文/朱延虎
辦公室是船閘管理所的一個重要組成部門,隨著新一輪的機構(gòu)改革不斷深入,辦公室的工作和地位機就日顯重要,任務(wù)日益加重,要求越來越高。絕不再是以前簡簡單單地收發(fā)文,來人接待等繁瑣的雜事了。辦公室擔負著上情下達、對外交往和后勤服務(wù)等繁重的工作,處于協(xié)調(diào)單位各部門、連接領(lǐng)導和基層的樞紐地位,是單位的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)等職能,這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性,工作具有超前性和豐富的經(jīng)驗。不論是辦文、辦事、辦會,還是管理、服務(wù)、協(xié)調(diào),任何一個環(huán)節(jié)出了問題,都會產(chǎn)生很大的影響,甚至給整個單位工作帶來被動或造成損失。下面就如何充分發(fā)揮辦公室的職能和提供更好的服務(wù)簡單地談?wù)勛约旱目捶ā?/p>
一、工作效率要高,形象要好。辦公室是船閘管理所重要綜合辦事機構(gòu),是承上啟下,聯(lián)系左右,協(xié)調(diào)各方的橋梁和紐帶,是面向社會的重要窗口。一方面,對于上、下級和其它兄弟單位來說,辦公室是信息網(wǎng)絡(luò)中心,處于聯(lián)絡(luò)站的地位,是聯(lián)絡(luò)上下左右,溝通四面八方的窗口。辦公室負責接收處理上級和兄弟單位的來文來函,接待上級領(lǐng)導的視察、檢查和兄弟單位負責人的來訪;處理各種公務(wù)往來,接待來訪船員等等。一般與外界的聯(lián)系,首先都要經(jīng)過辦公室,領(lǐng)導要得到外界的各種信息,也首先是通過辦公室這個 “窗口”。因此,辦公室工作效率要高,形象要好,真正成為高效務(wù)實的辦事部門,體現(xiàn)單位的風貌。另一方面,辦公室是單位的門面,是代表單位處理問題、辦理事務(wù)、反映領(lǐng)導意圖的,辦公室工作人員的工作做得怎樣,作風好壞,直接體現(xiàn)單位的形象和風貌。
二、樹立服務(wù)意識,認真履行好工作職能。要做好辦公室的工作,必須強化服務(wù)意識,提倡奉獻精神。認真做好辦文、辦會、辦事等日常工作,變被動服務(wù)為主動服務(wù),把工作想在前,做在前,要講效率,嚴格要求,不斷提高服務(wù)質(zhì)量。辦公室服務(wù)工作搞得好不好,能不能讓領(lǐng)導滿意、員工滿意,是衡量政秘工作的根本標準。這就要求辦公室工作人員必須把服務(wù)于全局和服務(wù)于職工群眾作為工作的出發(fā)點和落腳點,把參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)三項職能統(tǒng)籌兼顧,合理安排,做到調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn),協(xié)調(diào)圍繞領(lǐng)導轉(zhuǎn),服務(wù)圍繞大家轉(zhuǎn),信息圍繞決策轉(zhuǎn),從而使工作目標更加明確,責任更加清晰,工作落實更加到位。
三、心態(tài)要好、奉獻意識要強。有人把辦公室稱為 “管家”,無事不管,無事不問,從年頭忙到年尾,常常有假難休,加班加點,既辛苦又清貧。沒有吃苦耐勞的作風,沒有無私奉獻的精神,是難以做好辦公室工作的。辦公室人員必須樹立不計較個人得失、為事業(yè)而獻身的崇高精神,要正確處理苦與樂、得與失、個人利益與集體利益的關(guān)系,吃苦在前,享受在后,樂于奉獻;要不為名利、埋頭苦干、任勞任怨;要經(jīng)受得起各種誤解、委屈和挫折,包容得起酸甜苦辣;要有強烈的事業(yè)心、責任感和榮譽感,以只爭朝夕、無私奉獻的精神投入工作。
四、轉(zhuǎn)變工作作風,改進工作方法。辦公室工作千頭萬緒,每一項工作都與全局有著密切聯(lián)系,要做好辦公室工作要理清思路,分清輕重緩急,統(tǒng)籌兼顧,合理安排,忙而不亂,緊張有序。對工作中的矛盾要善于思考,要有強烈的事業(yè)心和責任感,增強工作效率。工作要腳踏實地,真抓實干,力減浮夸,在工作任務(wù)較重較多時要冷靜思考,一一落實,工作要講實話,向領(lǐng)導報實情,不能報喜不報憂,投其所好。另外要注意工作要以事業(yè)為重,不能摻雜個人感情,憑個人意志辦事,要做到對工作象夏天般火熱,對同志象春天般溫暖,為同志多辦事,辦好事。對外杜絕 “門難進,臉難看,話難聽,事不辦”的作風,要堂堂正正做人,清清白白處事,踏踏實實干事。辦公室還要建立嚴格規(guī)范的工作制度、辦事程序,這是做好辦公室工作的基礎(chǔ)和保證,使辦公室納入制度化、規(guī)范化、科學化的管理軌道,提高辦公室的整體工作效率。
五、加強學習,不斷提高自身素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣、如不注意加強學習和不斷更新認識就無法勝任工作,無法執(zhí)行領(lǐng)導決策,維持單位工作秩序。平常即要注意加強學習還要研究政策法規(guī),加強調(diào)查研究。提高自身素質(zhì),除加強學習外,還要注重自身的形象。辦公室要有一個好的精神面貌,待人接物文明禮貌,談吐自然和諧,對突發(fā)事件要根據(jù)領(lǐng)導意圖做好工作,處理好問題,遇事要 “三思而行”,辦事要果斷,不要拖泥帶水,延誤工作,給單位工作帶來不良后果和影響。樹立政治意識、大局意識、服務(wù)意識、團結(jié)協(xié)作、努力工作,辦公室的工作光榮而繁重,正面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。辦公室作為承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀咨詢的核心機構(gòu),如何深入開展業(yè)務(wù)研究,提高辦公管理的科學化、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平,促進職工提高素質(zhì)、更新知識、增強能力,必然成為新一輪改革過程中一項重要而嶄新的課題。
[1]孫長久.做好辦公室工作之探討 [J].糧食科技與經(jīng)濟,1994年,04期
[2]劉家和.淺談辦公室工作的四種管理模式 [J].秘書工作,2005,(2)
[3]劉京明.做好黨委辦公室工作的 “五形術(shù)” [J]領(lǐng)導科學,2011年06期