提高檔案管理水平的思考與對策

崔仲軍

結合區(qū)檔案局(館)實際,圍繞加強“兩個體系”建設,為提高檔案管理工作水平,筆者在對海淀區(qū)檔案局(館)進行調(diào)研的基礎上,就如何加強局(館)建設,提高檔案管理水平談幾點看法。

一、堅持以人為本,突出干部隊伍建設

加強干部隊伍建設,抓好干部培訓,提高干部隊伍的政策法規(guī)、業(yè)務知識、文化素養(yǎng)等綜合素質(zhì),是貫徹落實科學發(fā)展觀,全面推進科學發(fā)展的基礎保障。應該看到,新時期檔案局(館)發(fā)展建設所面臨的難題,其根源都在于檔案干部隊伍的建設。用科學發(fā)展觀統(tǒng)領檔案工作,有效整合檔案資源,推進“兩個體系”建設,解決存在問題推動科學發(fā)展,就要堅持“以人為本”,把干部隊伍建設放在首要位置。

首先,要把干部隊伍建設的規(guī)劃、措施提上局(館)黨組議事日程,著手研究制定檔案局(館)人才培養(yǎng)的中長遠規(guī)劃,明確干部隊伍建設的發(fā)展思路、培養(yǎng)方式、保障條件和考核標準。

其次,要突出抓好檔案干部隊伍的經(jīng)?；嘤柟ぷ?采用走出去、請進來,內(nèi)外結合、上下結合等喜聞樂見的學習培訓方式,把在職學習與脫產(chǎn)培訓相結合, 加強業(yè)務素質(zhì)和思想政治的教育培訓,把教育培訓制度化,培訓內(nèi)容具體化,抓好學習效果的落實。

第三,重點加強對領導干部的教育培養(yǎng),健全和完善干部考核體系,嚴格落實《黨政領導干部選拔使用條例》,加強對領導干部的年度考察考核力度,增強領導干部的責任意識、大局意識和團結創(chuàng)新意識,提高領導干部述職述廉的自覺性,筑牢思想防線,加強風險防范。

二、積極解放思想,開展工作創(chuàng)新

學習實踐科學發(fā)展觀,全面提升檔案工作能力和水平,開創(chuàng)檔案工作新局面,根本在于發(fā)現(xiàn)矛盾,解決問題,在解決自身矛盾中推動科學發(fā)展。當前,解決局(館)建設存在的問題,關鍵在于能夠正視矛盾認識問題,其辦法和對策來源于思想解放,來源于干部作風的轉變,歸根結底在于實現(xiàn)工作創(chuàng)新。

一是在轉變作風上求創(chuàng)新。領導干部的作風影響甚至決定著一個單位的發(fā)展,什么樣的作風建設什么樣的團隊。加強檔案工作推動局(館)發(fā)展,首先要解決好領導干部的作風問題,要從政績觀上著眼糾正”短視”行為,糾正急功近利的傾向,尤其要防止封閉自我、固執(zhí)草率、擅自為之的不良作風。領導干部要謀大事想長遠,要抓規(guī)劃打基礎,要時刻注重干部群眾的思想動態(tài),把相信群眾、愛護群眾、調(diào)動群眾積極性放在首位,真正做到以人為本促發(fā)展。要從集體領導機制上做出保障,進一步完善黨組集體領導制度,規(guī)范會議內(nèi)容;要從思想武裝上把好方向,立志高遠,胸襟廣闊;要從明確職責上規(guī)范行為,理清關系,齊心協(xié)作。

二是在找準“定位”中求創(chuàng)新。學習實踐堅持科學發(fā)展,我們必須認真分析新的社會經(jīng)濟形勢給檔案事業(yè)帶來的新機遇、新挑戰(zhàn),全面認識工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、市場化、國際化深入發(fā)展的新情況、新任務下檔案事業(yè)的特點和規(guī)律,找準自我發(fā)展定位。服務經(jīng)濟社會發(fā)展保存歷史記憶是檔案局(館)的永恒主題,海淀區(qū)檔案局(館)是北京歷史名城中經(jīng)濟、科技、教育和文化大區(qū)中的檔案局(館),其職能定位應著眼于“大”。第一要在檔案資源體系建設上規(guī)模大,與海淀經(jīng)濟、科技、文化大繁榮大發(fā)展的要求相適應,實現(xiàn)行政區(qū)劃、事業(yè)企業(yè)、行業(yè)協(xié)會及新社會組織覆蓋范圍廣,分層次指導、管理水平高;第二要在檔案管理和利用的手段與方式上大手筆,充分利用區(qū)域科技優(yōu)勢創(chuàng)新和打造現(xiàn)代化的管理與利用模式,加強檔案工作存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡化研究與應用,加快檔案管理利用數(shù)字化進程,將信息技術的應用有效滲透到檔案管理工作各環(huán)節(jié),實現(xiàn)精確高效管理;進一步研究加強對電子文件的管理,積極創(chuàng)建電子文件中心,推動檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的跨越。第三要在檔案資料編研成果上成大“家”, 海淀豐厚的歷史、人文、自然及現(xiàn)實資源,為提供服務社會、服務政府決策的編研利用搭建了寬廣的舞臺,要積極開發(fā)館藏,編輯出版價值高、有品位的檔案文化產(chǎn)品;歸納匯總區(qū)內(nèi)高科技產(chǎn)品案例;舉辦有影響、高質(zhì)量的檔案展覽、陳列,積極推動社會經(jīng)濟文化的發(fā)展和繁榮,發(fā)揮好愛國主義教育基地的作用。

三是在重點突破上求創(chuàng)新。堅持科學發(fā)展,要把“發(fā)展”作為第一要務,而發(fā)展在于破解難題解決重點矛盾。局(館)建設發(fā)展關鍵是人,重點在于體制機制和法規(guī)制度建設,因此,發(fā)展創(chuàng)新必須從調(diào)整職能、理順關系、完善機制入手。一要解決部門職能過度交叉,建立部門間的溝通與協(xié)作機制,對涉及多部門合作完成的檔案業(yè)務工作,要以靈活的方式、嚴格的制度、明確的要求進行有效管理,要從增強全局思維、戰(zhàn)略思維、前瞻思維的能力著手,提高全員服務意識,更加主動地為黨和政府中心工作、為各行各業(yè)、為人民群眾服務。二要修改制定和完善檔案工作各項規(guī)劃,建立健全檔案管理標準體系,合理優(yōu)化檔案管理工作流程,規(guī)范檔案信息化建設,建立長效機制,加強檔案質(zhì)量管理體系建設,確保局館建設和發(fā)展有法可依、有規(guī)可循、有綱可據(jù),為推進覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系建設提供保障,為實現(xiàn)檔案管理的科學化與規(guī)范化打下基礎。

三、突出自身特色,打造局(館)品牌

有特點才有色彩,有特色才有亮點。要開創(chuàng)工作新局面,必須要堅持從實際出發(fā),因地制宜,創(chuàng)造性地工作,干出自己的特色。面對新的機遇與挑戰(zhàn),我們必須立足海淀區(qū)情,在把握優(yōu)勢突出特色中求發(fā)展。

一是要以檔案信息化建設為龍頭突出特色促發(fā)展。 海淀區(qū)檔案局(館)信息化建設起步早,基礎好,局域網(wǎng)構建起點高、功能強,設施完備,技術優(yōu)良,經(jīng)過系統(tǒng)升級綜合技術性能指標已經(jīng)進入同行業(yè)先進行列。我們要充分利用好所具備的檔案信息化發(fā)展平臺,追蹤檔案信息技術的發(fā)展,盡快制定出臺《海淀區(qū)檔案局(館)信息化建設綱要》,加快構建“檔案館藏數(shù)字化”、“檔案業(yè)務流程自動化”、“檔案利用網(wǎng)絡化”三位一體功能體系,盡早實現(xiàn)檔案管理與政府OA網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的對接,達到檔案資料按照權限系統(tǒng)自動歸檔,實現(xiàn)檔案利用網(wǎng)絡遠程服務。徹底改變局(館)目前存在的計算機檢索功能不夠健全,數(shù)據(jù)庫存儲的館藏檔案目錄信息不夠完整,專題數(shù)據(jù)庫、原文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫的科學性、系統(tǒng)性不夠完善,PDE流媒體管理系統(tǒng)有待開發(fā)的現(xiàn)狀,盡快發(fā)揮網(wǎng)絡信息化硬件平臺的功能效益。

二是要以整合資源體系為核心把握特色抓長遠。海淀區(qū)經(jīng)濟、科技、文化大區(qū)地位蘊涵了豐富的檔案資源,有效整合科技、文化、民生等資源,豐富資源體系建設應該成為海淀區(qū)檔案局(館)的獨有特色,也是檔案事業(yè)長遠發(fā)展基礎之所在。當前,要從資源清查、摸清家底入手,認真進行系統(tǒng)梳理,突出民生檔案體系建立,加大對重點項目重大工程檔案的跟蹤指導和搶救保護力度,突出歷史事件和歷史人物等珍貴檔案的收集歸檔工作。要進一步加強為經(jīng)濟、科技工作服務的力度,強化對區(qū)屬范圍內(nèi)企業(yè)和行業(yè)協(xié)會檔案的監(jiān)督指導,研究制定新時期改進和完善各類企業(yè)檔案管理及歸屬和流向的辦法措施,確保重要檔案安全和為維護企業(yè)職工利益服務。要調(diào)查探索公共檔案系統(tǒng)的信息資源共享模式,改善自身館藏結構,為領導決策和社會、經(jīng)濟、科技發(fā)展提供綜合利用服務。

三是要以檔案編研利用為抓手堅持特色搞服務。海淀區(qū)深厚的文化底蘊、豐富的信息資源,為檔案編研工作提供了堅實的平臺。對檔案資源進行深度開發(fā)、整合編研,提高服務社會、服務領導決策的能力與水平,是推動局(館)建設的內(nèi)在動力和外在形象的客觀反映。當前,要緊密結合海淀歷史與現(xiàn)實的發(fā)展,利用館藏檔案資料,匯集西山文化、現(xiàn)代科技發(fā)展、中關村歷史變遷、高科技成功企業(yè)實例以及文化名人及其作品等資源,編輯研究出具有較高利用價值的著作、專著及音像作品,實現(xiàn)檔案利用工作由個別查找向系統(tǒng)檢索提升,由簡單匯總向?qū)ｎ}研究提升,使檔案局(館)在為社會提供更多的“增值服務”、為構建和諧海淀、促進“兩個文明”建設等方面發(fā)揮積極作用。

作者單位:北京市海淀區(qū)檔案局(館)