淺談基層醫(yī)療機構(gòu)檔案的規(guī)范化管理和利用

文/王順新

近些年來，我市許多大型醫(yī)療機構(gòu)嚴格按照 《中華人民共和國檔案法》和《湖北省科學技術(shù)事業(yè)單位檔案目標管理考核細則》要求，大力加強醫(yī)院檔案的管理和開發(fā)利用，有效地提高了醫(yī)院檔案的標準化、規(guī)范化、科學化管理水平，以適應科技發(fā)展和技術(shù)交流以及科技進步的需要，更好地為醫(yī)院工作服務。然而有些基層醫(yī)療機構(gòu)，特別是縣級以下的基層醫(yī)療機構(gòu)對檔案的管理與開發(fā)利用不是很重視，為此，本文就基層醫(yī)療機構(gòu)的檔案規(guī)范化管理和利用作一些探討。

一、加強領(lǐng)導，注重宣傳，強化檔案管理意識

長期以來，由于有些基層醫(yī)療機構(gòu)的領(lǐng)導對檔案的意識談薄，醫(yī)院沒有專職的檔案管理人員，使檔案管理工作在一定程度上受到了局限性，醫(yī)院各部門主要負責人以及職工對檔案管理工作的性質(zhì)、作用、意義認識不足，在一般人眼里只知道干部人事檔案、病歷檔案，而對其它類別檔案了解甚少，許多有保存價值的文件材料如基建類、設備類、影像類，甚至有些文書資料等等檔案處于分散管理，無專人保管，未能做到及時收集、整理、歸檔，造成許多有價值的資料散失。

加強醫(yī)院檔案管理工作，首先醫(yī)院領(lǐng)導必須高度重視，并把檔案目標管理列入醫(yī)院行政管理重要議事日程，同時要加大對檔案工作、檔案法規(guī)，特別是對 《檔案法》的宣傳力度，讓大家充分認識檔案工作在醫(yī)院物質(zhì)文明和精神文明建設中的重要作用，樹立檔案法規(guī)意識，自覺遵守檔案法規(guī)，為醫(yī)院檔案達標管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

其次，基層醫(yī)療機構(gòu)要成立綜合檔案室，為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)造良好的外部條件。按照上級主管部門關(guān)于醫(yī)院檔案管理晉級要求，充分做好檔案管理的宣傳工作，精心部署檔案庫房的設置，人員的配置，主動協(xié)調(diào)各種矛盾，解決具體困難，并在經(jīng)費上給予大力支持。同時還要成立以分管領(lǐng)導和一些有檔案工作經(jīng)驗的同志組成的醫(yī)院檔案管理領(lǐng)導小組，辦公室主任具體負責落實，成立綜合檔案室，配備專職的檔案管理員，并實行各種門類載體的檔案集中管理。醫(yī)院內(nèi)部各部門都設有兼職的檔案人員，建立健全醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡體系。檔案管理網(wǎng)絡體系的建立是醫(yī)院檔案收集、整理、分類、歸檔的基礎(chǔ)，在專職檔案員的直接協(xié)調(diào)下，各職能科室要密切配合，對建院以來所有文書檔案、基建檔案、設備檔案、科研教學檔案、財務檔案、人事檔案、病案檔案以及實物檔案和影像檔案按照檔案管理的 “三合一”制度進行全面、仔細、規(guī)范化的分類、整理、歸檔，形成較為完整、系統(tǒng)、全面的綜合檔案。為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的晉級評審奠定良好的基礎(chǔ)。

二、建立健全檔案管理規(guī)章制度，落實工作崗位責任制

檔案工作要實現(xiàn)規(guī)范化管理，必須有嚴格的規(guī)章制度和崗位責任制保障。要根據(jù) 《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，結(jié)合醫(yī)院的實際制定出 《醫(yī)院檔案工作管理辦法》，明確檔案工作體制，檔案工作任務，文件歸檔范圍、檔案時間和歸檔文件材料的質(zhì)量要求，同時還要分別制定出 《檔案人員崗位責任制》《兼職檔案人員崗位責任制》《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案查閱、借閱制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案分類及編號方案》以及 《案卷目錄、歸檔范圍、保管期限“三合一”制度》等檔案收集、整理、修改補充、借閱、統(tǒng)計一系列制度，逐步使醫(yī)院檔案管理步入規(guī)范化、制度化軌道。醫(yī)院在文件的形成、積累、收集、整理、歸檔工作中建立一套十分健全的檔案管理網(wǎng)絡體系，無論對專職檔案員，還是兼職檔案員，都實行崗位責任目標管理，每年定期進行一次考核，并將考核結(jié)果與科室有關(guān)人員獎金掛鉤，有效地促進檔案資料統(tǒng)一集中歸檔的規(guī)范化、制度化。醫(yī)院綜合檔案室要堅持做到參加工作竣工驗收和設備開箱工作，并且做到設備發(fā)票一定要有專職檔案員簽字。

三、適應檔案工作的需要，改善綜合檔案室的基礎(chǔ)建設和保管條件

為了確保檔案的安全，最大限度地延長檔案壽命，作為基礎(chǔ)醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理部門，建立綜合檔案室、推行檔案庫房技術(shù)管理是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要手段。國家檔案局在 《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》中明確指出： “檔案庫房技術(shù)管理是檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)。加強檔案庫房技術(shù)管理，是實現(xiàn)檔案保管條件現(xiàn)代化的重要方面，各級各類檔案館、室均應切實加強檔案庫房的技術(shù)管理工作?！备骰鶎俞t(yī)療機構(gòu)要根據(jù)國家檔案局的指示要求，在充分考慮檔案的性質(zhì)和特點的基礎(chǔ)上，做到新建檔案室的樓層設計、布局安排合理，檔案庫房寬敞、整潔、明亮。同時，在資金上要給予大力支持，要配備必要的鐵制檔案柜、檔案密集架、計算機、復印機、空調(diào)器、去濕機、滅火器等較為先進的檔案保護設備，并安裝防盜門窗，防光窗簾，保護條件要達到防火、防盜、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防污染的基本要求。目前全國各大型醫(yī)療機構(gòu)的檔案管理工作正朝著檔案自動化方面發(fā)展，實行微機化管理，這是檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展方向，也是檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容與最終目標。因此，基層醫(yī)療機構(gòu)也要向大型醫(yī)療機構(gòu)學習，力爭在較短的時間內(nèi)逐步實現(xiàn)檔案專用軟件管理，全面推進檔案管理理論與方法的進步和發(fā)展。

四、注重檔案信息資源的開發(fā)利用，提高檔案人員的素質(zhì)，突出檔案管理的利用價值

檔案信息資源的開發(fā)利用工作，是檔案工作的重要組成部分，它在整個檔案工作中占有十分重要的地位。檔案的收集、整理、編研、歸檔以及管理工作，最終目的是為檔案信息資源的利用服務。所以檔案工作總得來說可以概括為兩個方面，一是管理檔案；二是開發(fā)利用檔案。近幾年來，各醫(yī)療機構(gòu)檔案室在檔案信息資源開發(fā)利用方面緊緊圍繞醫(yī)院行政管理、醫(yī)療業(yè)務、科研教學、后勤服務等工作做出了大量的工作，并取得了一定的成績。如為醫(yī)院醫(yī)療糾紛打官司、病人及家屬借閱或復印病歷、科研人員利用病歷檔案進行醫(yī)學研究、醫(yī)院辦理土地證、職工歷年科研獲獎情況、職工提高福利待遇、職工職稱晉升以及基建改修等等提供了可靠的依據(jù)，體現(xiàn)了檔案管理工作的重要性和檔案信息資源開發(fā)利用價值。

為了提高基層醫(yī)療機構(gòu)綜合檔案室檔案利用服務工作，為單位內(nèi)部職工、病人及家屬以及社會其它機構(gòu)提供良好的檔案利用服務，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求：

1.樹立 “服務、創(chuàng)新、發(fā)展”的主題思想，明確服務方向，強化服務意識。醫(yī)療機構(gòu)檔案利用服務工作是一項重要而有價值的工作，也是醫(yī)院的形象窗口。檔案管理人員要緊緊圍繞本單位工作中心，開創(chuàng)檔案利用服務新方式，做好檔案利用服務。同時，要樹立良好的服務意識，變被動為主動，積極創(chuàng)造條件為用戶提供利用服務，方便用戶，并對檔案利用服務中出現(xiàn)的新問題、新情況、新特點加以研究，制定整改措施，便于開展針對性的優(yōu)質(zhì)服務。

2.熟悉檔案內(nèi)容，及時了解和滿足用戶的客觀需求。檔案管理人員應通過對檔案的收集、整理、鑒定、編制檢索工具等實踐工作，全面掌握熟悉本檔案室的檔案內(nèi)容及存放位置，對重點卷宗和珍貴檔案要了如指掌，并能根據(jù)客觀需要，做好檔案利用的預測工作，提高利用服務層次。

3.注重研究檔案開發(fā)與利用工作的特點和規(guī)律，追蹤利用效果，做好信息反饋工作。認真研究分析一段時期內(nèi)的利用工作，總結(jié)出利用的特點和規(guī)律，并通過利用追蹤，做好信息反饋，以便促進檔案內(nèi)涵建設，通過檔案管理水平。