淺析檔案管理信息化

文/煙臺市芝罘區(qū)人力資源和社會保障局 邢海英

隨著信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應用，檔案管理工作的管理水平和管理效率得到了大幅度的提升。但是因為檔案管理信息化中觀念、設備、人的因素的影響，使得檔案管理信息化沒有充分發(fā)揮其自身的優(yōu)勢。所以，在新時期克服檔案管理信息化中存在的問題才能不斷地提高檔案管理的信息化水平。

一、檔案管理信息化的重要意義

檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。檔案管理信息化是指利用計算機和網(wǎng)絡對檔案信息進行收集、傳輸以及儲存的活動。主要包括檔案信息數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡化、檔案信息一體化三個方面。

（一）有助于轉(zhuǎn)變檔案管理模式

檔案管理信息化的實現(xiàn)可使檔案管理部門從封閉性管理走向開放性管理，使檔案管理方式從檔案保管和檔案利用向檔案信息化采集、管理和服務轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)檔案資源的合理配置，為檔案信息使用者提供更好的服務。

（二）有助于提高檔案管理效率

對于建立檔案的人和查閱檔案的人來說，因為信息化檔案的存在會使檔案管理工作變得方便快捷。

（三）有助于擴大檔案服務范圍

在檔案信息化管理中，檔案信息實現(xiàn)了數(shù)字化，可以很容易進行拷貝。并且總信息占據(jù)的空間較小，也很容易儲存和快速傳輸，確保能及時將檔案信息傳遞給需要的人員，從而最大限度的挖掘檔案信息的價值，提高檔案信息的利用率。

（四）有助于為決策提供強力支持

檔案管理的信息化建設能提供完整、可靠的信息，不但企業(yè)員工可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高工作效率。而且，通過對檔案信息的綜合性分析，能為領(lǐng)導決策提供最完備的檔案資料支持。

二、檔案管理信息化中存在的問題

雖然檔案管理信息化給檔案管理工作帶來了諸多好處，但是利用信息技術(shù)開展檔案管理工作也存在著一定的問題。具體體現(xiàn)在以下幾個方面：1.檔案信息化管理意識薄弱。2.檔案信息資源開發(fā)表層化。3.檔案信息開發(fā)標準缺乏統(tǒng)一性。4.檔案管理信息化安全保密意識仍需增強。

三、加強檔案管理信息化建設的幾點建議

（一）提高檔案管理信息化意識

檔案管理部門領(lǐng)導要高度重視，積極發(fā)揮推動作用，幫助檔案管理人員解決工作中實際存在的困難和問題，并把檔案管理信息化納入本單位工作計劃和考核范圍，提高檔案管理等部門對檔案管理信息化重要性的認識。同時，加大對檔案法律與法規(guī)的宣傳力度，增強檔案管理人員的責任意識。

（二）配備完善基礎設施

檔案管理信息化工作能夠得以有效開展，加強基礎設施建設是重要基礎?；诖耍瑱n案管理部門應針對自身檔案工作的實際，根據(jù)現(xiàn)有的人力、財力，制定切實可行的檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃，穩(wěn)妥推進檔案管理信息化基礎設施建設進程，保障信息化建設健康有序發(fā)展。

（三）建立完善管理制度

一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，從而有效地對檔案管理人員的工作行為進行規(guī)范和控制；二是制定必要的安全措施，特別是要確保電子文件和電子檔案的安全性與完整性，杜絕出現(xiàn)丟失和泄漏等情況。

（四）建立統(tǒng)一的檔案管理標準

檔案管理信息化是一種管理手段，其目的是實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。由于在檔案管理中各個環(huán)節(jié)的工作方法千差萬別，所以建立統(tǒng)一的管理標準是檔案管理信息化的重要保證。

（五）增強檔案管理信息化的安全性

在對檔案管理信息化的相關(guān)政策進行認真研究的基礎上，對各種信息資料的密級進行嚴格界定，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。

（六）加強檔案管理隊伍建設

檔案信息化建設的質(zhì)量關(guān)鍵是人才隊伍。要將思想品質(zhì)好、紀律觀念強、業(yè)務水平高、工作能力強、懂計算機技術(shù)和信息技術(shù)的同志放到檔案管理工作崗位上。并根據(jù)檔案現(xiàn)代化管理對硬、軟件的要求，注重引進和培養(yǎng)復合型人才。

總之，實現(xiàn)檔案管理信息化不是一蹴而就之事，在其發(fā)展的過程中肯定會出現(xiàn)各種各樣的問題，對于檔案管理部門而言，認準發(fā)展方向、樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念、掌握現(xiàn)代化的管理知識和操作技術(shù)，才能使檔案管理工作緊跟時代發(fā)展步伐，適應社會經(jīng)濟發(fā)展需要。

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