解析當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

吳艷

摘要：隨著現(xiàn)代的信息化發(fā)展，檔案管理工作也需要發(fā)展新的管理方式，人事檔案管理工作的主要內(nèi)容是一個(gè)人的各項(xiàng)文件，這里包含了他的日常工作業(yè)績，思想和作風(fēng)，還有薪水情況等等，記錄這些可以在今后的一些工作中成為一個(gè)人的工作發(fā)展的根本。然而，目前人事管理檔案的方式還是存在一些問題的，我們要正確的看待這些問題，改正不好的地方對其進(jìn)行分析?，F(xiàn)在的經(jīng)濟(jì)社會想要更進(jìn)一步，就必須認(rèn)真的把人事檔案管理今后的管理模式研究好。筆者把分析出的檔案管理中出現(xiàn)的問題在本文中闡述，并對其提出看解決的方案。

關(guān)鍵詞：解析；人事；檔案管理

目前我國信息發(fā)展迅速，很多曾經(jīng)我們不了解的工作，其神秘面紗都漸漸被揭開。人事檔案就是其中之一，而與此同時(shí)，很多曾經(jīng)存在卻沒有被注意的問題漸漸顯露了。比如新的要求被提出，而現(xiàn)有的人事檔案歸檔的范圍并不能發(fā)揮什么作用，大量的材料但是卻沒有太有用的總結(jié)內(nèi)容，在檔案管理工作的工人工作狀態(tài)較差，缺乏對待工作的熱情，檔案的管理業(yè)不是特別安全等等。大量的問題在檔案管理工作中出現(xiàn)，只有解決了，才能更好的推展檔案管理工作。

1 由于我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越迅速，許多事業(yè)單位由于擴(kuò)張的原因?qū)е铝巳耸聶n案管理中的許多問題逐漸的明顯起來

1.1 過于傳統(tǒng)的管理方式

目前來看，即使我們修訂了相關(guān)的管理規(guī)定，但對于目前的信息社會來說是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，過于傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)是二十多年前形成的了，很多制度都和現(xiàn)在的社會發(fā)展脫節(jié)，單一的工作重點(diǎn)，沒有一個(gè)制度能夠把我們這個(gè)現(xiàn)有時(shí)代的新鮮信息添加進(jìn)去，模式太過于陳舊。

1.2 沒有作為一項(xiàng)重要工作

嚴(yán)格的來說，對于人事單位檔案的管理，這應(yīng)該是一項(xiàng)非常重要的工作，只有更加專業(yè)的管理單位才能勝任，但是由于很多事業(yè)單位對這項(xiàng)工作不夠重視，沒有意識到他的嚴(yán)重性，交托的代理管理單位并不是非常專業(yè)，其工作人員的檔案管理能力有很多欠缺，導(dǎo)致了檔案管理出現(xiàn)問題。

2 重視人事檔案安全管理問題

2.1 存在假檔

由于管理不夠嚴(yán)格，虛假檔案，檔案造假是經(jīng)常會的一個(gè)現(xiàn)象，也是目前來說一個(gè)比較嚴(yán)重的問題。舉個(gè)例子，很多握有一些權(quán)勢人會利用檔案的造假來做一些不好的事，像學(xué)歷不夠高的把自身的學(xué)歷改高，把檔案中的年齡改大改小，還有更加嚴(yán)重的假檔，是為了在評審等中消滅證據(jù)修改證據(jù)等。

2.2 丟失檔案

以現(xiàn)有的檔案管理方式來說，丟失檔案的事情時(shí)有發(fā)生。檔案的材質(zhì)通常都是使用紙張，并且檔案是由個(gè)人所在的事業(yè)單位所保管的，一旦個(gè)人不要這份檔案，檔案就會被發(fā)回其原有戶籍地保存。在檔案被保存的地方，很多時(shí)候會發(fā)生不可預(yù)測的一些自然或人為災(zāi)難等，例如地震水災(zāi)等，這時(shí)就會不可挽回的導(dǎo)致檔案的丟失并且是永久性質(zhì)的。當(dāng)然，由于管理單位的不重視看管檔案，也會造成不小心被盜賊拿走等情況。檔案的丟失對于事業(yè)單位和國家來說都是有著一些影響的，比如人事檔案不夠完整，許多信息丟失使檔案的意義消失等等，這些都應(yīng)該是我們盡量避免發(fā)生的事情，所以我們一定要把改進(jìn)人事檔案管理的工作提到日程上來。

3 如何解決

3.1 實(shí)行檔案規(guī)范化管理

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理制度的完善和改進(jìn)是刻不容緩的，必須認(rèn)識到問題的嚴(yán)重性。首先，這項(xiàng)工作要被排進(jìn)日常工作中去，負(fù)責(zé)人要在很多方面對檔案管理工作進(jìn)行支持，最為主要的就是在設(shè)備，工人和規(guī)定上對其進(jìn)行支持。其次，檔案管理的工作設(shè)施以及環(huán)境需要加強(qiáng)，從軟件到硬件設(shè)備的建設(shè)都是需要進(jìn)行改善。第三，對于檔案管理的基本工作人員，其專業(yè)方面知識的需要得到統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能更加專業(yè)的進(jìn)行檔案管理工作。事業(yè)單位和員工都應(yīng)該把目標(biāo)放的更遠(yuǎn)，單位在有條件的情況下應(yīng)當(dāng)請檔案管理部門專業(yè)的指導(dǎo)人員指導(dǎo)加強(qiáng)工作，把之前不規(guī)范的管理方式進(jìn)行改進(jìn)， 員工得到更好的培訓(xùn)后也爭取能夠走出大門。

3.2 提升檔案管理水平

對于檔案管理工作來說，歸檔的檔案是需要進(jìn)行周密審核的，我們首先要做到的就是不違背任何一條規(guī)定的進(jìn)行檔案管理工作。想要從單位借走檔案查看，必須要得到這個(gè)單位的上級批準(zhǔn)，并且要進(jìn)行登記審核。其次，檔案管理工作是非常嚴(yán)格復(fù)雜的一項(xiàng)工作，工作人員的文化知識程度應(yīng)該較高一些，在聘請時(shí)應(yīng)該注意把關(guān)。最后，對于檔案的安全存放意識也要提高，濕度計(jì)，溫度計(jì)和滅火工具是必需品。存放檔案的房間各項(xiàng)設(shè)備要保證正常運(yùn)行和衛(wèi)生情況，即使檢查修理，對于有個(gè)別需要的檔案存放室，應(yīng)當(dāng)更具其需求提供相關(guān)的設(shè)施。

3.3 自主收集相關(guān)資料

作為一個(gè)合格的檔案管理人員，自主收集各項(xiàng)材料是必須的工作態(tài)度，這本身對于人事檔案管理工作來說就是最基本且不可馬虎的一項(xiàng)工作。收集也不是簡單的收集信息，還要對這些信息進(jìn)行總結(jié)和歸類，并且讓每一條信息都有可靠的依據(jù)性。一旦發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案資料，需要及時(shí)的進(jìn)行更正，確保檔案的準(zhǔn)確真實(shí)性等。

3.4 專業(yè)人員的互動

對于各個(gè)單位的檔案管理的工作人員來說，互相學(xué)習(xí)和幫助對于人事管理工作的創(chuàng)新都是有著很大作用的。

3.5 緊跟時(shí)代腳步，完善信息建設(shè)

對于現(xiàn)代化的檔案管理方式要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，利用互聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，如果檔案信息不涉及到需要保密，可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息共享。

4 總結(jié)

想要把一個(gè)問題解決掉，方法絕對不是單一的，但是怎么樣才能選擇一個(gè)最便捷的解決方法呢？最重要的就是要把人事檔案工作的員工熱情調(diào)動起來，檔案管理工作中的各個(gè)問題，需要有心人去探索和發(fā)現(xiàn)，呆板的重復(fù)工作，沒有創(chuàng)新，只會讓檔案管理工作停滯不前，不斷地創(chuàng)新，讓法律在檔案管理工作方面越發(fā)的完整，把漏洞填補(bǔ)上，只有這樣，人事檔案的管理工作才能更好的進(jìn)行，有一個(gè)更加健康的發(fā)展方向。

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