實(shí)物檔案的管理工作亟待加強(qiáng)

佟小鵬

（牡丹江市政府采購中心 黑龍江 牡丹江 157000）

對實(shí)物檔案定義的闡述，檔案學(xué)界一直是百家爭鳴。對檔案具有原始記錄性和保存?zhèn)洳樾赃@一檔案的本質(zhì)屬性的認(rèn)識大都理解一致，但對檔案外延的理解卻有不同。目前在我國影響最大的是“歸檔”標(biāo)準(zhǔn)說，即把辦理完畢的文件歸檔作為現(xiàn)行文件轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵點(diǎn)。近年來又出現(xiàn)了以何嘉蓀為代表的“擴(kuò)大外延”說，主張“把收發(fā)文登記宣布為歸檔，把全部現(xiàn)行文件宣布為檔案”，此說與法國等拉丁語系國家檔案界的看法相近。近年來，泛化檔案的傾向越來越明顯，其中以“實(shí)物檔案”說為典型。有學(xué)者認(rèn)為，“泛化”傾向不利于檔案館（室）與博物館的合理分工。如確有必要，檔案部門可以少量收藏—些與本館、室藏檔案有關(guān)的標(biāo)本與樣品等實(shí)物。但這些實(shí)物不具有原始紀(jì)錄性，因而不是檔案。對于確有保存價(jià)值的證書、獎(jiǎng)狀、印章、旗幟等，可視為特殊載體檔案，不應(yīng)稱為“實(shí)物檔案”。不管檔案學(xué)界如何定義，實(shí)物檔案這種特殊載體的檔案卻實(shí)實(shí)在在地大量存在于各個(gè)單位和部門，對實(shí)物檔案的收集、登記、整理、歸檔，與文書、基建檔案等其它門類的檔案一樣有著同等重要的作用。因此，不應(yīng)因?qū)嵨餀n案的定義之爭忽視實(shí)物檔案的管理。

一、關(guān)于實(shí)物檔案管理中的問題

首先，對實(shí)物檔案重要性的認(rèn)識不足，造成許多實(shí)物檔案不能按時(shí)歸檔。還有一些實(shí)物檔案流失，影響了實(shí)物檔案的齊全完整。其次，對實(shí)物檔案存在著認(rèn)識上的錯(cuò)誤。有的部門把實(shí)物檔案當(dāng)成一種榮譽(yù)的象征放在本部門，直接影響了對實(shí)物檔案的管理和利用。再次，各部門對于實(shí)物檔案的收集歸檔的時(shí)間認(rèn)識模糊。實(shí)物檔案與其她門類的檔案有所不同，其特點(diǎn)是隔年評比，而檔案部門卻往往收集本年度的實(shí)物檔案，這樣就造成本年度的實(shí)物檔案不能隨到隨交，進(jìn)而造成檔案部門對實(shí)物檔案的重復(fù)整理，影響了實(shí)物檔案的齊全完整和歸檔工作的規(guī)范性。

二、關(guān)于實(shí)物檔案的收集方法

為了保證實(shí)物檔案的齊全完整，檔案部門應(yīng)該建立一套健全完整的收集、管理制度，實(shí)物檔案應(yīng)該隨到隨歸檔，以免造成遺漏；由于各部門進(jìn)行先進(jìn)評比的時(shí)間不同，造成實(shí)物檔案形成時(shí)間上的差異，這就要求檔案員要及時(shí)了解情況，從單位的年度評比中摸出實(shí)物檔案產(chǎn)生的規(guī)律，從而使實(shí)物檔案收集齊全、完整。

（一）對每年進(jìn)行先進(jìn)評比并形成實(shí)物檔案的獎(jiǎng)項(xiàng)，檔案員應(yīng)做到心中有數(shù)。例如：評選先進(jìn)工會、黨刊黨報(bào)征訂先進(jìn)單位、交通安全先進(jìn)單位等，這些評選每年都有，檔案人員要將形成的實(shí)物檔案及時(shí)歸檔。同時(shí)，檔案人員要做好單位領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的宣傳和教育工作，使其認(rèn)識到實(shí)物檔案歸檔的重要性，保證實(shí)物檔案能夠歸檔及時(shí)，不遺漏。

（二）對于非每年評比的獎(jiǎng)項(xiàng)，檔案人員也要將什么時(shí)候舉辦評獎(jiǎng)牢記心間，并在舉辦評比活動(dòng)時(shí)將實(shí)物檔案及時(shí)歸檔。

（三）實(shí)物檔案整理。收集進(jìn)館的實(shí)物檔案按獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)狀、證書、單位個(gè)人證章及其它分類編制案卷目錄（附后）并按實(shí)物檔案形成時(shí)間和進(jìn)館先后順序分類編號、上架排列、集中存放。名人字畫、獎(jiǎng)狀不裝訂，采取平放或卷放，每張貼粘膠紙，在粘膠紙上編號。書稿、著作類實(shí)物只編件號，不編頁號，在目錄中注明頁數(shù)、散裝入盒；證書材料、印章、錦旗獎(jiǎng)杯每件粘膠紙，在粘膠紙上編號、散裝入盒；其中獎(jiǎng)杯不裝盒?；瞻割悓?shí)物檔案、錢幣、票證檔案參照片檔案整理方法，將其固定在紙板上，左邊系實(shí)物，右邊加文字說明。實(shí)物檔案屬非全宗實(shí)物，接收征集進(jìn)館后要重新編號。進(jìn)館實(shí)物檔案編號：包括總登記號、案卷號。

三、關(guān)于實(shí)物檔案的利用

檔案編研和展覽是檔案利用工作的重要組成部分，是檔案室開展檔案服務(wù)工作，面向社會宣傳、普及檔案知識、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重要手段，實(shí)物檔案是進(jìn)行檔案編研的好素材、舉辦檔案展覽的好展品。作為機(jī)關(guān)檔案室，我們把檔案編研和檔案展覽作為檔案利用和服務(wù)工作創(chuàng)新的一大突破點(diǎn)，立足現(xiàn)有的檔案資源，舉辦了相關(guān)的展覽，發(fā)揮了實(shí)物檔案的重要作用，起到了為社會服務(wù)的作用。我們同時(shí)還在檔案編研工作上下工夫，讓實(shí)物檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

四、加強(qiáng)實(shí)物檔案保管工作的措施

（一）加快相應(yīng)的規(guī)范和體制建設(shè)，構(gòu)建實(shí)物檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)體系

從現(xiàn)階段實(shí)物檔案保管的實(shí)際來看，首先，必須完善收集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。由于實(shí)物檔案概念外延的模糊性，近幾年來檔案館和博物館都將實(shí)物檔案視為己有，并不同程度地加大了收集的力度，導(dǎo)致一些檔案館盲目地?cái)U(kuò)大館藏，給保管工作帶來極大的負(fù)擔(dān)。對此，有必要以標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的形式明確實(shí)物檔案的收集范圍。其次，加強(qiáng)實(shí)物檔案保管技術(shù)規(guī)范的建立。在理論研究的基礎(chǔ)上，盡快建立保護(hù)技術(shù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，是指導(dǎo)目前實(shí)物檔案保護(hù)工作的關(guān)鍵。

（二）對實(shí)物檔案進(jìn)行科學(xué)分類及合理鑒定

1.對實(shí)物檔案進(jìn)行科學(xué)分類

一般來說，實(shí)物檔案可按如下類別分類：①榮譽(yù)證書；②獎(jiǎng)狀；③錦旗；④獎(jiǎng)杯；⑤獎(jiǎng)牌；⑥其它。旅游單位經(jīng)常有大型活動(dòng)、與外國友好往來等活動(dòng)。因此，可將簽名冊、贈(zèng)品作為單獨(dú)類別進(jìn)行登記和管理。

2.對實(shí)物檔案進(jìn)行準(zhǔn)確合理的鑒定

對于實(shí)物檔案的鑒定，必須密切結(jié)合檔案產(chǎn)生的背景環(huán)境，從內(nèi)容和載體兩方面入手進(jìn)行評價(jià)。不同價(jià)值層次的檔案可按照永久或長期保存、暫時(shí)保存、銷毀等不同方式進(jìn)行處理，以確保館藏檔案的質(zhì)量。

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