ERP在采購管理中的應(yīng)用

韓菲

【摘 要】本文首先概述ERP系統(tǒng)，然后分析了企業(yè)采購管理存在的問題，最后探討了ERP在采購管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)，采購管理。

【中圖分類號】TP311.52 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0387-01

一、ERP 系統(tǒng)的概述

20 世紀(jì)90 年代以來，隨著信息技術(shù)尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，制造資源計劃管理系統(tǒng)經(jīng)過擴充與進一步完善而發(fā)展為企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）。美國Garter Group Inc 咨詢公司最早提出了ERP 的概念[1]。與制造資源計劃管理系統(tǒng)相比，ERP 更加面向全球市場，功能更為強大，所管理的企業(yè)資源更多，支持混合式生產(chǎn)方式、管理覆蓋面更寬。ERP 是站在全球市場環(huán)境下，從企業(yè)全局角度對經(jīng)營與生產(chǎn)進行計劃的方式；是制造企業(yè)的綜合的集成經(jīng)營系統(tǒng)。一般而言，除了制造資源計劃管理系統(tǒng)的主要功能外，ERP 系統(tǒng)還包括以下主要功能：供應(yīng)鏈管理、銷售與市場、分銷、客戶服務(wù)、財務(wù)管理、制造管理、庫存管理、企業(yè)工作流服務(wù)和企業(yè)信息系統(tǒng)等方面。此外，還包括金融投資管理、質(zhì)量管理、運輸管理、項目管理等補充功能。ERP 是信息時代的現(xiàn)代企業(yè)向國際化發(fā)展的高層管理模式，給企業(yè)帶來更廣泛、更長遠的經(jīng)濟效益與社會效益。

二、企業(yè)采購管理存在的問題

企業(yè)的物資采購部門雖經(jīng)歷了由計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟、由物資資源缺乏向物資資源豐富的轉(zhuǎn)變，由于歷史上的原因，企業(yè)的采購計劃，監(jiān)督機制，采購戰(zhàn)略和供應(yīng)商的管理等方面還存在著不少的問題，嚴(yán)重地影響企業(yè)的采購質(zhì)量。具體表現(xiàn)在：

1 采購需求計劃不規(guī)范，監(jiān)督機制不完善

目前企業(yè)采購計劃單，一是來自車間跟據(jù)生產(chǎn)需用的配件配料的采購計劃；二是來自倉庫物資管理部門根據(jù)生產(chǎn)用量的采購計劃；三是來自技術(shù)部門根據(jù)技改所需設(shè)備、工裝的采購計劃；四是采購部門直接按生產(chǎn)用量的采購計劃。企業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)一的物資采購計劃，缺乏優(yōu)良的采購程序；對重要的生產(chǎn)資料采購管理缺乏系統(tǒng)的管理；采購審核程序不完善，機械地執(zhí)行車間的采購需求報告，有些不該購的購了，該購少的購多了，產(chǎn)品規(guī)格不合的也購了，給企業(yè)造成不應(yīng)有的浪費，又因采購不及時而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。

2 缺乏戰(zhàn)略采購意識，供需關(guān)系不穩(wěn)定

企業(yè)缺乏戰(zhàn)略性的采購意識，采購部門對采購市場缺乏調(diào)查研究和資訊收集，無法對市場情況和價格的走勢有充分的了解。沒有建立對供應(yīng)商采購評估體系，不能對供應(yīng)商做出全面、具體、客觀的評價，不能識別優(yōu)秀的供應(yīng)商，不注重與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系。目前國內(nèi)企業(yè)物資現(xiàn)行采購與供應(yīng)商的關(guān)系往往是短期的、松散的競爭式的關(guān)系，雙方重視的都是短期的優(yōu)勢。缺乏長期的合作，缺乏彼此的信任。造成不能識別制止偽劣供應(yīng)商進入企業(yè)采購市場。增加了采購工作的風(fēng)險，導(dǎo)致采購方不斷更換供應(yīng)商，代價高昂。價格成為以犧牲價值為代價的談判焦點，雙方庫存增加。而且當(dāng)采購方強迫供應(yīng)商接受不合理的價格時，有些供應(yīng)商可能離開。而留下的供應(yīng)商已不為優(yōu)秀。當(dāng)市場狀況好轉(zhuǎn)時原來委曲求全的供應(yīng)商。必定會連本帶利來向采購方要回，造成采購方成本暴漲。

三、ERP 在采購管理中的應(yīng)用

ERP 是站在全球市場環(huán)境下，從企業(yè)全局角度對經(jīng)營與生產(chǎn)進行計劃的方式；是制造企業(yè)的綜合的集成經(jīng)營系統(tǒng)[2]。ERP的核心管理思想就是實現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈的有效管理：體現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈資源進行管理的思想；體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想；體現(xiàn)事先計劃與事中控制的思想。ERP 系統(tǒng)所具有的供應(yīng)鏈管理、財務(wù)管理、制造管理、庫存管理、工廠與設(shè)備維護、人力資源、報表、制造執(zhí)行系統(tǒng)（Manufacturing ExecutiveSystem，MES）、過程控制等功能是能夠有效解決企業(yè)傳統(tǒng)模式下的采購過程中不能的問題。

1 規(guī)范采購計劃，完善監(jiān)督機制

ERP 系統(tǒng)通過ERP 系統(tǒng)的物料分類查詢，可對每一類物料，按需用的頻度，規(guī)定優(yōu)選原則，并同步地將生產(chǎn)計劃和采購計劃一次生成，簡化了采購計劃及調(diào)配，從而形成經(jīng)濟采購批量，爭取優(yōu)惠。減少供方的專工藝裝備費用，簡化運輸管理，減少庫存，從而有利控制質(zhì)量，降低成本。如果需求有了變化，用很短的時間，就可以把所有的物料計劃重新編排，簡化了工作程序。同時可以周密地計劃，把計劃延續(xù)到未來某個任意日期，這樣不但可以按需采購，還可以保證足夠的采購提前期和采購預(yù)算，防止因突發(fā)性采購而增加額外的采購費用。此外它還可以設(shè)置目標(biāo)成本，企業(yè)通過運行企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的模擬成本，嚴(yán)格控制成本的限；控制庫存量。企業(yè)資源計劃系統(tǒng)還規(guī)定了每一種物料的最大儲存量和最長儲存期限。超過最大值時，系統(tǒng)會發(fā)出提示信號，以便管理人員采取糾正措施；并能嚴(yán)格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動進行全面對賬，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量，交貨日期是否與采購單一致，報價單與發(fā)票金額是否一致。只有全部相符才能執(zhí)行付款程序，嚴(yán)格控制資金流出。

2 加強戰(zhàn)略采購意識，協(xié)調(diào)供需關(guān)系

采購管理信息化系統(tǒng)可以隨時運行需要的報表，來反映某一時期采購業(yè)務(wù)的情況。這樣就能從一定程度上對采購市場進行調(diào)查研究和資訊收集。從而使采購部門對市場情況和價格的走勢有了充分的了解。同時也能比較出供應(yīng)商的優(yōu)劣，以建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度和評價體系。注重識別優(yōu)秀的供應(yīng)商，加強發(fā)展與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)的供需關(guān)系?，F(xiàn)代企業(yè)通過企業(yè)資源計劃系統(tǒng)可以將每次采購的流程詳細的記錄下來。依靠系統(tǒng)的記錄可以縱向了解到供應(yīng)商的各項信息從而構(gòu)造供應(yīng)商庫，將供應(yīng)商的基本信息、采購信息、質(zhì)量記錄、價格記錄等信息包含在內(nèi)。從而對供應(yīng)商進行評價。挑選出優(yōu)秀的供應(yīng)商，并且與其進行長期的固定的合作。有效地協(xié)調(diào)企業(yè)的供需關(guān)系，運用“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”的管理理念，建立了完備的控制體系：（1）審批嚴(yán)格，雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強調(diào)采購管理要按照一定的層次進行控制，但是在實際操作中要做到這點非常難。通過采購管理信息化系統(tǒng)建立采購單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購哪種物料，其采購金額上限是多少，超過一定的金額必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則采購管理信息化系統(tǒng)將無法繼續(xù)處理該單據(jù)。（2）監(jiān)督嚴(yán)密，系統(tǒng)提供了多種查詢途徑，如根據(jù)采購單編碼、物料號、供應(yīng)商號、采購員代碼、交貨日期等進行查詢，及時跟蹤采購合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復(fù)訂單，可以將其暫停，查明原因或取消該訂單。

四、結(jié)束語

眾所周知，采購是企業(yè)的重要成本，提升企業(yè)的采購管理水平可以降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、降低風(fēng)險，防范糾紛，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。采購是企業(yè)的成本中心。對于現(xiàn)代企業(yè)，采購不再是簡單的購買，已上升到戰(zhàn)略管理層面。隨著企業(yè)對采購的重視以及采購管理水平的不斷提高，企業(yè)采購效率日益增強，采購反而成為企業(yè)獲取利潤的又一源泉。尤其是生產(chǎn)型的企業(yè)，采購的速度、效率、訂單執(zhí)行情況，將直接影響到企業(yè)能否快速靈活地滿足下游客戶的需求；采購成本的高低會直接影響到企業(yè)最終產(chǎn)品的定價情況和整個供應(yīng)鏈的最終獲利情況?！袄麧欁畲蠡庇肋h是所有企業(yè)追求的目標(biāo)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天。在采購過中利用信息技術(shù)實現(xiàn)企業(yè)利潤已經(jīng)成為今后采購管理的新趨勢。

參考文獻

[1]宿曉，張虹.企業(yè)采購管理組織創(chuàng)新與流程再造[J].財會通訊（理財版），2008，（8）：35- 36.

[2]張曉東，韓伯領(lǐng).供應(yīng)鏈管理原理與應(yīng)用[M].北京：中國鐵道出版社，2008.