文/四川省醫(yī)學(xué)科學(xué)院;四川省人民醫(yī)院 鄧軍
在衛(wèi)生人事改革不斷推進(jìn)過程中,人員編制仍然是制約醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展的一個主要因素,一個單位要發(fā)展,在編制內(nèi)人員不足的情況下,不得不通過編制外的工作人員來調(diào)劑、補充。編制外聘用人員不斷增加,所承擔(dān)的工作任務(wù)越來越重要,但其檔案的管理和利用往往沒有給予足夠的重視,導(dǎo)致他們的人事檔案管理不規(guī)范、存放有風(fēng)險、利用程度不高。
醫(yī)院編外人事檔案主要包括職工在工作過程中思想政治、專業(yè)能力、科研水平、德能勤績的客觀真實記錄,是職工學(xué)歷變動、職稱晉升、工資增減、獎懲情況、政治面貌等具體方面的詳實反應(yīng)。改善醫(yī)院人才編制滯后,人才配置受限的被動局面,落實國家新醫(yī)改強調(diào)建立能進(jìn)能出、能上能下的靈活用人機制的政策方針,檔案管理在醫(yī)院人才建設(shè)發(fā)展中舉足輕重的作用日趨凸顯。編外人員檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)等弊端也日漸成為各大醫(yī)院人事部門積極探討的熱點話題。
當(dāng)下,醫(yī)院對于編外人員的檔案管理主要采取人事代理的辦法,有償?shù)膶⒕幫馊藛T檔案寄存在當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行?,這種托管的方法造成職工與檔案不在同一單位,導(dǎo)致人事檔案不能及時完善、及時更新、及時提取所需信息資源,在一定程度上削弱了檔案的利用價值,間接縮小了醫(yī)院對檔案的利用范疇。
1.檔案不能及時更新,出現(xiàn)“老化”現(xiàn)象。由于國家沒有健全的編外人員人事檔案管理辦法,編外人員管理依照《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行①,編外人員的檔案的材料補充、材料完善、材料遞交工作均由醫(yī)院人事部門相關(guān)人員完成,而由于醫(yī)院人事工作的繁忙性、資料整理的復(fù)雜性導(dǎo)致人事檔案信息的提取、傳輸、交流環(huán)節(jié)困難,醫(yī)院不能第一時間到人才交流中心充實、更新人事檔案,造成一定時間內(nèi)職工檔案的“脫節(jié)”與“老化”現(xiàn)在普遍存在。
2.不能為醫(yī)院人才培養(yǎng)規(guī)劃、用人決策提供合理依據(jù)。人才發(fā)展是制定科學(xué)性、可行性、前瞻性醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的重要前提和基礎(chǔ),醫(yī)院要發(fā)展,人才是第一要素,打破任人唯親的人才培養(yǎng)規(guī)劃、制定任人唯賢的用人決策是醫(yī)院要發(fā)展、要前進(jìn)的必要基石,而作為記錄職工、干部思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、德能勤績的人事檔案,是職工學(xué)習(xí)、工作的客觀真實反映,理應(yīng)成為醫(yī)院人才培養(yǎng)、用人決策的第一手參考資料,但由于“人檔分離”,造成這第一手資料的不準(zhǔn)確、不完善、無法及時更新,削弱其在醫(yī)院人才發(fā)展、人才培養(yǎng)戰(zhàn)略中的依據(jù)性作用,使醫(yī)院的人才培養(yǎng)、用人決策缺少科學(xué)、客觀的真實依據(jù)。
1.領(lǐng)導(dǎo)對檔案認(rèn)識性不夠。隨著人民對醫(yī)療衛(wèi)生資源的需求日益擴大,醫(yī)院擴大自身人力資源的發(fā)展規(guī)模、為社會提供更多方便、快捷的衛(wèi)生資源符合新時代人們對醫(yī)院賦予的社會責(zé)任感,而補充編外人員作為醫(yī)院人力資源發(fā)展中占有舉足輕重的地位,然而,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層并未轉(zhuǎn)換“編外人員是臨時人員”的觀念,對編外人員的職稱晉升、工資審核、工作調(diào)整等重視程度不夠②,尤其是提拔為科室、部門領(lǐng)導(dǎo),編外人員所占比例更小,對編外人員的不重視直接導(dǎo)致對編外人員人事檔案的重要程度的忽視,導(dǎo)致檔案在選拔人才過程中的價值大打折扣。
2.職工對檔案認(rèn)識性不夠。完善的人事檔案是記錄一個人一生學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷的真實載體,是上級部門選調(diào)人員、職務(wù)晉升的重要參考,更是醫(yī)院人員配備、結(jié)構(gòu)比例、技術(shù)力量和綜合素質(zhì)的重要衡量指標(biāo),由于一部分人并不知道納入檔案的具體文件資料及其重要意義,使填寫資料的內(nèi)容缺少嚴(yán)謹(jǐn)性、規(guī)范性、完整性,導(dǎo)致檔案內(nèi)容不充實,不具體,醫(yī)院人事部門工作人員不能很好的完成人事檔案的“補充”與“鏈接”,甚至出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象。
3.學(xué)校對檔案認(rèn)識性不夠。由于部分醫(yī)院編外人員人事檔案是職工直接到人才交流中心存放,并沒有經(jīng)過醫(yī)院人事部門這道關(guān)卡,部分學(xué)校尤其是大中專院校對學(xué)生的檔案管理保密意識不強,甚至出現(xiàn)將檔案發(fā)放給學(xué)生造成“自揣檔”的現(xiàn)象層出不窮,部分剛畢業(yè)學(xué)生到醫(yī)院入職報道后,未及時將人事檔案存放到人才交流中心,極個別甚至出現(xiàn)私自拆檔案、涂改檔案的現(xiàn)象,造成檔案歸檔延遲、檔案內(nèi)容可信度不高的局面。
檔案管理人員不僅僅需要按時、按量的將職工檔案歸檔,還要求“按值”歸檔,這里的“按值”指的是價值,根據(jù)一般醫(yī)院節(jié)約人力資源成本管理思維,同時,由于人事檔案管理工作近年來才逐漸走入公眾視線,因為前期的不重視,人事部門分管檔案工作的人員一般是醫(yī)院行政人員或是從臨床醫(yī)護(hù)人員中選調(diào)而來③,因受到其專業(yè)性的限制,導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)“短板”,不能及時規(guī)范提取有用資料,導(dǎo)致人事檔案工作嚴(yán)重滯后,阻礙醫(yī)院人事工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
21世紀(jì)不僅僅是人才競爭的時代,同時也是現(xiàn)代化信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代,打造人事檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立能體現(xiàn)科技性、先進(jìn)性、秩序性的區(qū)域資源共享人才網(wǎng)絡(luò)是醫(yī)院提高管理水平、服務(wù)水平、技術(shù)水平的強有力舉措。以地區(qū)為單位,充分應(yīng)用統(tǒng)計學(xué)工具,本著高效、經(jīng)濟、迅捷的原則,建立準(zhǔn)確性高、檢索速度快、實用性強的區(qū)域內(nèi)常住醫(yī)藥衛(wèi)生人才人事檔案管理網(wǎng)絡(luò),使傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑碾娔X遠(yuǎn)程控制,將編制內(nèi)、編制外人員人事檔案納入統(tǒng)一系統(tǒng)管理,同時以身份證號作為唯一登陸、識別標(biāo)志,在堅持保密原則,防止失密泄密的前提下④,使單位、個人都能在一定范圍內(nèi)查詢可以公布的相關(guān)信息,拓寬檔案價值利用范圍,醫(yī)院也可以遠(yuǎn)程調(diào)控,隨時更新職工人事檔案內(nèi)容,使人事管理逐漸走向現(xiàn)代化信息技術(shù)的列車,有力的保證檔案的真實性、實時性、客觀性,用先進(jìn)的技術(shù)手段杜絕“死檔”“斷檔”發(fā)生。
完善、充實的人事檔案內(nèi)容不僅僅是職工個人的“大份履歷證明”,同時也應(yīng)該是經(jīng)歷與經(jīng)驗的結(jié)合體,在新一輪醫(yī)改進(jìn)行的熱火朝天之際,合理調(diào)控醫(yī)院人力資源賦予人事檔案管理新要求,醫(yī)院人事檔案管理人員有義務(wù)、有責(zé)任即使補充完善職工人事檔案,職工也要求務(wù)必要認(rèn)真填寫各項相關(guān)材料。醫(yī)院要對人事檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范化培訓(xùn),使其明白需要納入檔案的具體材料,檔案內(nèi)容不僅僅只是履歷材料、各類證書、考核鑒定材料、勞動合同、社保薪資材料等基本材料,還要將醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、病人滿意度、病人投訴、處方合格率、病歷書寫合格率、科研立項、實習(xí)生帶教等納入專業(yè)能力考核,為醫(yī)院遠(yuǎn)期人才規(guī)劃、人才培養(yǎng)、干部任免作為參考的重要依據(jù)。歸檔整理時,資料不能大同小異,千篇一律,要去偽存真,根據(jù)個人具體情況突出個人特性,如科研方面攻堅克難、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)高尚常收到病人錦旗等,做到有序、整潔、美觀、清楚的編排要求。同時對職工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn),將要納入檔案的材料詳細(xì)講解,宣講人事檔案對于職稱晉升、工作增減、干部任免、人事調(diào)動等方面所起的重要意義,提高其重視檔案資料填寫意識,從根源上提升人事檔案質(zhì)量,盤活醫(yī)院人力資源,為醫(yī)院建立高素質(zhì)醫(yī)療人才梯隊打下堅實的基礎(chǔ)。
醫(yī)院編外人事檔案管理人員作為架起人才交流中心與編外職工的強有力橋梁,在人事檔案管理工作中處于主導(dǎo)地位,要從思想上消除傳統(tǒng)的“等、靠、要”管理模式,強化嚴(yán)格管理意識,發(fā)揮創(chuàng)新思維,更新服務(wù)觀念,變管理為服務(wù),人事部門從監(jiān)督地位轉(zhuǎn)換為指導(dǎo)地位,制定專業(yè)化、個性化、特定化的檔案服務(wù)方案,做到按章操作、依法辦事,主動積極的督促、收集、整理、歸納職工檔案信息,醫(yī)院和人才交流中心建立聯(lián)合管理溝通渠道,定時、定期與人才交流中心取得聯(lián)系,及時將收納的新信息送入到人才中心歸檔,加強與人才交流中心管理人員工作溝通,保質(zhì)保量的完成每月、每季、每年職工人事檔案信息更新、完善,在不斷實踐中提高管理能力,打造人事檔案精品管理體系⑤。
注釋:
①李玲.聘用員工檔案管理面臨的問題與對策[J].中國誤診學(xué)雜志,2011.11(22):5405.
②張惠琴.新時期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué),2012.18(16:28-29.
③羅江玉.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國管理信息化,2011.14(15):89.
④王丹虹.計算機系統(tǒng)在人事管理中的應(yīng)用[N].科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2012.4::44.
⑤曾雪蘭.聘用制人員的人事檔案管理現(xiàn)狀分析與設(shè)想[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥,2012.19(6):161-162.