企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中綜合檔案管理的作用分析

文/李小紅

在我國的經(jīng)濟體制由計劃經(jīng)濟逐漸向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)化的過程中，市場經(jīng)濟出現(xiàn)了優(yōu)勝劣汰的局面。其中，檔案管理在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中的作用和地位是不容忽視的。

一、綜合檔案管理在企業(yè)中的地位

（一）綜合檔案管理可以利用并保存企業(yè)重要的資料，以實現(xiàn)資料的增值與共享。一個企業(yè)家在對企業(yè)進行決策時，都要依靠大量的數(shù)據(jù)、資料以及信息，收集企業(yè)所需的各種各樣的信息，所以，企業(yè)會依據(jù)具體情況，建立綜合的檔案管理制度，其中包括檔案保管、各類文件、保密、銷毀以及知識識別等內(nèi)容，檔案管理其實就是企業(yè)文化與智慧的集合，同時也是使企業(yè)的創(chuàng)新及應(yīng)變能力得到提高的重要途徑。

（二）綜合檔案管理能做到對工作程序的簡化，有利于企業(yè)的管理。企業(yè)工作人員一定要有保存原始文件及憑證的習慣，還必須要有當事人的聲音、字條、墨跡以及照片等，對這些信息進行歸檔，在這種情況下，綜合檔案管理就顯得非常重要。

（三）綜合檔案管理在一個企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中有著特殊的重要作用。在企業(yè)經(jīng)營管理中，必須要重視對各類企業(yè)材料的累積與保存，同時還有根據(jù)材料類型的不同對其進行科學的整理與分類，對企業(yè)各個載體及各個部門的檔案予以統(tǒng)一性管理，有效地利用企業(yè)檔案。

二、綜合檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的重要作用

第一，綜合檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中的重要作用首先表現(xiàn)在檔案能夠?qū)ζ髽I(yè)文化及發(fā)展中的細節(jié)進行真實地記錄、歸納與整理。對這些細節(jié)進行綜合檔案管理對于一個企業(yè)來說，并不僅僅是對其企業(yè)文化進行記錄，相反，通過對這些資料進行分析，可以讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員發(fā)現(xiàn)在企業(yè)經(jīng)營中所出現(xiàn)的問題和成就。

第二，企業(yè)檔案員通過對其檔案進行認真地梳理，并對其進行正確的價值判斷，取其精華部分，這樣能對企業(yè)檔案進行更完善地服務(wù)。

將綜合檔案管理同先進的信息技術(shù)進行有效地結(jié)合，利用企業(yè)的管理信息系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理、辦公自動化以及客戶關(guān)系的管理等系統(tǒng)，使企業(yè)信息化的進程得以加快，以此發(fā)揮企業(yè)檔案的重要作用。此外，在對企業(yè)進行綜合檔案管理中，人為干擾因素不宜過大，否則會對企業(yè)檔案管理的客觀性、科學性以及連續(xù)性有直接的影響，這樣就會導(dǎo)致檔案管理服務(wù)效果不明顯的情況發(fā)生。

第三，在對企業(yè)檔案進行系統(tǒng)管理時，一定要其管理意識進行全面加強。從一個企業(yè)的檔案特征上看，在管理企業(yè)檔案時，必須要對其管理三要素加以強調(diào)。企業(yè)檔案的內(nèi)容比較豐富、來源比較廣泛、形式具有多樣性，而且種類也比較繁多，企業(yè)檔案不僅源自各個機構(gòu)，也源自企業(yè)個人。對于分散的企業(yè)資料，必須要經(jīng)過相關(guān)人員的收集、整理后才能歸檔，最后轉(zhuǎn)化為綜合檔案。

三、企業(yè)在實行綜合檔案管理中必須遵循的原則

（一）對檔案的分級管理。在企業(yè)中相關(guān)的檔案管理機構(gòu)要對其檔案進行集中管理與領(lǐng)導(dǎo)，使對檔案的管理體制在企業(yè)內(nèi)部得以統(tǒng)一性的建立。

（二）綜合檔案要保證其標準化，保證數(shù)據(jù)的真實性。對企業(yè)進行檔案管理的工作，其管理系統(tǒng)比較復(fù)雜，僅僅依靠企業(yè)的經(jīng)驗及相應(yīng)的行政手段是不足以實現(xiàn)管理檔案的目標的，標準不統(tǒng)一，就會導(dǎo)致整個管理系統(tǒng)的不協(xié)調(diào)。所以必須建立一個標準的、嚴謹?shù)?、科學的檔案管理制度，企業(yè)工作人員還要做到心中有數(shù)，只有明確了檔案的具體內(nèi)容，才能保證企業(yè)的工作質(zhì)量，進而使企業(yè)的工作效率得到提高。

（三）在對檔案進行管理中要堅持以人文本的管理理念。對于一個企業(yè)來說，其歸檔屬于一項科學性、政治性以及社會性都比較強的管理工作，由此可見，更要對以人為本的檔案管理理念進行確定。所以，在綜合檔案管理中，要對企業(yè)檔案管理中存在的結(jié)構(gòu)不合理、觀念滯后、知識更新緩慢以及隊伍不穩(wěn)等問題予以及時地解決。

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