信息化環(huán)境下電力企業(yè)信息檔案管理的思考

文/王享秋

檔案的數(shù)量總是與經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展同步增長的，信息化能夠確保電力企業(yè)的整個檔案管理歷程趨于數(shù)字化。隨著企業(yè)的整合及隸屬關(guān)系的調(diào)整，當(dāng)前部分電力企業(yè)檔案管理工作突出的矛盾是檔案管理工作混亂。因此，加強(qiáng)電力企業(yè)信息檔案工作，實行檔案自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，是實現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必由之路，也是順應(yīng)電力企業(yè)建設(shè)數(shù)字化檔案室的時代要求。

一、電力企業(yè)信息檔案存在的問題

（一）信息檔案保密性受限制。信息檔案在內(nèi)容上擁有更多的變化性而且還不同于紙質(zhì)文件的固定形式，這樣的特性使得檔案保密性變?nèi)?。第一，信息檔案極易修改，而且是不留任何痕跡的改動，目前已有一些處理技術(shù)可避免偽造電子信息和在 “原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性相較于紙質(zhì)文件仍然更大，如此造成讓人難以把握其內(nèi)容原貌的困難。第二，信息檔案不再具有紙質(zhì)文件的特定字跡，使用者可以按需用各種字體、字號將電子文件輸出，這樣字跡的原始性無法再得到分辨。第三，不能為每一份信息檔案蓋印或親自簽名，也就不能從印章或簽署的字跡來判斷一份檔案信息是否為原件。上述問題皆對電力信息檔案的保密性提出了更嚴(yán)峻的考驗，伴隨網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)的日益完善，要做到對進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件絕對保密就更難了。

（二）信息檔案管理的規(guī)范程度不足。當(dāng)前多數(shù)電力企業(yè)都存在檔案管理規(guī)范程度過低的問題，這些不規(guī)范之處通常體現(xiàn)在文件檔號、卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等，還有很多檔案文件內(nèi)缺少卷內(nèi)目錄，一些卷宗組卷不規(guī)范等也是常常發(fā)生的現(xiàn)象。此外，檔案檢索效率不高也是普遍存在的問題之一，基層電力企業(yè)所采用的檢索方式一般分為人工檢索和電子檢索兩種類型，但人工檢索的方法目前仍然被多數(shù)電力企業(yè)所選擇，一些信息檔案管理人員經(jīng)過多年的工作實踐，自己自主研制出了很多檢索工具，他們錯誤地認(rèn)為檢索工具運(yùn)用得多更能夠提升檔案管理質(zhì)量，追求多而不求精。

（三）企業(yè)檔案管理人員要求高。

電子信息化要求管理人員具有一定知識層次及先進(jìn)技術(shù)水平，不僅僅只是滿足一般電腦操作及懂得紙質(zhì)檔案管理理論、方法、技術(shù)就能勝任的。在信息檔案管理人員中，多數(shù)還存在學(xué)歷偏低、知識面窄、進(jìn)修機(jī)會少、缺乏系統(tǒng)檔案知識培訓(xùn)。盡管有個別電力企業(yè)引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備，但仍然難以發(fā)揮最大作用，檔案管理信息化就更談不上了。這些問題都說明企業(yè)檔案管理人員技術(shù)水平、文化知識亟待提高。

二、利用辦公自動化加強(qiáng)企業(yè)信息檔案管理對策

《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十五”計劃》把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點之一，明確了 “十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效等。為此，我們加強(qiáng)電力企業(yè)信息檔案管理需要從以下幾點入手。

（一）加強(qiáng)信息檔案儲存設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)信息安全性。信息檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中存在一定的安全風(fēng)險性，為此，要更重視這個環(huán)節(jié)，有針對性地加強(qiáng)檔案儲存設(shè)備的安全性，其方法有：檢查、更新、升級、維修相關(guān)軟硬件，定期檢測、維護(hù)與清理相關(guān)設(shè)施與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，設(shè)立以此為職責(zé)的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期備份與更新存檔的文件，特別是重要的文書文件，其次注意加強(qiáng)身份驗證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻等相關(guān)措施，以此來提升設(shè)備的安全性，做到最大限度地保護(hù)電子檔案在傳輸、儲存、運(yùn)用操作過程中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。同時必須遵照相關(guān)的要求，應(yīng)用辦公自動化進(jìn)行信息檔案管理，不能擅自修改與下載，在使用過程中最大限度的防止其他用戶對信息文件進(jìn)行非法使用或者隨意修改，從而更好的提高其安全性。

（二）分步推進(jìn)信息檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。在 《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十五”計劃》推出總體規(guī)劃條件下，堅持從實際出發(fā)，制定符合要求的電力企業(yè)分期方案。做到重視所有檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)：特殊性與安全性，由此構(gòu)建完善的系統(tǒng)平臺，同時規(guī)范管理模式，達(dá)到實現(xiàn)電力企業(yè)內(nèi)部自動化辦公的要求。最后，積累信息檔案數(shù)據(jù)，而且做到長期堅持這個過程。所以，只有從實際出發(fā)，根據(jù)電力企業(yè)現(xiàn)有的資源并加以充分利用，明確階段性的目標(biāo)，并通過現(xiàn)在電力企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)狀，做到分步推進(jìn)，最終才能實現(xiàn)電力檔案信息化管理。最后加強(qiáng)正確的信息檔案服務(wù)意識與技能，做到最好的狀態(tài)。

（三）提升檔案信息文件的管理力度。隨著計算信息管理網(wǎng)的構(gòu)建與辦公自動化的應(yīng)用發(fā)展，很多重要文件被上傳到網(wǎng)上。上傳之前，需要根據(jù)信息管理部門的標(biāo)準(zhǔn)來轉(zhuǎn)換相關(guān)的文件格式，進(jìn)而有效保障文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性以及實用性。針對部分沒有輸送到計算信息管理網(wǎng)上，且具有一定的保存價值的電子文檔檔案，應(yīng)該通過電子文件的形式實現(xiàn)編目整理，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)诫娏n案相關(guān)部門，也可以充分利用信息管理網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，建立企業(yè)各部門之間檔案電子文檔傳遞的專屬網(wǎng)絡(luò)，最終形成檔案歸檔專用的子系統(tǒng)。將傳輸與未傳輸?shù)骄W(wǎng)上，并且具有保存價值的電子文件能利用這個系統(tǒng)做好電力檔案部門傳輸工作。電力檔案部門再經(jīng)過辦公自動化與信息管理部門的相互調(diào)節(jié)之后，作出對歸檔電子文件的格式要求標(biāo)準(zhǔn)。不管使用哪種方式進(jìn)行歸檔，都需要經(jīng)過電子文件根據(jù)相關(guān)格式標(biāo)準(zhǔn)來實現(xiàn)編目整理，之后再傳輸給檔案部門。杜絕未經(jīng)過檔案部門實現(xiàn)自由下載，這是為了確保每一個檔案文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與可靠性。另外，還應(yīng)該注意的是電力檔案部門所接受的文件需要存入光盤，但是盡量不使用磁盤進(jìn)行儲存。

（四）加強(qiáng)技能培訓(xùn)，提升電力企業(yè)管理人員的綜合素質(zhì)。電力企業(yè)檔案管理工作的政策性使信息檔案管理人員的工作任重道遠(yuǎn)。加強(qiáng)企業(yè)員工的檔案工作，組建或打造一支專業(yè)化的檔案管理隊伍，這是電力企業(yè)檔案辦公室領(lǐng)導(dǎo)的重要任務(wù)，這就需要企業(yè)在選配相關(guān)管理人員時，有幾個重要條件。首先要作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、政治上可靠。其次要確實能夠在實踐工作中堅持原則和立場，能夠迅速適應(yīng)科技信息更新，這樣的專業(yè)管理工作人員才能更有效的擔(dān)任單位的信息檔案管理工作。除此之外的另一個重要任務(wù)是著重對信息檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，單位要定期組織這些人員培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，提高工作人員的管理知識。另外，工作人員要充分了解管理信息檔案的重要性，有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，在實踐中不斷掌握收集、鑒別、歸檔材料、整理、裝訂檔案的相關(guān)技術(shù)，切實把檔案管好。在新時期擔(dān)任檔案管理工作，只有做到努力學(xué)習(xí)、掌握科學(xué)管理原則和方法，不斷提高工作人員素質(zhì)方面，才能更好地提升電力企業(yè)信息檔案管理工作的整體水平。

三、結(jié)語

綜上所述，搞好信息檔案管理工作是一項長期、全面而又具體的工作。檔案網(wǎng)絡(luò)化、自動化、信息化的實現(xiàn)是需要所有檔案人員的積極參與與配合，作為電力企業(yè)信息檔案的管理人員，必須積極開展自學(xué)，使自己具備應(yīng)有的知識存量和敏銳的信息意識、良好的信息道德和信息處理能力，使電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。

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