔案工作的正常開展，更是給高校其他工作的正常進行帶來了巨大的阻礙作用。

（二）專業(yè)技術水平不高

隨著近年來國民經(jīng)濟的發(fā)展，高校檔案管理工作入去復雜，其管理人數(shù)也不斷增多，但是究其真正的專業(yè)學歷人員卻微乎其微，這就造成了多數(shù)檔案管理工作人員是一種半路出家的狀態(tài)，從而影響了高校檔案管理工作的正常開展，這些工作人員一般都是通過在工作中進行實踐，進而總結相應的工作技巧和方法。由于某些高校還存在著一些引進人才的同時解決家屬工作的政策，使得有些管理工作人員文化水平不高、基礎差，與此同時，學校不斷引進各種先進的科學技術和教學方法，這就給檔案管理工作帶來了新的難題和隱患，同時也造成工作人員的盲目性和無法滿足管理技術要求。這就造成嚴重的檔案管理影響，同時也制約著高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，更談不上在檔案管理工作中實現(xiàn)信息化管理模式。

（三）檔案人員流動頻繁，隊伍結構不穩(wěn)定

一是高校檔案人員專業(yè)人才偏少，一部分人是兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無暇也無心學習檔案管理方法和檔案專業(yè)知識，檔案意識薄弱，加上所做的檔案工作又沒有任何待遇，使他們對檔案工作缺乏責任感和奉獻精神，只要有機會就想把自己所兼的檔案工作移交給別人，使得檔案材料收集不齊全，分類不清晰，責任也難以明確。二是高校檔案人員待遇普遍都偏低，沒有教務處、學生處、招生就業(yè)處等部門的待遇高，而且發(fā)展前途也沒有這些部門大，使得部分檔案人員難以忠于職守，有機會就會想調(diào)到別的部門，造成了人員流動頻繁，新人不斷，影響了檔案人員隊伍整體素質(zhì)的提高。

（四）管理觀念陳舊，缺乏創(chuàng)新意識。

由于檔案工作得不到領導重視，很少有外出學習交流的機會，使得檔案管理方法無法更新，服務效率持續(xù)低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計算機知識與操作技能，大多數(shù)還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。部分檔案管理人員固步自封、因循守舊、不思進取，對工作產(chǎn)生了倦怠情緒，使得高校檔案工作舉步維艱。

三、高校檔案管理人員素質(zhì)的提升對策

（一）加強檔案管理人員的職業(yè)道德教育

檔案管理人員具有良好的職業(yè)道德是高校檔案工作穩(wěn)步發(fā)展的前提，也是當前高校檔案工作的首要任務。學?？梢酝ㄟ^開展講座或其他方式來提高檔案工作人員對本職工作的性質(zhì)、地位和作用的認識，培養(yǎng)他們的事業(yè)心和責任心，引導他們樹立為人民為社會服務的思想，培養(yǎng)他們吃苦耐勞、無私奉獻的精神。為了調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，學校在年終考核時，在檔案人員中評出最佳服務獎，作為提拔晉升、發(fā)放獎金的依據(jù)，確保檔案人員具備良好的道德素養(yǎng)。

（二）建立培訓機制，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

學校領導要對檔案管理人員予以足夠的重視，要制定相應的培訓計劃，在經(jīng)費上要保證檔案人員參加多層次、多形式的繼續(xù)教育。

（三）加強專業(yè)人才的引進與培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案管理人員隊伍

高校對教學人才的引進都愿意投入大量的精力和成本，而對檔案管理人才的引進缺乏力度。高校領導在思想上和行動上要重視檔案管理工作，要引進和培養(yǎng)一些信息技術人才、高水平的檔案管理人才和研究型人才，提高檔案人員隊伍的學歷層次，改進檔案管理人員的知識結構，從而全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（四）轉變陳舊觀念，培養(yǎng)創(chuàng)新能力

在知識經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，也對檔案管理人員提出更高的素質(zhì)要求。檔案管理人員要改變以往落后的工作方法，實現(xiàn)由封閉管理型向開放服務型轉變，服務態(tài)度也應從消極被動向積極主動轉變。檔案人員要不斷補充和更新自己現(xiàn)有的知識，深入研究檔案工作中出現(xiàn)的新特點、新情況，為學校領導決策提供可靠的依據(jù)。

四、結束語

總之，高校檔案管理工作是一個長期且允滿挑戰(zhàn)的項目，需要各部門的支持與配合，需要引起人們足夠的重視。高校檔案管理人必須時刻注意自己能力的培養(yǎng)，以最好的工作技能，服務態(tài)度，高度的責任感投入到工作中去，為我國的檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。