探討ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制制度問題

劉雅政

【摘 要】本文首先介紹了企業(yè)內(nèi)部控制制度的內(nèi)涵，然后分析了ERP 對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響，最后闡述ERP 環(huán)境下對企業(yè)內(nèi)部控制制度的重構(gòu)。

【中圖分類號】F270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0414-01

一、企業(yè)內(nèi)部控制制度的內(nèi)涵

企業(yè)內(nèi)部控制制度， 是為適應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營管理的需要而產(chǎn)生的， 是現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理制度的一個重要組成部分。只要存在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動， 就需要有相應(yīng)的內(nèi)部控制制度。關(guān)于企業(yè)內(nèi)部控制制度的概念，在不同的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段有不同的內(nèi)涵和定義； 較權(quán)威的定義是COSO 委員會在1992 提出， 并在1994 年修訂的《內(nèi)部控制整體框架》中提出的內(nèi)部控制的整體框架概念：內(nèi)部控制是受企業(yè)董事會、管理當(dāng)局和其他職員的影響， 旨在取得經(jīng)營效果和效率、財務(wù)報告的可靠性、遵循適當(dāng)?shù)姆ㄒ?guī)等而提供合理保證的一種過程。內(nèi)部控制包括五個方面： ①控制環(huán)境，是指對企業(yè)控制的建立和實施有重大影響的一組因素的總稱， 包括管理哲學(xué)、經(jīng)營方式、組織結(jié)構(gòu)、人力資源政策與實務(wù)、董事會等；②風(fēng)險評估， 包括風(fēng)險辨識和風(fēng)險分析； ③控制活動，指為保證企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)而建立的政策和程序； ④信息與溝通， 對與財務(wù)報告目標(biāo)相關(guān)的信息進(jìn)行系統(tǒng)的記錄； ⑤監(jiān)督， 通過檢查控制活動來實現(xiàn)對控制系統(tǒng)的監(jiān)督。

由以上的定義可以看出， 內(nèi)部控制制度的目標(biāo)是為了保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動正常， 高效地進(jìn)行。在傳統(tǒng)的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境下， 為了實現(xiàn)這方面的目標(biāo)， 企業(yè)的內(nèi)部控制一般會采用諸如： 職務(wù)分離控制； 授權(quán)批準(zhǔn)控制； 文件記錄控制； 業(yè)績報告控制； 財產(chǎn)安全控制； 內(nèi)部審計控制人員素質(zhì)控制、企業(yè)風(fēng)險控制等管理措施。這些措施確實能在很大程度上起到預(yù)防、揭錯、糾正的作用， 從而保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營正常進(jìn)行。而近些年來，隨著經(jīng)濟(jì)全球化及市場競爭力度的加劇， 許多企業(yè)加快了信息化的步伐， 以提升企業(yè)競爭力。信息技術(shù)在企業(yè)的廣泛應(yīng)用， 不僅改變了傳統(tǒng)手工數(shù)據(jù)處理方式， 而且觸發(fā)了企業(yè)管理模式、生產(chǎn)方式、交易方式、作業(yè)流程等的變革； 在對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生巨大影響的同時， 信息化對企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度產(chǎn)生了很大的沖擊。因此， 必須全面分析和研究ERP 的實施對企業(yè)內(nèi)部控制造成的影響。

二、ERP 對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響

ERP 這一概念最初是由美國的Gartner Group 公司在20 世紀(jì)90 年代初期提出的， 是在物料需求計劃和制造資源計劃的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的更高層次的管理理念和模式。它把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起， 以提高企業(yè)對各種資源的運作能力。其基本思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看做是一個緊密連接的供應(yīng)鏈， 其中包括供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶等； 并將企業(yè)內(nèi)部劃分成幾個相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng)， 如財務(wù)、市場營銷、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、維護(hù)、工程技術(shù)等。

在ERP 環(huán)境下， 企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)日趨扁平化， 業(yè)務(wù)流程一體化， 信息的儲存、傳遞方式等都發(fā)生了變化。在改變企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的同時， ERP 也對企業(yè)的內(nèi)部控制制度產(chǎn)生深刻的影響； 而這種影響既有其積極的一面， 同時也蘊(yùn)含著新的風(fēng)險。實際上， ERP 對企業(yè)內(nèi)控體系中的控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)督五個組成部分都會產(chǎn)生一定影響。下面簡要分析ERP 對企業(yè)內(nèi)控的影響。

（ 1） ERP 對企業(yè)內(nèi)控的積極影響。作為一種新型的管理模式和管理思想， ERP 的實施為企業(yè)解決了許多問題， 同時也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了更先進(jìn)的管理技術(shù)和手段。在ERP 環(huán)境下， 企業(yè)的會計和業(yè)務(wù)管理人員從手工操作系統(tǒng)中解脫出來， 有更多的時間利用相應(yīng)的信息進(jìn)行經(jīng)濟(jì)和財務(wù)預(yù)警及管理決策； 使信息真正實現(xiàn)共享。在ERP 系統(tǒng)下，數(shù)據(jù)完全存儲在系統(tǒng)中，每個有權(quán)限的人都可看到相應(yīng)的信息；此外， 供、產(chǎn)、銷、財務(wù)的有機(jī)結(jié)合，使企業(yè)變成真正意義上的一個整體，從而實現(xiàn)對人、財、物的全面控制。這樣， 企業(yè)的信息更能如實反映其經(jīng)營成果和財務(wù)狀況。

（ 2） ERP 對企業(yè)內(nèi)控帶來新的挑戰(zhàn)。在對企業(yè)內(nèi)控帶來積極作用的同時， ERP 的實施本身也對企業(yè)的內(nèi)部控制帶來的新的風(fēng)險和挑戰(zhàn)。

ERP 系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程。ERP 系統(tǒng)的實施需要對原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和設(shè)計， 改變了企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。流程優(yōu)化的目的就是減少或合并流程中重復(fù)的、不增值的環(huán)節(jié)， 原有的基于手工作業(yè)流程中有關(guān)控制的重復(fù)環(huán)節(jié)也將消失，內(nèi)部控制體系就會發(fā)生變化。

三、ERP 環(huán)境下對企業(yè)內(nèi)部控制制度的重構(gòu)

由以上分析可以看到， ERP 的實施對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響是多方面的。企業(yè)要充分利用其對企業(yè)內(nèi)部控制制度的積極作用。比如在ERP 下， 企業(yè)可以通過ERP 系統(tǒng)功能很容易地實現(xiàn)組織控制、預(yù)算控制， 提高企業(yè)信息的真實性， 加強(qiáng)各部門之間的互相監(jiān)督等功能，從而加強(qiáng)對生產(chǎn)經(jīng)營活動事前、事中、事后的控制和監(jiān)督。

在利用ERP 為內(nèi)部控制帶來的新的技術(shù)手段的同時， 企業(yè)也必須高度重視由ERP 系統(tǒng)實施所帶來的新的控制風(fēng)險， 并對企業(yè)內(nèi)部控制體系做重新評估和完善。

在ERP 系統(tǒng)實施之后， 內(nèi)部控制評估的目標(biāo)通常應(yīng)包括下面這些內(nèi)容： 利用風(fēng)險評估手段重新確定企業(yè)中關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程； 對整個流程和控制的設(shè)計進(jìn)行評估， 確定這些控制是否能很好地滿足和支持最終業(yè)務(wù)目標(biāo)的實現(xiàn)； 對崗位職責(zé)分離評估， 確保在整個流程中存在正確的稽核點和平衡點， 對敏感業(yè)務(wù)交易給出足夠的訪問限制； 判斷評估控制方式是否合理， 比如基于手工流程的控制和基于系統(tǒng)的自動控制是否搭配合理。

在確定評估范圍時， ERP 系統(tǒng)的控制評估必須基于風(fēng)險管理的原則， 通過風(fēng)險評估尋找對主要業(yè)務(wù)運作中影響最大的領(lǐng)域。然后從企業(yè)整個業(yè)務(wù)風(fēng)險域中尋找對企業(yè)具有最大風(fēng)險的業(yè)務(wù)流程， 從而進(jìn)一步確定有哪些ERP 模塊在支持這些業(yè)務(wù)流程。在確定評估范圍之后， 需要對這些流程進(jìn)行描述和分析。對ERP 流程中的每個動作， 都需要追溯到它的結(jié)果， 描述風(fēng)險特征并確認(rèn)相應(yīng)的控制點。

在確認(rèn)了控制點之后， 可以結(jié)合運用兩種控制方式： 一是基于系統(tǒng)的控制， 另一種是基于流程的控制。在ERP 系統(tǒng)支撐的業(yè)務(wù)流程中， 上述兩種方式通常需要結(jié)合使用。比如， 在手工系統(tǒng)之下， 通常付款是需要通過填表、簽字確認(rèn)才可支付的?；贓RP 系統(tǒng)的控制， 則是由軟件來完成的， 通過控制數(shù)據(jù)的有效性和合理性來限制和核查動作的合法性。ERP 系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置將決定這個領(lǐng)域的控制級別。這些控制包括用戶訪問、字段驗證、工作流和許多其它用于確保數(shù)據(jù)處理一致性的控制。例如， 系統(tǒng)會自動拒絕生成一張與前一次序號相同的發(fā)標(biāo)； 這樣就自動降低了差錯發(fā)生的可能性和應(yīng)付賬處理的混亂。

通過以上步驟， 企業(yè)就可以根據(jù)ERP 系統(tǒng)的要求， 來調(diào)整和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制， 減少由于流程自動化帶來的內(nèi)部控制可能的削弱， 以消除系統(tǒng)本身特點導(dǎo)致的控制盲區(qū)。

四、結(jié)束語

作為企業(yè)管理信息化進(jìn)程中重要的一項內(nèi)容，ERP 系統(tǒng)正逐步在企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。企業(yè)應(yīng)該充分利用這種新的管理工具； 同時， 也要認(rèn)識到由于ERP系統(tǒng)自身的特點所帶來的風(fēng)險， 重新為企業(yè)構(gòu)建在ERP環(huán)境下的有效的內(nèi)部控制體系， 從而進(jìn)一步提高企業(yè)內(nèi)部控制的水平。

參考文獻(xiàn)：

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