新形勢下的船閘管理如何充分發(fā)揮辦公室功能

文/朱延虎

辦公室是船閘管理所的一個重要組成部門，隨著新一輪的機構(gòu)改革不斷深入，辦公室的工作和地位機就日顯重要，任務(wù)日益加重，要求越來越高。絕不再是以前簡簡單單地收發(fā)文，來人接待等繁瑣的雜事了。辦公室擔負著上情下達、對外交往和后勤服務(wù)等繁重的工作，處于協(xié)調(diào)單位各部門、連接領(lǐng)導和基層的樞紐地位，是單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)等職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富的經(jīng)驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個單位工作帶來被動或造成損失。下面就如何充分發(fā)揮辦公室的職能和提供更好的服務(wù)簡單地談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

一、工作效率要高，形象要好。辦公室是船閘管理所重要綜合辦事機構(gòu)，是承上啟下，聯(lián)系左右，協(xié)調(diào)各方的橋梁和紐帶，是面向社會的重要窗口。一方面，對于上、下級和其它兄弟單位來說，辦公室是信息網(wǎng)絡(luò)中心，處于聯(lián)絡(luò)站的地位，是聯(lián)絡(luò)上下左右，溝通四面八方的窗口。辦公室負責接收處理上級和兄弟單位的來文來函，接待上級領(lǐng)導的視察、檢查和兄弟單位負責人的來訪；處理各種公務(wù)往來，接待來訪船員等等。一般與外界的聯(lián)系，首先都要經(jīng)過辦公室，領(lǐng)導要得到外界的各種信息，也首先是通過辦公室這個 “窗口”。因此，辦公室工作效率要高，形象要好，真正成為高效務(wù)實的辦事部門，體現(xiàn)單位的風貌。另一方面，辦公室是單位的門面，是代表單位處理問題、辦理事務(wù)、反映領(lǐng)導意圖的，辦公室工作人員的工作做得怎樣，作風好壞，直接體現(xiàn)單位的形象和風貌。

二、樹立服務(wù)意識，認真履行好工作職能。要做好辦公室的工作，必須強化服務(wù)意識，提倡奉獻精神。認真做好辦文、辦會、辦事等日常工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，把工作想在前，做在前，要講效率，嚴格要求，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。辦公室服務(wù)工作搞得好不好，能不能讓領(lǐng)導滿意、員工滿意，是衡量政秘工作的根本標準。這就要求辦公室工作人員必須把服務(wù)于全局和服務(wù)于職工群眾作為工作的出發(fā)點和落腳點，把參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)三項職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排，做到調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)圍繞領(lǐng)導轉(zhuǎn)，服務(wù)圍繞大家轉(zhuǎn)，信息圍繞決策轉(zhuǎn)，從而使工作目標更加明確，責任更加清晰，工作落實更加到位。

三、心態(tài)要好、奉獻意識要強。有人把辦公室稱為 “管家”，無事不管，無事不問，從年頭忙到年尾，常常有假難休，加班加點，既辛苦又清貧。沒有吃苦耐勞的作風，沒有無私奉獻的精神，是難以做好辦公室工作的。辦公室人員必須樹立不計較個人得失、為事業(yè)而獻身的崇高精神，要正確處理苦與樂、得與失、個人利益與集體利益的關(guān)系，吃苦在前，享受在后，樂于奉獻；要不為名利、埋頭苦干、任勞任怨；要經(jīng)受得起各種誤解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有強烈的事業(yè)心、責任感和榮譽感，以只爭朝夕、無私奉獻的精神投入工作。

四、轉(zhuǎn)變工作作風，改進工作方法。辦公室工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切聯(lián)系，要做好辦公室工作要理清思路，分清輕重緩急，統(tǒng)籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。對工作中的矛盾要善于思考，要有強烈的事業(yè)心和責任感，增強工作效率。工作要腳踏實地，真抓實干，力減浮夸，在工作任務(wù)較重較多時要冷靜思考，一一落實，工作要講實話，向領(lǐng)導報實情，不能報喜不報憂，投其所好。另外要注意工作要以事業(yè)為重，不能摻雜個人感情，憑個人意志辦事，要做到對工作象夏天般火熱，對同志象春天般溫暖，為同志多辦事，辦好事。對外杜絕 “門難進，臉難看，話難聽，事不辦”的作風，要堂堂正正做人，清清白白處事，踏踏實實干事。辦公室還要建立嚴格規(guī)范的工作制度、辦事程序，這是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和保證，使辦公室納入制度化、規(guī)范化、科學化的管理軌道，提高辦公室的整體工作效率。

五、加強學習，不斷提高自身素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣、如不注意加強學習和不斷更新認識就無法勝任工作，無法執(zhí)行領(lǐng)導決策，維持單位工作秩序。平常即要注意加強學習還要研究政策法規(guī)，加強調(diào)查研究。提高自身素質(zhì)，除加強學習外，還要注重自身的形象。辦公室要有一個好的精神面貌，待人接物文明禮貌，談吐自然和諧，對突發(fā)事件要根據(jù)領(lǐng)導意圖做好工作，處理好問題，遇事要 “三思而行”，辦事要果斷，不要拖泥帶水，延誤工作，給單位工作帶來不良后果和影響。樹立政治意識、大局意識、服務(wù)意識、團結(jié)協(xié)作、努力工作，辦公室的工作光榮而繁重，正面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。辦公室作為承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀咨詢的核心機構(gòu)，如何深入開展業(yè)務(wù)研究，提高辦公管理的科學化、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平，促進職工提高素質(zhì)、更新知識、增強能力，必然成為新一輪改革過程中一項重要而嶄新的課題。

[1]孫長久.做好辦公室工作之探討 [J].糧食科技與經(jīng)濟，1994年,04期

[2]劉家和.淺談辦公室工作的四種管理模式 [J].秘書工作，2005,(2)

[3]劉京明.做好黨委辦公室工作的 “五形術(shù)” [J]領(lǐng)導科學，2011年06期