檔案部門應(yīng)對突發(fā)性自然災(zāi)害風(fēng)險的思考

文/劉利

突發(fā)性自然災(zāi)害不但會危及人類的生命及財產(chǎn),也會在一定程度上對不可再生資源的檔案造成破壞及損失。為了盡可能避免在自然災(zāi)害中檔案的損失，我們必須做好災(zāi)害發(fā)生前的防范工作，防止在災(zāi)難發(fā)生時丟失、損毀檔案資料。如何做好這些事前的防范工作是當(dāng)今檔案界面臨的巨大難題，值得深入地研究。

一、檔案風(fēng)險管理存在的主要問題

（一）檔案風(fēng)險管理銜接性差。檔案部門制定風(fēng)險計劃、風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險監(jiān)控和風(fēng)險報告等環(huán)節(jié)綜合起來，才能構(gòu)成一個完整的風(fēng)險管理工程。管理銜接性差是從三個方面闡述的，首先是從風(fēng)險計劃制定入手，檔案風(fēng)險管理計劃整體性差。主要是由于現(xiàn)在檔案館在制定風(fēng)險管理計劃時，大多數(shù)不是參考其他管理相關(guān)部門的計劃制定，就是按照個人多年形成經(jīng)驗履行，并沒有實事求是地針對檔案館自身情況制定計劃，所以實施起來就很盲目，缺乏針對性。其次是檔案風(fēng)險識別方面，風(fēng)險發(fā)生前我們應(yīng)當(dāng)正確識別出檔案所面臨的風(fēng)險，可對于新衍生的風(fēng)險，我們不能及時地對其進(jìn)行監(jiān)測和識別，因此無法從產(chǎn)生危害的根源消除風(fēng)險對檔案的危害。最后在風(fēng)險評估方面，由于評估方法和手段的限制，不能把不同價值的檔案資料和其可能面對的災(zāi)害等級結(jié)合起來進(jìn)行定性、定量的分析，不能為風(fēng)險管理的下一環(huán)節(jié)提供精準(zhǔn)的依據(jù)。

（二）檔案風(fēng)險管理系統(tǒng)性差。檔案風(fēng)險管理必須是完整、系統(tǒng)且涉及全局的管理工程，檔案風(fēng)險管理系統(tǒng)必須涉及從風(fēng)險發(fā)生前到風(fēng)險過后恢復(fù)檔案館工作的所有內(nèi)容。然而，事實并非如此，檔案風(fēng)險管理普遍存在條理不清晰、制度不規(guī)范、系統(tǒng)性不足、缺乏層次性、主次不分明等缺點。一旦發(fā)生突發(fā)性自然災(zāi)害，由于制度的不規(guī)范和條理不清等，使得檔案工作人員無法面對突如其來的災(zāi)害，不能及時采取相應(yīng)有效的應(yīng)對措施，從而使檔案資料得不到應(yīng)有的保護(hù)，遭受巨大的損害。

二、突發(fā)性自然災(zāi)害檔案風(fēng)險管理方法

（一）突發(fā)性自然災(zāi)害檔案風(fēng)險識別。檔案風(fēng)險識別是指通過運用各類辦法對大自然潛在的、尚未發(fā)生的自然災(zāi)害可能給檔案管理帶來的風(fēng)險和威脅進(jìn)行系統(tǒng)識別、辨認(rèn)和歸類，以了解風(fēng)險性質(zhì)、后果及影響因素等。一般而言，我們在進(jìn)行風(fēng)險識別前，必須充分深入地了解檔案風(fēng)險管理所需要達(dá)到的預(yù)期目標(biāo)。

（二）突發(fā)性自然災(zāi)害檔案風(fēng)險評估。突發(fā)性自然災(zāi)害對檔案造成的危害進(jìn)行評估就是通過對檔案的檢驗、管理和使用過程中遭受到自然災(zāi)害后的評判，測定出在受到災(zāi)害后，檔案的完整性、可用性及保密程度受損的情況，是在突發(fā)性自然災(zāi)害管理中必須采取的措施。目的是在于保證檔案質(zhì)量和安全性，是保管人員和檔案工作者增強防范意識，制定應(yīng)急措施的一種手段。

三、突發(fā)性自然災(zāi)害檔案應(yīng)對策略

檔案風(fēng)險的應(yīng)對是一個跨學(xué)科、跨部門的復(fù)雜工作，需要檔案管理、自然災(zāi)害研究等相關(guān)領(lǐng)域相互配合，共同參與，才能有效地應(yīng)對檔案風(fēng)險。

（一）檔案風(fēng)險控制策略。雖然，突發(fā)性自然災(zāi)害是不可避免的，其風(fēng)險因素是客觀存在的，但我們可以采取應(yīng)對措施防止檔案風(fēng)險事故的發(fā)生，比如，在檔案館的建設(shè)中，采取一些防雷、防電、防火、防水措施等等。從源頭上防止風(fēng)險出現(xiàn)，如果風(fēng)險因素不存在，那么風(fēng)險就會自然消失。對各種突發(fā)性自然災(zāi)害的風(fēng)險后果提前做到心中有數(shù)，當(dāng)災(zāi)害發(fā)生時，重點控制對檔案影響最大的風(fēng)險，并杜絕風(fēng)險連鎖、耦合現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）檔案風(fēng)險控制手段。人在風(fēng)險管理應(yīng)對的整個過程中，是最難的，也是最主要的因素。首先，人為影響貫穿在風(fēng)險的識別、評估、控制等環(huán)節(jié)中，每個人都可能導(dǎo)致檔案風(fēng)險事故的發(fā)生。其次，人的觀念、水平、能力、態(tài)度等差異較大，專業(yè)分工也不盡相同，責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)也各不相同。最后，隨著高新技術(shù)的不斷發(fā)展和日益進(jìn)步，現(xiàn)代技術(shù)對檔案風(fēng)險管理的貢獻(xiàn)將越來越大。應(yīng)用先進(jìn)的實時監(jiān)控系統(tǒng)，采用安全的信息技術(shù)，逐步完善的災(zāi)害預(yù)警預(yù)報系統(tǒng)等正在逐漸發(fā)揮作用。

總之，在災(zāi)害發(fā)生前建立良好的預(yù)警機制，防止災(zāi)害的突然發(fā)生，對致災(zāi)因素進(jìn)行風(fēng)險評估，制定出相應(yīng)的應(yīng)對措施，警鐘常鳴，未雨綢繆，對于在面臨突發(fā)災(zāi)害時把檔案損失減少到最低限度，具有重要的意義。

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