論企業(yè)檔案管理

文/王巍

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，對(duì)維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和歷史面貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，我們必須充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)檔案工作的重要意義，認(rèn)真做好企業(yè)檔案工作，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

“自古彭城列九州，龍爭(zhēng)虎斗幾千秋?！痹跉v史文化名城江蘇省徐州市北郊，矗立著一座大型的火力發(fā)電廠，這就是徐州發(fā)電有限公司。徐州發(fā)電有限公司是國(guó)有特大型企業(yè)，于1976年正式建設(shè)，至1987年底全部建成。共安裝4臺(tái)125MW和4臺(tái)200MW國(guó)產(chǎn)燃煤發(fā)電機(jī)組，總裝機(jī)容量1300MW，經(jīng)過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)改造后，總裝機(jī)容量增至1430MW，屬國(guó)家特大型企業(yè)，是江蘇省和華東電網(wǎng)的主力電廠，被譽(yù)為鑲嵌在淮海大地上的一顆璀璨 “明珠”。2000年9月22日被命名為國(guó)家電力公司一流火力發(fā)電廠。2007年12月23日劃歸中國(guó)神華集團(tuán)國(guó)華電力公司管理。目前我公司按照國(guó)家電力 “上大壓小”節(jié)能減排政策，在生產(chǎn)運(yùn)行的同時(shí)，擴(kuò)建2×1000MW發(fā)電機(jī)組。兩臺(tái)2×1000MW 發(fā)電機(jī)組已于 2011年 12月投產(chǎn)發(fā)電。

建廠以來(lái)，我公司十分重視企業(yè)檔案管理工作，積極探索企業(yè)檔案管理的有效途徑，使企業(yè)檔案管理走上了制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展軌道，為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展進(jìn)步，促進(jìn)兩個(gè)文明建設(shè)發(fā)揮了積極作用，先后被評(píng)為江蘇省 “檔案管理標(biāo)兵企業(yè)”，徐州市“七五”“八五”期間 “檔案管理先進(jìn)單位”，江蘇省電力局 “‘八五’期間檔案管理先進(jìn)單位”，1990年晉升江蘇省檔案管理先進(jìn)企業(yè)，1995年獲得 “國(guó)家一級(jí)企業(yè)檔案管理合格證書(shū)”，1997年被國(guó)家檔案局批準(zhǔn)為 “企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家一級(jí)”，2005年11月，我公司綜合檔案科順利通過(guò)江蘇省檔案局檔案工作 “特一級(jí)”認(rèn)定，2010年12月，我公司綜合檔案科順利通過(guò) “江蘇省檔案工作五星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)” （特一級(jí)）復(fù)查驗(yàn)收。目前，我公司綜合檔案科總建筑面積700平方米，庫(kù)房面積280平方米，閱覽室92平方米，辦公用房80平方米，庫(kù)藏檔案23226卷，上架排列長(zhǎng)度529.4米。

一、企業(yè)檔案管理的重要性

企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。例如企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供必要的參考；在實(shí)施技術(shù)改造時(shí)，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開(kāi)發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財(cái)力，給企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益；在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時(shí)，它維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益；在進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估時(shí)，它是必不可少的重要依據(jù)。企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資源和知識(shí)寶庫(kù)，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。不因外部條件的影響而變化，這就為我們開(kāi)發(fā)檔案這一重要信息資源提供了客觀依據(jù)。

二、企業(yè)檔案管理原則

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

（二）維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。

維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說(shuō)，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套，從質(zhì)量上說(shuō)，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門(mén)類、各種形式的檔案，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好地管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

（三）便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)制度中實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作的中心任務(wù)和基本目的。企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求生存、求發(fā)展、求壯大，不斷創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和物質(zhì)財(cái)富，要求科學(xué)地管理、正確地決策和建立科學(xué)的組織管理機(jī)制，這些都離不開(kāi)對(duì)企業(yè)檔案的依賴。如何做好企業(yè)檔案工作，大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作和發(fā)展提供有效服務(wù)，是企業(yè)每位檔案工作者都應(yīng)該思考的問(wèn)題。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建議

（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。企業(yè)在制定規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)將檔案工作納入企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，提出相應(yīng)的責(zé)任要求。企業(yè)檔案工作制度應(yīng)包括：企業(yè)檔案管理規(guī)定、分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、部門(mén)文件材料形成、積累與歸檔的職責(zé)及檔案考核機(jī)制，檔案管理應(yīng)急預(yù)案等，應(yīng)明確體現(xiàn) “三納入”“四參加”“四同步”的要求。企業(yè)檔案管理制度應(yīng)依據(jù)國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況制定。 （1）文件材料歸檔制度。應(yīng)明確文件材料歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔要求以及控制歸檔質(zhì)量的措施。文件形成、歸檔責(zé)任。 （2）檔案保管制度。應(yīng)明確檔案保管工作原則和制度、各門(mén)類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查、對(duì)受損檔案的處置辦法、庫(kù)房管理職責(zé)與要求。 （3）檔案鑒定銷(xiāo)毀制度。應(yīng)明確鑒定工作的組織及職責(zé)、鑒定原則、鑒定方法、鑒定時(shí)間和銷(xiāo)毀要求。檔案統(tǒng)計(jì)制度。應(yīng)明確統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)要求和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析要求。 （4）檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查 （借）閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，及查 （借）閱和歸 （催）還檔案的要求。 （5）檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)保密的責(zé)任。 （6）電子文件管理制度。應(yīng)對(duì)企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。（7）檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)，檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。

（二）服務(wù)創(chuàng)新。服務(wù)是檔案工作的立身之本，服務(wù)創(chuàng)新是檔案工作創(chuàng)新的重中之重。只有把服務(wù)搞好了，檔案工作才能獲得強(qiáng)大的原動(dòng)力，檔案事業(yè)發(fā)展的路子才會(huì)越走越寬。例如國(guó)華徐州發(fā)電有限公司 （以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家 “上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)通過(guò)上級(jí)主管部門(mén)審批后，機(jī)組拆除出售工作已于2008年3月開(kāi)始進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過(guò)程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司 “上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門(mén)在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開(kāi)東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購(gòu)買(mǎi)方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案時(shí)，表示滿意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存得完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購(gòu)買(mǎi)企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買(mǎi)下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見(jiàn)，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

檔案信息管理自動(dòng)化，是多媒體計(jì)算機(jī)、光電掃描儀、光盤(pán)機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)將載體由紙張、膠片和磁性記錄介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換成電子信息，建立起一個(gè)能對(duì)檔案文獻(xiàn)和檔案目錄中圖、文、聲各種形態(tài)的一、二次信息存貯、處理、檢輸出復(fù)制，融檔案保護(hù)與信息處理于一體并能實(shí)現(xiàn)信息近、遠(yuǎn)程傳遞。在一定意義上講，檔案管理技術(shù)與設(shè)備自動(dòng)化是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)標(biāo)志，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理的主要基礎(chǔ)。利用計(jì)算機(jī)及光盤(pán)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行存貯、處理、檢索、輸出，目前已由探索變成了現(xiàn)實(shí)。我公司新近投資購(gòu)置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基LOTUSNOTES的檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫連接，避免了檔案人員對(duì)現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過(guò)光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過(guò)凈化處理壓縮后存入光盤(pán)，充分利用我公司現(xiàn)在使用的 “OA”辦公自動(dòng)化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活地實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便地利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

（三）統(tǒng)一規(guī)范，建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加快相關(guān)法規(guī)的完善，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因此檔案工作部門(mén)必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則，對(duì)收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲(chóng)以及安全保管等基礎(chǔ)性工作，都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范整理。國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時(shí)與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外，還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如 《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》 （DA/T15-1995）、 《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》 （GB/T17678.1-1999）、 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 （GB/T18894-2002）、 《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》 （DA/T31-2005）等。并不斷完善、修改 《檔案法》等相關(guān)法律，進(jìn)一步為檔案管理信息化提供法律依據(jù)。

（四）提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。企業(yè)檔案專業(yè)人員素質(zhì)，就是檔案專業(yè)人員必須具備的品質(zhì)、能力和條件。檔案專業(yè)人員必備的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)以及創(chuàng)造力和創(chuàng)造性思維。

檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì)包括應(yīng)具備的政治品德和職業(yè)道德。政治品德包括政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風(fēng)，這就要求企業(yè)檔案人員堅(jiān)定不移地貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策，在政治上同黨中央保持高度一致。熱愛(ài)檔案事業(yè)，全心全意為人民服務(wù)，勇于開(kāi)拓，大膽探索。堅(jiān)持 “解放思想，實(shí)事求是”的思想路線，以科學(xué)的世界觀和方法論為指導(dǎo)，以為企業(yè)各項(xiàng)工作和活動(dòng)服務(wù)為宗旨，維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌。

檔案職業(yè)道德是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務(wù)等項(xiàng)職能活動(dòng)中，應(yīng)當(dāng)遵守的基本行為準(zhǔn)則。企業(yè)檔案工作人員要熱愛(ài)自己的本職工作，勤勤懇懇、任勞任怨、淡泊名利、忍辱負(fù)重、無(wú)私奉獻(xiàn)，有為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)畢生精力和忘我的奉獻(xiàn)精神，滿腔熱情并腳踏實(shí)地干好檔案工作。檔案工作的性質(zhì)，決定了檔案專業(yè)人員必須擯棄名利觀念，無(wú)私奉獻(xiàn)。檔案的價(jià)值、檔案工作者的勞動(dòng)都體現(xiàn)在社會(huì)利用檔案而取得的效益中。要尊重檔案，尊重歷史。維護(hù)檔案和歷史事實(shí)的原貌既是檔案專業(yè)人員的職責(zé)，又是職業(yè)的道德準(zhǔn)則。必須忠于職守，無(wú)私無(wú)畏地維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌。要遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密。樹(shù)立按客觀規(guī)律辦事的科學(xué)態(tài)度，樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，以確保檔案在政治上的安全。企業(yè)檔案人員要相對(duì)穩(wěn)定。

企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，業(yè)務(wù)內(nèi)容很多，要求也相當(dāng)高。企業(yè)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，即履行專業(yè)職責(zé)的能力、智力、成績(jī)、學(xué)歷和資歷等。它是完成工作任務(wù)的保證。能力包括決策能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、開(kāi)拓創(chuàng)新能力和組織能力。智力包括檔案專業(yè)知識(shí)、基礎(chǔ)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、外語(yǔ)和古漢語(yǔ)水平。成績(jī)即工作效率、工作質(zhì)量、工作成績(jī)。學(xué)歷指專業(yè)人員受教育的程度，反映獲得系統(tǒng)專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)技能的經(jīng)歷。檔案人員應(yīng)當(dāng)具有較高的、相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)。資歷指專業(yè)人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和熟練程度。能力、智力和成績(jī)是建立在學(xué)歷、資歷的基礎(chǔ)上的，它們是相輔相成的。

檔案專業(yè)人員的知識(shí)素質(zhì)指檔案專業(yè)人員除具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還應(yīng)具備比較全面、系統(tǒng)的文化、理論、科學(xué)技術(shù)知識(shí)，才能更好地勝任自己的工作。馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論修養(yǎng)是檔案人員必須具備的基本素質(zhì)。文化知識(shí)指檔案專業(yè)人員熟練掌握語(yǔ)言文字的能力，對(duì)于做好檔案工作，具有特殊的意義和作用。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案專業(yè)人員應(yīng)掌握科學(xué)技術(shù)知識(shí)，并將有關(guān)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案工作，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本途徑。檔案人員還應(yīng)當(dāng)掌握與檔案學(xué)相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，如法律、金融、外語(yǔ)等，以適應(yīng)不斷發(fā)展的形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的新任務(wù)的需要。企業(yè)檔案人員要求既有檔案專業(yè)知識(shí)，又懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面的知識(shí)，成為復(fù)合型人才，檔案工作者的思想水平和知識(shí)水平才能適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的需要，綜合素質(zhì)才能得到明顯地提高。