淺談醫(yī)藥行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的策略研究

張秀文

【摘 要】隨著社會(huì)的發(fā)展和醫(yī)療行業(yè)自身的發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)的檔案資料管理內(nèi)容和工作內(nèi)容都發(fā)生了極大的變化，傳統(tǒng)的檔案利用方式和方法已越來(lái)越難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲(chǔ)存并提供利用的檔案工作，特別是檔案管理工作的現(xiàn)代化，其重要性日益顯現(xiàn)出來(lái)。為此，本文中，主要探究了醫(yī)療行業(yè)檔案資料管理的現(xiàn)代化相關(guān)問(wèn)題，希望能促進(jìn)檔案管理的工作發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療行業(yè)；檔案管理；現(xiàn)代化；策略

【中圖分類(lèi)號(hào)】R169.1 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）03-0362-01

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。檔案工作現(xiàn)代化，是要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行 、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的 面對(duì)我國(guó)檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù)，必須樹(shù)立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。

一、提高人員素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

在醫(yī)療企業(yè)，特別是小企業(yè)，檔案管理人員還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化的操作，一些檔案員素質(zhì)較低，很多都不是檔案專(zhuān)業(yè)人士，他們知識(shí)結(jié)構(gòu)陳舊，工作思想落后，服務(wù)意識(shí)較差，對(duì)其檔案管理工作不能很好的創(chuàng)新和優(yōu)化，只會(huì)按部就班的重復(fù)工作。企業(yè)對(duì)其檔案員入口把關(guān)不嚴(yán)，進(jìn)來(lái)后也缺乏必要的培訓(xùn)，為此造成人員素質(zhì)參差不齊，服務(wù)意識(shí)和責(zé)任意識(shí)較差。對(duì)于醫(yī)療行業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，由于工作的特殊性、復(fù)雜性和多樣性，就需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不僅要提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，還要提高他們的職業(yè)操守和道德品質(zhì)。作為醫(yī)療行業(yè)來(lái)說(shuō)，加大教育培訓(xùn)的力度，努力培養(yǎng)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的檔案工作人員才能應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理人員應(yīng)注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定的要求進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。在現(xiàn)代社會(huì)，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，需要做好方方面面的工作，但是，作為重要保障的制度建設(shè)尤為重要，為此，只有建立規(guī)范化的制度才能使得檔案工作有章可循，有責(zé)遵守，這是優(yōu)化檔案管理的硬性標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，還要看重自身的工作，強(qiáng)化檔案管理的重要性，要不斷的提高自身的品德，注重職業(yè)操守的提高?？傊?，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，首先必須實(shí)現(xiàn)檔案工作人員的現(xiàn)代化。

二、強(qiáng)化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作

在現(xiàn)代社會(huì)，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，需要做好方方面面的工作，但是，作為重要保障的制度建設(shè)尤為重要，為此，只有建立規(guī)范化的制度才能使得檔案工作有章可循，有責(zé)遵守，這是優(yōu)化檔案管理的硬性標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)代管理理念之中，對(duì)企業(yè)的管理更多的是實(shí)現(xiàn)制度的約束，只有有了明確的制度才會(huì)讓管理活動(dòng)更科學(xué)、更客觀、更規(guī)范。如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入我館崗位職責(zé)和考核辦法之中，在提高全員檔案意識(shí)，使他們積極主動(dòng)歸檔配合檔案部門(mén)工作的同時(shí)，建工檔案?jìng)鬟f、登記制度、實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，一是遺失及時(shí)查找補(bǔ)損，確保材料完整。社會(huì)實(shí)踐證明，制度建設(shè)是做好各項(xiàng)工作的根本和關(guān)鍵。鄧小平同志曾極其不止一次的這樣論述過(guò)：“制度問(wèn)題帶有根本性、全局性、穩(wěn)定性和長(zhǎng)期性，制度好可以使壞人無(wú)法任意橫行，制度不好可以使好人無(wú)法充分做好事，甚至?xí)呦蚍疵??！边@確實(shí)充分說(shuō)明了制度建設(shè)的重要性。醫(yī)療保險(xiǎn)的檔案管理制度是規(guī)范，是標(biāo)準(zhǔn)，是要求，它明確告訴我們行為的許可或者禁止，對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)的檔案管理工作的質(zhì)量有著直接的影響。制度建設(shè)，必須以提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高優(yōu)質(zhì)的工作效率為基礎(chǔ)前提，以《檔案法》為基本要求，結(jié)合實(shí)際，制定切合實(shí)際的制度。每項(xiàng)制度做到闡述明確，切實(shí)可行，依據(jù)法律，又具有特色。規(guī)章制度要建立起來(lái)必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要；制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用；檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

三、明確職責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)醫(yī)療行業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化，不僅僅需要硬件的支持，如先進(jìn)的工作設(shè)備，優(yōu)越的工作環(huán)境，還包括卓越的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的管理理念，標(biāo)準(zhǔn)化的工作考核。對(duì)于企業(yè)的檔案資料員來(lái)說(shuō)，明確自己的職責(zé)也是充分做好工作的前提，只有了解自己的工作才能做到有的放矢，明確工作目標(biāo)。企業(yè)檔案資料管理人員的職責(zé)主要是收集企業(yè)一切的活動(dòng)，做好相關(guān)的事務(wù)記錄，收集企業(yè)發(fā)展的相關(guān)信息等，并做好備案，以便所需之時(shí)拿出來(lái)查閱和利用。企業(yè)檔案資料管理人員要明確自己職責(zé)同時(shí)，要在工作中很好的落實(shí)自己的職責(zé)。工作質(zhì)量的保障離不開(kāi)檔案資料員對(duì)工作資料的匯總和整理，檔案資料管理員做好自己的工作是工作質(zhì)量得到保障的前提。新時(shí)期現(xiàn)代化的管理離不開(kāi)現(xiàn)代化的設(shè)備，但是工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方式、格式、分類(lèi)規(guī)則、著錄和索引規(guī)則，文獻(xiàn)編纂規(guī)則等。這些標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化的管理都離不開(kāi)先進(jìn)的技術(shù)，尤其是現(xiàn)代化管理中計(jì)算機(jī)的技術(shù)，光盤(pán)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，更少不了懂得先進(jìn)技術(shù)的人才。只有先進(jìn)的設(shè)備，先進(jìn)的技術(shù)，懂得先進(jìn)技術(shù)的人才和先進(jìn)的思想并有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能真正實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的現(xiàn)代化。

四、完善人才管理制度，加強(qiáng)人文關(guān)懷

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，工作內(nèi)容復(fù)雜，工作環(huán)境壓抑，很多的企業(yè)員工對(duì)此存在很大的抱怨，一旦他們從事檔案管理工作就消極怠工，覺(jué)得沒(méi)有前途，沒(méi)有干勁，這就需要我們醫(yī)療行業(yè)的相關(guān)企業(yè)，改變現(xiàn)在的人才管理模式，強(qiáng)化檔案管理工作的重要性，給與檔案管理人員適當(dāng)?shù)娜宋年P(guān)懷。檔案管理對(duì)于醫(yī)療企業(yè)來(lái)說(shuō)尤為重要，所以，醫(yī)療企業(yè)要不斷地完善本企業(yè)的管理制度，在競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，激勵(lì)機(jī)制等方面給以加強(qiáng)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的職業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化。如引進(jìn)相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，也可以對(duì)檔案管理人才實(shí)行聘用制度，加強(qiáng)他們的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。同時(shí)制定一定的人才業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，完善人才流動(dòng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。企業(yè)要對(duì)檔案管理人才的評(píng)測(cè)手段進(jìn)行調(diào)整，改變單一的評(píng)價(jià)方式，進(jìn)一步提高人才引進(jìn)質(zhì)量，依據(jù)檔案管理人員的能力給予相應(yīng)的資金鼓勵(lì)，確定合理、實(shí)際的人才工資待遇，對(duì)那些具有突出貢獻(xiàn)的人才給以重獎(jiǎng)。另外，在人才的思想素質(zhì)上，應(yīng)該及時(shí)給以提升的空間，為其發(fā)展提供更多的培訓(xùn)和鍛煉機(jī)會(huì)。加強(qiáng)對(duì)人才的人文關(guān)懷，除了物質(zhì)上實(shí)現(xiàn)公平、合理之外，注重企業(yè)對(duì)員工的凝聚力和吸引力，讓員工在本企業(yè)找到歸屬感，增強(qiáng)他們工作的信心和動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

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