信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

文/張記英

一、信息時(shí)代下的檔案管理

信息時(shí)代下，檔案管理要求將現(xiàn)代的信息技術(shù)應(yīng)用在工作中，這就脫離了實(shí)體的保管，走向現(xiàn)代化的檔案管理。信息時(shí)代下的檔案管理要求遵循相關(guān)的法律法規(guī)以及相關(guān)的政策；新型的檔案大多是以電子檔和電子文件的形式來(lái)保存的，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，具有節(jié)約資源、減少成本、易于保存等優(yōu)勢(shì)；信息時(shí)代下的檔案管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，能大大地提高工作效率，同時(shí)保存的信息也更加準(zhǔn)確。

從醫(yī)院角度來(lái)說(shuō)，信息時(shí)代下的檔案管理，可以讓領(lǐng)導(dǎo)更加快速準(zhǔn)確地查找信息，以便做出正確決策，這樣就有利于提高醫(yī)療技術(shù)和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院大力發(fā)展，為更多的病人提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；檔案管理信息化可以對(duì)醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行使用性能的分析，保證其使用效果，維修等不受影響，從而降低損失；檔案信息化可以更加快捷方便將醫(yī)學(xué)研究成功進(jìn)行推廣和應(yīng)用，促進(jìn)各種科研活動(dòng)的開(kāi)展；檔案信息化可以使醫(yī)院的各種決策系統(tǒng)化、科學(xué)化，通過(guò)多年檔案信息的收集和匯總，進(jìn)行科學(xué)有效地分析，形成決策的正確分析依據(jù)，更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)，使其高效有序地運(yùn)行；信息時(shí)代下的醫(yī)學(xué)檔案管理，還可以幫助醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)的提高，成為開(kāi)展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)、新科研的依據(jù)。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

大部分醫(yī)院對(duì)檔案管理的重要性沒(méi)有一個(gè)深刻的認(rèn)識(shí)，因此對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有制定統(tǒng)一的檔案管理制度，各醫(yī)院都在按照自己的想法進(jìn)行實(shí)踐，這樣難免會(huì)有遺漏和疏忽，使許多本應(yīng)該納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有納入，造成內(nèi)容遺失，殘缺不全等狀況；醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)比較淡薄，僅注重經(jīng)濟(jì)利益，忽視長(zhǎng)遠(yuǎn)，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性，從而造成歷史資料的不完整，致使檔案信息資源不健全；在醫(yī)院的檔案管理中，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高，而忽略了檔案管理人員的素質(zhì)，并沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行定期的培訓(xùn)以提高其業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，致使大多的檔案管理人員跟不上形勢(shì)的大發(fā)展，此外，還有相當(dāng)多的檔案管理人員學(xué)歷不高，技術(shù)偏低，有些甚至是半路出家，這些都會(huì)影響檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性與健全性；由于醫(yī)院行業(yè)比較特殊，醫(yī)院的各種檔案并沒(méi)有集中在一個(gè)地方，比如大部分基層醫(yī)院綜合檔案室只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等，而x線膠片檔案等則分屬在各個(gè)科室進(jìn)行分散管理，這種情況下，檔案信息不能有效地集中，就不利于檔案的完整和安全；隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模正在不斷地?cái)U(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類(lèi)和數(shù)量正在不斷地增加，但醫(yī)院的檔案庫(kù)房和相關(guān)的檔案管理設(shè)施卻沒(méi)能及時(shí)地更新，所以大部分的醫(yī)院存在檔案設(shè)備陳舊、管理技術(shù)落后等問(wèn)題，這就必然會(huì)制約檔案管理工作的發(fā)展。

三、信息時(shí)代下對(duì)醫(yī)院檔案管理工作者的要求

檔案管理工作者首先要具備高度的責(zé)任心，這在任何一個(gè)職業(yè)都適用，要愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，對(duì)工作積極思考，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，偶爾要能提出創(chuàng)新性的建議；在檔案管理工作中，很重要的一點(diǎn)就是要有精益求精和負(fù)責(zé)認(rèn)真的職業(yè)素質(zhì)，因?yàn)闄n案管理是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲀?nèi)容；檔案管理工作者要具有創(chuàng)新思維能力，不能墨守成規(guī)，要能獨(dú)立思考，因?yàn)橹挥羞@樣，才能突破傳統(tǒng)的束縛，對(duì)問(wèn)題提出更好的建議；檔案管理工作者還要具備豐富的知識(shí)，明確檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需要，能夠快速準(zhǔn)確地對(duì)檔案的獲取和管理進(jìn)行分析。

四、如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）檔案管理工作模式的創(chuàng)新。醫(yī)院檔案直接影響醫(yī)院本身的形象和榮譽(yù)，檔案的內(nèi)容影響檔案的利用效果，檔案的正確性以及完整性關(guān)系著醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展方向，所以，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者要改變固有觀念，重視檔案管理工作，醫(yī)院的檔案管理也不要各自為政，應(yīng)該設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，將各部門(mén)的檔案進(jìn)行集中管理，同時(shí)配備有專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的工作人員組成檔案隊(duì)伍，這樣就可以去除檔案分散管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的不好影響，保證檔案的完整性和正確性，從而使醫(yī)院在正確的方向上跟隨社會(huì)大步向前。醫(yī)院檔案要逐步從實(shí)體保管模式向信息管理模式過(guò)渡，如可以采用條形碼來(lái)代替檔號(hào)，用電子文檔來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案等，從而提高醫(yī)院的檔案管理效率和水平；同時(shí)，要注意加大運(yùn)用檔案資源的利用程度，最大限度發(fā)揮醫(yī)院檔案的效能。

（二）管理理念的創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理者應(yīng)該具有創(chuàng)新意識(shí)，改變傳統(tǒng)的手工歸檔，人工檢索等落后的管理辦法，將之改變?yōu)槔糜?jì)算機(jī)進(jìn)行檔案資料的起草、修改、生產(chǎn)等過(guò)程，實(shí)現(xiàn)電子文檔實(shí)時(shí)歸檔，當(dāng)然，在快速的過(guò)程中要保證電子文件在傳輸過(guò)程的安全，從而可以將檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理和利用；同時(shí)，要構(gòu)建醫(yī)院檔案綜合數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)更新局域網(wǎng)中的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效及時(shí)地交流與共享。

（三）管理方式的創(chuàng)新。在醫(yī)院檔案工作中引入質(zhì)量管理體系，并結(jié)合實(shí)際情況編寫(xiě)質(zhì)量體系文件，從而實(shí)現(xiàn)管理程序文件化，并且定期接受醫(yī)院內(nèi)部評(píng)審以及外部評(píng)審，使醫(yī)院檔案管理正規(guī)化、現(xiàn)代化；隨著現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的統(tǒng)一管理，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理等，以順應(yīng)社會(huì)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新形勢(shì)；可以通過(guò)構(gòu)建區(qū)域網(wǎng)等網(wǎng)上檔案服務(wù)平臺(tái)，將檔案資料更為快捷有效的讓更多用戶(hù)了解，在免費(fèi)共享的同時(shí)，需要設(shè)置管理權(quán)限，在保障安全保密的前提下對(duì)檔案內(nèi)容實(shí)行統(tǒng)一管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，不斷使檔案管理越來(lái)越規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（四）服務(wù)方式的改變。醫(yī)院檔案管理工作者要改變以往那種被動(dòng)服務(wù)，改變以往那種被動(dòng)地接受各科室文件歸檔，主動(dòng)上門(mén)指導(dǎo)各科室檔案立卷整理業(yè)務(wù)，主動(dòng)與檔案利用者建立聯(lián)系，隨時(shí)收集檔案材料等；醫(yī)院檔案工作者不能天天呆在檔案室，要深入臨床一線進(jìn)行調(diào)研，這樣才能了解各項(xiàng)醫(yī)療工作對(duì)檔案信息的不同需求，從而有目的地從檔案材料中收集有價(jià)值的信息，還可以通過(guò)技術(shù)手段，編制多種檢索工具，更方便快捷地為各部門(mén)服務(wù)；另外，還要加強(qiáng)與各級(jí)醫(yī)院的關(guān)系，進(jìn)行信息的橫向交流，打破院與院之間的界限，獲取本院想要得到的信息，以此來(lái)滿(mǎn)足醫(yī)療科研需要，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

（五）增加經(jīng)費(fèi)投入。醫(yī)院的檔案管理設(shè)備大部分比較落后，現(xiàn)代化程度不高，所有的改變都必須以改善設(shè)備為開(kāi)始，所以，醫(yī)院要將檔案管理設(shè)備的提高納入議事日程，作為一件大事來(lái)抓，不斷完善物質(zhì)條件，更新設(shè)備，更好地將檔案信息進(jìn)行匯總和收集，方便人們檢閱和搜集。

五、結(jié)論

在現(xiàn)今情況下，社會(huì)正在飛速發(fā)展，科技正在進(jìn)行著翻天覆地的革命，人們的生活方式也發(fā)生了極大的改變，作為對(duì)醫(yī)院工作有重要影響的醫(yī)院檔案管理工作，也要及時(shí)地進(jìn)行創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)落后的工作方式，以滿(mǎn)足信息時(shí)代下對(duì)檔案信息的需求。總之，檔案管理工作是一門(mén)很專(zhuān)業(yè)的學(xué)問(wèn)，必須全員來(lái)配合，只有這樣，才能使醫(yī)院檔案管理工作永葆活力。

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