管理體系運行原則與控制方法探析

李霖 王蔚

【摘 要】當(dāng)今，計量工作管理體系在運行過程中需要根據(jù)PDCA循環(huán)模式進(jìn)行工作開展，而管理體系工作是由很多步驟組成。因此，計量檢定工作的每一個工作環(huán)節(jié)都有其對應(yīng)的規(guī)范要求，只有嚴(yán)格按照這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作才能獲得準(zhǔn)確的計量結(jié)果。因此本文主要從管理體系在實際運行過程中應(yīng)遵循的相關(guān)規(guī)定原則，并針對這些不同工作流程提出相應(yīng)的控制方法。

【關(guān)鍵詞】運行原則；管理體系；控制方法

【中圖分類號】F273.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0406-02

現(xiàn)今，采用的管理體系在每個工作環(huán)節(jié)開展過程中都嚴(yán)格按照戴明環(huán)程序執(zhí)行，即PDCA循環(huán)模式[1]。綜合該體系每一項規(guī)定和相關(guān)要求，聯(lián)系實際工作，可以將控制該體系工作開展的環(huán)節(jié)歸納如下：①識別；②計劃；③執(zhí)行；④記載；⑤存儲；⑥檢查；⑦分析；⑧優(yōu)化。本文主要探究管理體系應(yīng)用在實際工作中需要遵循的運行原則，并在每個工作環(huán)節(jié)中提出對應(yīng)的控制措施。

1.簡述識別環(huán)節(jié)

管理體系在執(zhí)行過程中是以識別作為前提條件，在實際供應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分哪些是“必須做的工作”，區(qū)分好輕重緩急。必須完成的工作內(nèi)容有：相關(guān)法律規(guī)章制度和處事標(biāo)準(zhǔn)、單位領(lǐng)導(dǎo)要求及指示、客戶期望及需求、職員希望及所求。在工作中對識別工作范圍包括：①規(guī)定：如國家頒布的法規(guī)及計量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，上級部門及領(lǐng)導(dǎo)提出的規(guī)定要求，客戶提出需要滿足合理要求；②工作責(zé)任：在遵守相關(guān)法規(guī)前提下，確定工作內(nèi)容以及需要承擔(dān)的責(zé)任；③最終目的：確定所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容需要達(dá)到什么目的，如獲得更精確的計量結(jié)果等。④流程：清楚工作具體實現(xiàn)方式，明確各個環(huán)節(jié)工作內(nèi)容、重點環(huán)節(jié)。

2.計劃

任何工作想要獲得良好的執(zhí)行效果，離不開計劃，所以計劃乃是任務(wù)執(zhí)行的前提要求，其是通過檢查識別結(jié)果并綜合利用這個結(jié)果進(jìn)行制定工作方案。制定計劃時要增加沒能獲得識別的內(nèi)容，及時調(diào)整和糾正出現(xiàn)偏差的識別內(nèi)容，確保計劃工作內(nèi)容的完整性及可行性。計劃工作有四個內(nèi)容：

（1）責(zé)任及權(quán)利范圍：細(xì)化相關(guān)法規(guī)規(guī)定、領(lǐng)導(dǎo)給予的指示以及需要完成的工作內(nèi)容，并賦予其應(yīng)有權(quán)限。

（2）工作目的及執(zhí)行方案：明確最終目的，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求對目的進(jìn)行層次分解，并在不同級別上確定好相應(yīng)的工作目標(biāo)，最后根據(jù)分解后的每一個小目標(biāo)制定執(zhí)行方案，確保其可行、有效。

（3）步驟：檢查評估原有工作的執(zhí)行步驟，然后按照識別相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，形成比較完善的工作開展流程。

（4）具體開展方法：綜合考慮每位工作人員的責(zé)任、工作開展的目的及早明確工作實行的手段、操作流程、技術(shù)需求以及完成所需時間等內(nèi)容。

（5）工作檢驗標(biāo)準(zhǔn)：對于整個工作流程，要有一個合格標(biāo)準(zhǔn)幫助評估計量工作是否達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。還應(yīng)制定詳細(xì)檢驗措施、檢驗所需儀器設(shè)備的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中還包括檢驗工作者的入崗資格和評估檢驗結(jié)果的方法。

3.執(zhí)行

這一過程是完成產(chǎn)品的一個實質(zhì)環(huán)節(jié)，這個過重控制優(yōu)良與否對計量檢定工作質(zhì)量有著直接影響。按照國際標(biāo)準(zhǔn)化組織針對管理體系工作內(nèi)容提出的相關(guān)概念，可以將通用產(chǎn)品劃分為四種類型[2]：①硬件類型；②軟件類型；③流程所需材料；④服務(wù)類型。所以，計量對象不同，在工作中對其操作要求及控制也有所不同，相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)也不一致。

需注意事項：

（1）進(jìn)一步確認(rèn)在執(zhí)行運行控制工作的相關(guān)材料文件，保證這些材料數(shù)據(jù)的正確性，及文件版本的有效性。

（2）在實際工作過程中應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)工作執(zhí)行要求對其進(jìn)行嚴(yán)格控制，自覺執(zhí)行各項規(guī)章制度、準(zhǔn)則要求，并記錄好詳細(xì)工作內(nèi)容。

（3）工作中發(fā)現(xiàn)問題、困難時應(yīng)主動及時與相關(guān)負(fù)責(zé)人員及部門進(jìn)行交流溝通，共同探討分析并提出優(yōu)化方案。注意：若受到通知或相關(guān)指示不能擅自進(jìn)行變更。

4.記載

在執(zhí)行管理體系中需要記載一些非常重要的數(shù)據(jù)文件，因此記錄工作是表明管理體系獲得有效執(zhí)行的一個事實依據(jù)。應(yīng)客觀、認(rèn)真進(jìn)行工作內(nèi)容記載，對于記錄工作也應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

記載工作應(yīng)注意內(nèi)容：

（1）記錄工作應(yīng)明確記錄內(nèi)容類型，并制定記錄清單減少遺漏情況發(fā)生，并幫助確定職責(zé)。

（2）對于需要按照規(guī)定格式進(jìn)行記錄的應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)格式記錄，不能自行改變格式。沒有格式要求的記載內(nèi)容可按照實際需求進(jìn)行設(shè)計，設(shè)計原則：方便使用、操作簡單、可明確體現(xiàn)工作進(jìn)展情況。

5.存儲

應(yīng)妥善存儲好管理體系工作的相關(guān)文件、數(shù)據(jù)資料，因為這些資料文件是證明工作開展、產(chǎn)品完成或結(jié)果的重要事實依據(jù)。所以存儲起來的包括有記載的資料文件和工作開展依據(jù)。在開展資料文件保存工作中需應(yīng)注意內(nèi)容：

（1）對于超過期限資料文件需要對其進(jìn)行標(biāo)注，避免誤用情況出現(xiàn)。

（2）對存儲的相關(guān)資料制定清單，方便幫助存放和查閱。

6.檢查

這一工作環(huán)節(jié)工作在整個管理體系運行過程中都要開展，既要檢查計量結(jié)果是否準(zhǔn)確，還要檢查每個工作環(huán)節(jié)是否出現(xiàn)差錯，且這些差錯是否會帶來嚴(yán)重不良后果。因此，檢查工作可是說是確保整個工作流程順利進(jìn)行、確保工作質(zhì)量的關(guān)鍵[3]。

需注意事項如下：

（1）對于檢查工作開展應(yīng)嚴(yán)格按照策劃要求來完成。

（2）完成檢查工作之后所得結(jié)論應(yīng)描述清楚，不能出現(xiàn)歧義，結(jié)論文件中不能只進(jìn)行蓋章或簽名而沒有結(jié)論描寫。

（3）客觀對檢查結(jié)果進(jìn)行證實并進(jìn)行相關(guān)分析，對于出現(xiàn)的缺陷或問題可作改進(jìn)處理。

（4）應(yīng)重視對達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的項目資料進(jìn)行檢查及保存工作，不能因為得到了好的優(yōu)化措施就不重視。

7.分析

這個過程使對工作進(jìn)行優(yōu)化的基礎(chǔ)，進(jìn)行分析工作是為了明確管理體系運行工作中的不足及優(yōu)點之處，幫助找出改善方向。開展分析工作的關(guān)鍵在于收集真實、客觀的信息，并進(jìn)行歸納整合。

這個階段工作需要重視：

（1）這一環(huán)節(jié)分析的大部分資料均是來自“存儲”資料，進(jìn)行分析統(tǒng)計的數(shù)據(jù)應(yīng)該是真實、客觀，能起到代表作用。

（2）盡可能將數(shù)據(jù)不清晰項目工作變換成具體數(shù)據(jù)資料。

（3）采用的分析方式應(yīng)根據(jù)工作需要及分析目的進(jìn)行選擇，最重要的是滿足工作需要，能獲得預(yù)期工作效果，還要操作簡便，具備可操作性。

（4）對主流問題或是一些規(guī)律性問題進(jìn)行分析時，不能忽略個性問題內(nèi)容。

8.優(yōu)化

優(yōu)化內(nèi)容主要選取分析工作所得結(jié)果數(shù)據(jù)，對于工作過程中表現(xiàn)出的優(yōu)勢應(yīng)努力保持并積極推廣。針對分析結(jié)果指出的不足之處，應(yīng)經(jīng)過現(xiàn)場驗證、綜合分析幫助尋找問題原因，然后積極尋找解決措施幫助提高計量工作質(zhì)量。

優(yōu)化工作中應(yīng)重視如下問題：

（1）在優(yōu)化工作過程中應(yīng)做到實事求是，針對存在的問題提出改正的措施，不能蒙混過關(guān)。

（2）對問題出現(xiàn)的原因要進(jìn)行客觀及全面分析。

（3）在這環(huán)節(jié)中提出的優(yōu)化方法應(yīng)具備針對性，即要根據(jù)問題所在提出對應(yīng)解決方案，而不是紙上談兵，因為此優(yōu)化方案的好壞可以從最終成效得到驗證。

（4）進(jìn)行改進(jìn)后的方法，在應(yīng)用到實際工作中時都應(yīng)該對其進(jìn)行效果檢驗，然后根據(jù)檢驗所得結(jié)果進(jìn)行效果評估，產(chǎn)看其能否滿足預(yù)期效果。如果實際工作需要，還可以將其與以前的采用的方式進(jìn)行對比，然后進(jìn)一步提出改良方案。

9.小結(jié)

綜上所述，不斷改進(jìn)、不斷創(chuàng)新才能保證計量工作順利開展，因此管理體系在執(zhí)行過程中應(yīng)該嚴(yán)格做好每一項工作內(nèi)容，嚴(yán)格控制好每一環(huán)節(jié)操作質(zhì)量，確保整體工作能有序、有效開展。在實際工作中應(yīng)做好各不同環(huán)節(jié)的工作，因為在管理體系運行中，這些步驟環(huán)環(huán)相扣，如果有一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，其余環(huán)節(jié)工作都會受到影響，最終影響整個計量結(jié)果。因此，進(jìn)行不斷優(yōu)化工作方式，做好各項工作內(nèi)容能幫助提高管理體系運行工作開展的有效性，促進(jìn)計量檢定單位更好發(fā)展。

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