關(guān)于加強和改進人社系統(tǒng)民生檔案管理工作的幾點建議

文/鐘云

為進一步規(guī)范業(yè)務檔案管理，提高檔案管理工作科學化、規(guī)范化、制度化水平，我們近期對局機關(guān)及所屬8個事業(yè)單位的檔案管理情況進行了實地查看，重點對業(yè)務檔案分類整理、庫房建設、人員經(jīng)費保障、制度建設等方面進行了調(diào)查，現(xiàn)對我局業(yè)務檔案管理存在的主要問題及規(guī)范化建設提出幾點建議，供決策參考。

一、檔案工作存在的主要問題

一是業(yè)務檔案管理標準不統(tǒng)一。業(yè)務檔案的規(guī)范化管理關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理標準的統(tǒng)一。目前我局對二級單位的檔案管理沒有作相應的要求，業(yè)務檔案的分類方法、歸檔范圍、保存期限等沒有具體標準，導致整理的檔案不規(guī)范。

二是業(yè)務檔案管理基礎(chǔ)亟待加強。

檔案管理必須具備一定的保管條件，需要配備相應的人力、物力、財力。由于多方面原因部分二級單位在人員、經(jīng)費、庫房等方面無法給予必要保障，也存在責任不落實、目標不明確、考核不嚴格等問題。部分單位資料管理不規(guī)范，保存不完整，甚至丟失，由此引發(fā)上訪、爭議。這些問題不僅損害了參保人員的切身利益，也在很大程度上影響了檔案工作的長遠發(fā)展，甚至影響了人社部門的整體形象。

三是檔案管理人員業(yè)務不熟。業(yè)務檔案工作是一項法規(guī)性、政策性和業(yè)務性很強的工作，要求檔案管理人員必須具備一定的業(yè)務知識，熟悉經(jīng)辦流程和操作規(guī)程；擁有較強的協(xié)調(diào)溝通能力，能夠有效組織指導各業(yè)務部門開展檔案管理工作。目前，局機關(guān)、二級單位專（兼）職檔案管理員檔案管理業(yè)務流程不熟練，對信息化管理方式接觸不多，認知度不高，不能提供便捷高效的檔案應用服務。

二、檔案管理的對策及建議

一是由粗放型管理向精細化管理轉(zhuǎn)變。重點是要堅持做到 “一確保三明確”。一確保：就是要確保檔案工作必備的硬件投入有保障。落實檔案庫房和設備，配備齊全的檔案用具，為做好檔案管理工作提供堅實的物質(zhì)保障。三明確：一是明確工作任務和目標，各單位領(lǐng)導要高度重視檔案管理工作，把檔案工作納入全年工作計劃，落實專項經(jīng)費，進行職能部門目標和實績考核。二是明確專人主抓，各單位、科室要明確1名以上專 （兼）職檔案管理員，隨時收集整理檔案資料，按照文書檔案年度整理，業(yè)務檔案即時整理的要求，將整理的檔案資料移交檔案室。三是明確檔案管理規(guī)范化標準，建立一系列相關(guān)制度，為檔案管理規(guī)范化建設提供重要的制度保障，從而使檔案管理工作從材料形成、收集、整理、歸檔、入庫、利用等每個環(huán)節(jié)有章可循、有據(jù)可依。

二是由紙質(zhì)檔案到紙質(zhì)檔案和電子檔案雙運行轉(zhuǎn)變。要在原有紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，加強全局電子檔案管理信息化建設，配備必要的現(xiàn)代化管理設備，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案整體掃描為電子檔案，變 “死檔案”為 “活信息”，逐步提高辦公自動化水平，方便辦事群眾查詢，提高辦事效率。

三是由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變。一是案卷集中管理。目前，由于條件所限，各二級單位辦公地點分散，檔案分散管理，給工作和服務帶來了極大的不便。應盡快統(tǒng)一管理內(nèi)容、標準，實行各門類檔案集中統(tǒng)一存放、統(tǒng)一管理。二是人員集中管理。通過挑選業(yè)務素質(zhì)高、工作責任心強的工作人員到檔案管理崗位，加強檔案管理隊伍建設，形成一支人員相對穩(wěn)定、熟悉經(jīng)辦業(yè)務、具備一定專業(yè)素質(zhì)的檔案管理工作隊伍。鑒于目前現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，建議按照“三步走”的模式整體推進。即一年切割打基礎(chǔ)、兩年整理求規(guī)范、三年實現(xiàn)集中化。一年切割打基礎(chǔ)就是在建章立制、制定檔案整理標準的基礎(chǔ)上不糾纏陳年舊賬，確保2012年檔案整理到位，樹立標桿和樣本。兩年整理求規(guī)范就是在2013、2014年集中人力物力按照由近及遠的順序整理歷年資料，確保本單位全部檔案整理規(guī)范、完整、齊全。三年實現(xiàn)集中化就是在2015年集中進行管理、利用。

四是由部門管理型向社會服務型轉(zhuǎn)變。為全面實行業(yè)務檔案集中管理，加強社會化服務功能，通過到周邊縣市區(qū)學習、調(diào)研，建議設立人社系統(tǒng)綜合性業(yè)務檔案管理中心，成為全額拔款事業(yè)單位，將檔案管理人員、檔案實行集中管理，面向社會服務業(yè)務檔案由各單位按標準整理后每年交由檔案管理中心集中管理，細化檔案管理收集的工作要求，使檔案管理具有系統(tǒng)性、完整性。

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