物流公司實(shí)行會計電算化存在的問題及改進(jìn)措施

王海梅

【摘要】物流公司實(shí)行會計電算化，改變了會計數(shù)據(jù)的處理方法，財會業(yè)務(wù)信息處理更加迅速和規(guī)范。但是，物流公司也存在忽視管理功能、會計電算化工作的規(guī)章制度尚未完善健全、缺乏對會計電算化安全性的重視等問題。因此，應(yīng)建立健全會計電算化內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)會計電算化信息系統(tǒng)的安全性管理，做好會計電算化檔案管理工作，以提高物流公司實(shí)行會計電算化的應(yīng)用水平。

【關(guān)鍵詞】物流公司；會計；電算化；問題；改進(jìn)措施

文章編號:ISSN1006—656X(2013)06?-0009-02

使用財務(wù)軟件已經(jīng)不是資金雄厚的大中企業(yè)的專利，越來越多的物流公司也已緊跟大中企業(yè)的腳步，開始配置財務(wù)軟件。值得注意的是，由于物流公司在規(guī)模、資金、人力資源、經(jīng)營方式上與大中企業(yè)都有很大的區(qū)別，所以在實(shí)行電算化時也應(yīng)有自己特殊的考慮。

一、物流公司實(shí)行會計電算化帶來的變化

（一）改變了會計數(shù)據(jù)的處理方法

在手工條件下，會計核算工作要由許多人共同完成。實(shí)現(xiàn)會計電算化后，輸入一張會計憑證，會計電算化系統(tǒng)可自動進(jìn)行記賬、匯總、轉(zhuǎn)賬、結(jié)賬、出報表等一系列工作，對于大量重復(fù)出現(xiàn)的業(yè)務(wù)，系統(tǒng)可以按模式憑證自動生成記賬憑證。對于編制會計報表、成本計算等非常復(fù)雜且時間性要求很高的會計核算工作，會計電算化系統(tǒng)可以按照一定的程序，由計算機(jī)及時抽取數(shù)據(jù)，隨時輸出報表，復(fù)雜的會計核算工作不僅變得簡單、迅速，而且大大提高了會計資料的準(zhǔn)確性。

（二）改變了財會人員的工作職能

會計電算化將促進(jìn)會計人員的知識結(jié)構(gòu)向既博又專的方向發(fā)展，從而提高會計人員的素質(zhì)。會計工作效率和質(zhì)量的全面提高，使廣大財會人員能從繁雜重復(fù)的登賬、結(jié)賬、算賬等勞動中解脫出來，從而有更多的時間和精力參與物流公司經(jīng)營管理，使會計工作向更高層次發(fā)展，在經(jīng)濟(jì)管理中扮演更加重要的角色。

（三）改變了會計數(shù)據(jù)的修改技術(shù)與內(nèi)部控制制度

會計電算化后，手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應(yīng)，取而代之的是修改權(quán)限、修改標(biāo)志、憑證沖銷等方法，對于經(jīng)過審核、記賬、甚至結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)的錯誤記錄，還可以利用電算化系統(tǒng)提供的反結(jié)賬、反記賬取消審核等功能進(jìn)行修正，這在手工條件下是不可想象的。而手工內(nèi)部控制制度則一部分保留，一部分更正，這一部分將轉(zhuǎn)化為計算機(jī)程序控制。例如，賬、錢、物三分管的原則不變，處理每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須有明確的職責(zé)分工的原則不變，但平行登記的原則會有所轉(zhuǎn)變，記賬、結(jié)賬則轉(zhuǎn)化為計算機(jī)程序控制。

二、物流公司實(shí)行會計電算化存在的問題

（一）會計人員對會計電算化的作用認(rèn)識不足

會計核算電算化是物流公司會計電算化的第一個層次，主要內(nèi)容包括：設(shè)置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、進(jìn)行成本計算、編制會計報表等。而會計管理電算化則是在會計核算電算化的基礎(chǔ)上，利用會計核算提供的數(shù)據(jù)和其他有關(guān)數(shù)據(jù)，借助計算機(jī)會計管理軟件提供的功能和信息，幫助財會人員合理地籌措和運(yùn)用資金、節(jié)約生產(chǎn)成本和經(jīng)費(fèi)開支、提高經(jīng)濟(jì)效益。

然而，長期以來，物流公司會計人員對會計電算化的作用認(rèn)識不足，還處于會計核算電算化的水平。物流公司應(yīng)在實(shí)現(xiàn)財務(wù)會計電算化的基礎(chǔ)上，積極推行會計管理電算化。

（二）會計信息系統(tǒng)使用的理念不清晰

一些物流公司在會計信息系統(tǒng)使用的理念上還有不務(wù)實(shí)的現(xiàn)象，將其看作是一種身份，一種形象，在購置軟件時盲目求大求先進(jìn)而不顧物流公司實(shí)際，造成高價購進(jìn)的軟件只能有小的使用。還有些物流公司只重軟件，不重視或不懂軟件的維護(hù)和二次開發(fā)及管理環(huán)境改善。

部分物流公司電算化僅僅是為了減輕會計人員的工作負(fù)擔(dān)、提高會計核算效率，沒有意識到建立有效的會計信息系統(tǒng)對物流公司的重要性，造成會計人員提供的信息不能了及時、有效地為物流公司決策及管理服務(wù)。

已經(jīng)實(shí)行會計電算化的物流公司，無論是物流公司的領(lǐng)導(dǎo)，還是物流公司財務(wù)部門的財會人員尚不知道上面這些專門針對會計電算化的規(guī)章。甚至有的地方的經(jīng)濟(jì)管理部門也不知道會計電算化規(guī)章的內(nèi)容。

（三）會計人員對會計電算化的安全防護(hù)意識不強(qiáng)

會計人員對會計電算化的安全防護(hù)意識不強(qiáng)，表現(xiàn)在這幾個方面：

自行開發(fā)或委托開發(fā)的軟件在開發(fā)和設(shè)計中，開發(fā)和設(shè)計者未能全面、科學(xué)地設(shè)計考慮，結(jié)果所設(shè)計的財務(wù)軟件與實(shí)際會計工作相脫節(jié)，導(dǎo)致常常出現(xiàn)差錯。會計電算化的具體操作者未能按照一定程序操作，導(dǎo)致會計資料的丟失或錯誤的出現(xiàn)。按照財政部頒布的《會計電算化管理辦法》的規(guī)定，發(fā)生新的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容在經(jīng)過電算化賬務(wù)處理后，應(yīng)堅持當(dāng)天備份，且要雙重備份，并分處、分人保管。物流公司財務(wù)人員對計算機(jī)病毒的侵入防范意識不強(qiáng)，未能采取有效措施防范病毒和“黑客”的侵入。

會計檔案形成和保管過程中存在風(fēng)險。主要是一些實(shí)現(xiàn)會計電算化的物流公司，其會計檔案是通過針式打印機(jī)打印出來的，經(jīng)過一段時間后，字跡往往會褪色，達(dá)不到規(guī)定的保存期限要求。對此，一方面可采用激光打印機(jī)打印，另一方面可采用電子賬簿的形式來彌補(bǔ)其不足。

三、改進(jìn)物流公司會計電算化存在問題的措施

（一）加強(qiáng)會計人員會計電算化應(yīng)用能力的培訓(xùn)

在積極推進(jìn)物流公司會計電算化進(jìn)程中，加強(qiáng)財會人員會計電算化應(yīng)用能力的培訓(xùn)，使其掌握相關(guān)的計算機(jī)知識，財務(wù)軟件的使用技術(shù)、保養(yǎng)和維護(hù)、管理等多方面的專業(yè)知識。提高會計人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

對會計、系統(tǒng)維護(hù)、系統(tǒng)管理等不同崗位的工作人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)，落實(shí)培訓(xùn)效果。在培訓(xùn)的內(nèi)容上符合實(shí)際工作需要，及時更新培訓(xùn)內(nèi)容，學(xué)了就能用上，完善會計人員會計電算化知識結(jié)構(gòu)體系。

（二）完善會計電算化內(nèi)部控制和管理制度

應(yīng)根據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)章，結(jié)合物流公司的實(shí)際，完善物流公司內(nèi)部會計電算化的管理制度，以確保會計電算化的正常運(yùn)作。

完善物流公司會計電算化內(nèi)部會計控制制度。要從制度上明確崗位分工，劃分崗位職責(zé)，在各崗位、各環(huán)節(jié)上下足工夫，不重不漏地設(shè)置“內(nèi)部會計控制點(diǎn)”，規(guī)范授權(quán)批準(zhǔn)程序，充分發(fā)揮崗位之間的制約和牽制作用，堵塞管理漏洞。根據(jù)新頒發(fā)的《會計準(zhǔn)則》的要求，結(jié)合物流公司的實(shí)際情況，有針對性地制定了貨幣資金、實(shí)物資產(chǎn)、成本費(fèi)用等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)部會計控制制度。

完善物流公司會計電算化管理制度。一般包括：對會計電算化信息系統(tǒng)人員的任職資格進(jìn)行規(guī)劃并劃分職責(zé)的人員管理制度；操作規(guī)程、操作權(quán)限、操作記錄的操作管理制度；數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程的數(shù)據(jù)管理制度；系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)、系統(tǒng)軟件硬件的維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)權(quán)限的規(guī)定、機(jī)房管理的系統(tǒng)維護(hù)制度。

（三）加強(qiáng)會計電算化信息系統(tǒng)的安全性管理

加強(qiáng)物流公司會計電算化信息系統(tǒng)的安全性管理，在實(shí)際操作中可以從以下幾個方面著手：

物流公司主管部門應(yīng)進(jìn)一步完善會計管理制度，為會計電算化信息系統(tǒng)提供一個良好的工作環(huán)境；應(yīng)該加強(qiáng)軟件的管理與升級，做到會計人員配備專門的辦公室和電腦，會計人員的電腦加裝UPS并設(shè)置密碼。實(shí)行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的權(quán)限制度，加強(qiáng)對計算機(jī)病毒的安全防范措施，建立會計信息資料的備份制度等。加強(qiáng)相關(guān)人員的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險防范能力。及時進(jìn)行會計信息系統(tǒng)的更新和維護(hù)。對網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的安全防范能力采用一些措施，例如采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密、身份認(rèn)證、授權(quán)等。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密與保護(hù)。在進(jìn)入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密等機(jī)器保密措施和專門的管理制度，如專機(jī)專用、專室專用等。