基于SAP的采購系統(tǒng)設計

曹 晰1，浦 曲2

(1.大連電機集團，遼寧大連 116044；2.大連東軟信息學院，遼寧大連 116023)

1 項目研究背景

目前ERP實施主要強調(diào)將企業(yè)內(nèi)部價值鏈上所有功能活動加以整合，改善企業(yè)的內(nèi)部管理，以降低成本，提高管理效益，并成功應用于生產(chǎn)、重工、財務、銷售等業(yè)務的管理和控制。但是采購環(huán)節(jié)尤其是非生產(chǎn)性采購的管理還是一個薄弱點，而非生產(chǎn)性的采購涉及的采購金額在某公司每年都有幾億人民幣。要降低采購運營成本，提高資金利用率，減低庫存，并充分利用集團規(guī)模采購的優(yōu)勢，提高采購信息的溝通效率成為實現(xiàn)這一目標的瓶頸。從企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)技術角度來分析，由于配件的BOM(Bill ofMaterial，物料清單）結構非常復雜，利用進口專利所附的圖紙和老式的計算機管理軟件已經(jīng)很難滿足其產(chǎn)品結構變更及工藝升級的管理。其次，從企業(yè)供應鏈角度來分析，原材料的采購環(huán)節(jié)、半成品的加工環(huán)節(jié)、零配件的組裝環(huán)節(jié)及最后成品的銷售環(huán)節(jié)伴隨著復雜的工藝路線，協(xié)同作業(yè)存在一定難度，當銷售計劃進行調(diào)整時，生產(chǎn)和采購計劃很難做到即時變更。最后，從企業(yè)財務角度來分析，由于原材料價格波動較大，生產(chǎn)工藝復雜及人工投入不穩(wěn)定，所以成本核算環(huán)節(jié)往往不精確，整個產(chǎn)業(yè)的利潤空間需要較為精確的成本發(fā)布作為依據(jù)進行評估核算[1]。

針對以上需求定義，該項目所實施的范圍便確定在ERP領域。ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP（物料需求計劃）發(fā)展而來的新一代集成化管理信息系統(tǒng)，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理。它跳出了傳統(tǒng)企業(yè)邊界，從供應鏈范圍去優(yōu)化企業(yè)的資源。ERP系統(tǒng)集信息技術與先進管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映時代對企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。它對于改善企業(yè)業(yè)務流程、提高企業(yè)核心競爭力具有顯著作用。

該企業(yè)通過信息平臺的建立，能夠滿足以上所提出的需求和問題。首先，該企業(yè)實現(xiàn)了公司級的數(shù)據(jù)共享，理清了物料結構清單及工藝路線的分配。其次，企業(yè)的信息流向更加趨向合理，計劃更加準確，物流與資金流高度集成，從而加快了物流運轉速度，同時減少了庫存占有資金。最后，細化了生產(chǎn)管控的單元，精確地指定了各條工藝所占用工時及費率，并實現(xiàn)了原材料價格按期間管理，從而使成本核算更加準確，財務報表更加清晰，為企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃層領導提供了有力的決策依據(jù)[2]。

2 ERP的發(fā)展現(xiàn)狀

ERP是Enterprise Resource Planning（企業(yè)資源計劃）的簡稱，是20世紀90年代美國一家IT公司根據(jù)當時計算機信息、IT技術發(fā)展及企業(yè)對供應鏈管理的需求，預測在今后信息時代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢和即將發(fā)生變革而提出的概念。ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。它將包含客戶/服務架構，使用圖形用戶接口，應用開放系統(tǒng)制作。除了已有的標準功能，它還包括其它特性，如品質(zhì)、過程運作管理以及調(diào)整報告等[3]。

目前國際上使用的大型ERP軟件有SAP R/3、Orcal 11I；國內(nèi)生產(chǎn)的大型ERP軟件有用友U8和金蝶K3[3]。該課題所選擇的軟件系統(tǒng)為全球最大的ERP軟件系統(tǒng)SAP R/3。

ERP的發(fā)展主要經(jīng)歷了以下幾個階段[4]：(1)訂貨點法：該思想主要產(chǎn)生于20世紀40年代，主要解決的問題是如何確定訂貨時間和訂貨數(shù)量，目的是為了降低庫存成本及采購費用。軟件設計主要依據(jù)庫存管理理論。(2)基本MRP（Material Requirement Planning）即物料需求計劃：該思想主要產(chǎn)生于20世紀60年代，主要解決的問題是如何根據(jù)主生產(chǎn)計劃確定訂貨時間、訂貨品種、訂貨數(shù)量，目的是為了追求庫存成本的降低，同時避免生產(chǎn)頻繁缺貨的情況。軟件設計主要依據(jù)主生產(chǎn)計劃管理理論及BOM管理理論。(3)閉環(huán)MRP：該思想主要產(chǎn)生于20世紀70年代，主要解決的問題是如何實現(xiàn)計劃制定到有效實施的即時調(diào)整，目的是防止計劃偏離實際。軟件設計主要依據(jù)能力需求計劃管理及車間作業(yè)計劃管理理論。(4)MRPⅡ：該思想主要產(chǎn)生于20世紀80年代，主要解決的問題是如何實現(xiàn)管理信息系統(tǒng)一體化，目的是追求競爭優(yōu)勢。軟件設計主要依據(jù)決策技術、系統(tǒng)仿真技術、物流管理技術及系統(tǒng)集成技術。(5)ERP：該思想主要產(chǎn)生于20世紀90年代，主要解決的問題是如何在企業(yè)及合作伙伴范圍內(nèi)利用一切可利用的資源，目的是適應市場環(huán)境的快速變化。軟件設計主要依據(jù)混合型生產(chǎn)理論、供應鏈技術、JIT（Just In Time），即準時制生產(chǎn)方式。

3 基于SAP的電子采購系統(tǒng)的功能設計

ERP系統(tǒng)是一個十分復雜的系統(tǒng)工程，每個系統(tǒng)都由相應的子系統(tǒng)組成，每個子系統(tǒng)又可以分為多個模塊。因此功能模塊設計在設計系統(tǒng)模塊時，應時刻考慮模塊間的內(nèi)聚與耦合關系，即倡導模塊內(nèi)聯(lián)系越緊越好、模塊間聯(lián)系越少越好的原則[5]。

根據(jù)采購管理子系統(tǒng)分析階段形成的數(shù)據(jù)流程圖及數(shù)據(jù)字典，將采購管理子系統(tǒng)按功能劃分法分為五個模塊，即采購計劃模塊、訂貨管理模塊、收貨管理模塊、請款管理模塊、供應商管理模塊。同時各個模塊又都各自包含如下功能模塊圖所示的相對獨立的功能模塊。功能模塊如圖1所示：

圖1 采購管理子系統(tǒng)的功能模塊圖

項目實施過程中非標準功能的ABAP開發(fā)部分，需要在設計階段整理出開發(fā)需求清單并著手根據(jù)業(yè)務需求設計程序邏輯。開發(fā)工具分為Web Dynpro和ADD-ON兩種，Web Dynpro主要用于畫面的開發(fā)，開發(fā)者可以對Web畫面的按鈕事件進行編碼，并且對ADD－ON編寫的共通程序進行調(diào)用；ADD-ON主要用來編寫共通程序，例如：系統(tǒng)間的接口、SAP增強功能的開發(fā)、用戶出口等，對于Web Dynpro程序的命名規(guī)則，統(tǒng)一為“ZWVM_名稱”。對于ADD-ON程序的命名規(guī)則，以“Z”固定開頭，類程序接“CLS_名稱”，API程序接“ZPMM_名稱”，報表程序接“ZPUM_名稱”， ADD－ON表統(tǒng)一格式為“ZTPMMxxx”。Web Dynpro/ADD-ON命名規(guī)則如表1所示。

表1 Web Dynpro/ADD-ON示例

4 采購管理業(yè)務數(shù)據(jù)流圖

采購部門是企業(yè)物資的重要入口部門，是物流的主要部門，與各個部門都有密切的關系，但主要是完成生產(chǎn)物資的采購，與生產(chǎn)部門、財務部門和倉庫部門的業(yè)務聯(lián)系是根據(jù)生產(chǎn)計劃和物料需求計劃制定采購計劃，并形成用款計劃交財務；再發(fā)出采購訂單（合同），供應商按計劃來料，倉庫部門根據(jù)訂單（采購計劃）收料，安排檢驗，合格后辦理入庫業(yè)務，入庫單據(jù)交財務，并根據(jù)發(fā)票形成應收款。

采購管理子系統(tǒng)的主要設計功能是依據(jù)物料需求計劃（庫存的訂貨點需求），根據(jù)物料的采購提前期、采購批量來選擇供應商，從而制定采購訂單；采購訂單來料后根據(jù)訂單進行驗收、收貨，再送檢驗，合格后分配庫存貨位，登記入庫單。根據(jù)采購業(yè)務的分析，采購業(yè)務的ERP管理分為五大子系統(tǒng)，圖2為采購系統(tǒng)第一層數(shù)據(jù)流。

圖2 企業(yè)采購管理數(shù)據(jù)流程圖

該系統(tǒng)包括供應商管理、采購收貨管理、采購訂單管理、采購基礎數(shù)據(jù)、采購計劃管理。這是采購管理子系統(tǒng)中最重要的模塊，實現(xiàn)了對采購流程的跟蹤管理，包括供應商管理、采購收貨管理、采購計劃管理等功能。根據(jù)各種請購信息，制訂采購計劃，通過詢比議價選擇最優(yōu)供應商，然后生成采購單，通過發(fā)單作業(yè)將采購單實際發(fā)出。采購訂單管理包括采購訂單明細文件、采購訂單主文件等。收貨檢驗作業(yè)由專門的質(zhì)檢部門來做，收貨員根據(jù)采購單編號或直接查找未收完料的采購單，核對正確后開收貨單，此時采購子系統(tǒng)會自動提示有新收貨情況，可重新核對是否無誤，并根據(jù)收貨質(zhì)量自動計算此次收體貼的合格率，該合格率可為供應商評估提供參考(圖3)。

圖3 采購基礎數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)流程圖（第二層數(shù)據(jù)流程圖）

模塊包括供應商管理、交貨方式維護、訂貨方式維護、采購員維護、退貨原因維護、采購系統(tǒng)維護。在一個管理先進的企業(yè)中，供應商被看作企業(yè)的一部分，因此對供應商的管理是相當重要的。該模塊記錄了供應商的各種信息，包括供貨范圍、商品報價、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的交易記錄。與一個信譽良好的供應商建立穩(wěn)固的長期合作關系是至關重要的，所以本系統(tǒng)提供了一套完整的供應商評估流程，采用人工評分與系統(tǒng)自動評分相結合的評估制度，合理公正地評估供應商，使公司能和一些優(yōu)秀供應商建立良好合作關系。退貨時先根據(jù)發(fā)票建立一個退貨請求，貨物出庫，根據(jù)出庫結果建立退貨說明，并記錄退貨原因等，同時進行采購系統(tǒng)的維護(圖4)。

圖4 采購訂單處理數(shù)據(jù)流程圖

模塊包括采購計劃管理、采購訂單制定、采購訂單審批、采購訂單結清?？筛鶕?jù)不同要求統(tǒng)計某段時期的采購情況，生成相應文件。根據(jù)采購單制作相應付款計劃生成報表(圖5)。

圖5 采購收貨管理數(shù)據(jù)流程圖

模塊包括采購退貨、采購收獲、驗收入庫。在不同時期生成各自文件，從采購和入庫分別生成主文件和明細文件，以便對整個流程進行更好的掌握和記錄。

[1]孫福權,王曉煜.企業(yè)資源計劃(ERP)[M].沈陽:東北大學出版社,2006:7-8.

[2]孫福權,吳迪.ERP實用教程[M].北京:人民郵電出版社,2009:3-5.

[3]JudyE.Scott，Iris Vessey.ImplementingEnterprise Resource PlanningSystems:The Role ofLearningfromFailure[J].Information Systems Frontiers,2002,2(2):15.

[4]李偉忠.SAP實施顧問寶典[M].北京:中國人民大學出版社,2005:36-38.

[5]陳佳.我國制造業(yè)ERP應用分析與研究[J].中國制造業(yè)信息化,2003(1):96-97.