公司檔案信息化建設(shè)初探

梁芳

【摘 要】隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，公司的檔案信息化建設(shè)也面臨著新的機(jī)遇。本文分析了當(dāng)前公司檔案信息化建設(shè)的狀況，闡述了檔案信息化建設(shè)的重要意義，并進(jìn)一步提出了從檔案信息管理向檔案知識(shí)管理過(guò)渡的發(fā)展建議。

【關(guān)鍵詞】公司檔案 信息化建設(shè) 狀況 意義 措施

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）03-0352-02

1、檔案信息化建設(shè)的狀況

1.1應(yīng)用及更新系統(tǒng)軟件的能力比較薄弱，缺乏扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。部分檔案部門(mén)雖然購(gòu)置了一些檔案硬件設(shè)備，然而軟件利用效率和應(yīng)用水平上還是處于較低的狀態(tài)，主要的業(yè)務(wù)還是簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作和單機(jī)操作，沒(méi)有進(jìn)一步去研發(fā)，局限于簡(jiǎn)單的利用和查詢(xún)，真正的重要的作用沒(méi)有被發(fā)揮出來(lái)，還處于休眠狀態(tài)；另外，在思想上認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)原有的計(jì)算機(jī)軟件與新買(mǎi)到的信息化軟件之間可不可以兼容，以及對(duì)以后的升級(jí)會(huì)不會(huì)產(chǎn)生影響，對(duì)這些缺乏足夠的認(rèn)識(shí)、了解。

1.2數(shù)據(jù)保護(hù)方面面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全保障措施方面不夠先進(jìn)，依靠的就是不斷在技術(shù)上進(jìn)行升級(jí)，實(shí)施復(fù)雜的防火墻和密碼設(shè)置，單純從技術(shù)角度進(jìn)行防范只能是對(duì)問(wèn)題進(jìn)行被動(dòng)地解決，無(wú)法達(dá)到全面、長(zhǎng)遠(yuǎn)地保障、規(guī)范數(shù)據(jù)安全的目的。同時(shí)，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身雖然具有防范能力，但在信息環(huán)境不斷變化的前提下，數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案的改進(jìn)無(wú)法與時(shí)代同步，改進(jìn)的技術(shù)難以預(yù)防、避免計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)形成的主要方面。

1.3檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，規(guī)范不一致?，F(xiàn)階段，在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中，多數(shù)部門(mén)放在首位的工作就是發(fā)展通信設(shè)備和添置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)建設(shè)信息資源的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化沒(méi)有切實(shí)抓好，缺乏足夠的重視。主要體現(xiàn)在：整體規(guī)劃性不足在計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)上表現(xiàn)的尤為突出，在實(shí)用性、通用性上軟件存在很大的問(wèn)題，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各不相同，缺乏統(tǒng)一的硬件環(huán)境，其設(shè)備檔次良莠不一，分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)在檔案信息規(guī)范化中不夠統(tǒng)一、完善；并且因技術(shù)組織上的缺乏支持和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、系統(tǒng)管理的支撐力度不足，管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不夠明確統(tǒng)一，這些對(duì)信息交流的程度和范圍都起到嚴(yán)重的制約作用，直接阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

1.4目前檔案管理正由傳統(tǒng)檔案過(guò)渡到信息化檔案管理時(shí)期，需要的是復(fù)合型的高素質(zhì)的檔案管理人員。而現(xiàn)有的檔案管理人員的技術(shù)水平普遍不高，在思想上缺乏對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，在知識(shí)結(jié)構(gòu)上也不能及時(shí)更新，出現(xiàn)老化。目前的檔案管理人員在計(jì)算機(jī)應(yīng)用上只限于單純操作，大部分屬于微機(jī)操作員，他們沒(méi)有通過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)、系統(tǒng)培訓(xùn)，憑借的就是自己操作微機(jī)的一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)代檔案信息化的處理要求無(wú)法滿(mǎn)足，即使擁有先進(jìn)的信息處理設(shè)備，其功效也不能充分發(fā)揮，導(dǎo)致設(shè)備上的資金浪費(fèi)。存在的這些弊端，對(duì)整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重地制約作用。

1.5 電子文檔管理不科學(xué)、不完善。公司基本都已使用局域網(wǎng)，可以在“資料庫(kù)”里儲(chǔ)存電子文件，職員可根據(jù)各自需要、權(quán)限讀取文件。本來(lái)這是非常好的一個(gè)溝通橋梁，然而因管理不夠科學(xué)、完善，沒(méi)有明確規(guī)定電子文件存放的位置（路徑），以及有些職員只在本機(jī)存儲(chǔ)文件，導(dǎo)致檔案保存的不完整，利用、查找困難。

2、檔案信息化建設(shè)的意義

2.1對(duì)整個(gè)檔案管理部門(mén)的工作效率進(jìn)行不斷的提高。實(shí)施了檔案管理信息化，檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)從此得到了削減，不再?gòu)氖路敝氐氖止趧?dòng)，不再是保管檔案人員和敲打目錄人員，可以更投入的開(kāi)展編研和收集檔案工作，快速提升職能部門(mén)的工作效率。

2.2有利于檢索查詢(xún)。以前的檢索方式，是由檔案管理人員從所有的目錄中進(jìn)行查找，然后再按照記錄的指引到庫(kù)房進(jìn)行查找，需要費(fèi)很大功夫才能找出所需要的檔案，既費(fèi)力又費(fèi)時(shí)。檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，即時(shí)查詢(xún)成為非常方便、快捷的查詢(xún)方式。降低了檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

2.3檔案管理實(shí)行信息化后，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、全面化、及時(shí)化。在應(yīng)用信息化的過(guò)程中，數(shù)據(jù)只要錄入一次，便能夠使其無(wú)數(shù)次的發(fā)揮作用，在檔案管理內(nèi)部數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)共享，工作效率得以提高。數(shù)據(jù)錄入后，還可以對(duì)相關(guān)的材料進(jìn)行打印。在檔案管理中，統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)中的信息是一項(xiàng)主要業(yè)務(wù)，這可以交給計(jì)算機(jī)來(lái)完成，并形成報(bào)表，加速了各部門(mén)的工作效率。

2.4提供的服務(wù)到位、有效。檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)后，科技人員就可以用自己的計(jì)算機(jī)查找閱讀需要的檔案資料，減少了查閱環(huán)節(jié)，加快了工作效率；另外，電子化的檔案資料更有利于科技人員進(jìn)行第二次開(kāi)發(fā)和利用，加強(qiáng)了研究單位的整體競(jìng)爭(zhēng)力和工作效率，改變了檔案管理的職能，從檔案由單純保管轉(zhuǎn)變?yōu)楣緝?nèi)部的信息中心。

3、開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 開(kāi)發(fā)檔案信息資源

3.1.1 數(shù)字化實(shí)物檔案。在長(zhǎng)時(shí)間的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中，公司積累的檔案會(huì)很多，例如專(zhuān)利檔案、人事檔案、科技檔案還有文書(shū)檔案等，這些檔案對(duì)于公司來(lái)講具有重要的參考價(jià)值。立足于效益最大化原則，對(duì)相應(yīng)檔案實(shí)行優(yōu)先排序，效益最大的檔案作為優(yōu)先數(shù)字化的檔案，科技檔案位列首位，第二是專(zhuān)利檔案，把文書(shū)檔案排在第三位，位居第四的是人事檔案 ，放在第五位的就是其他檔案。

3.1.2 收集電子檔案。收集與歸檔電子檔案，在檔案管理中屬于高級(jí)階段。利用IT標(biāo)準(zhǔn)化檢查、電子簽名、檔案合規(guī)性檢查、系統(tǒng)授權(quán)等技術(shù)措施，使電子檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化收集、歸檔、流轉(zhuǎn)、打印及發(fā)出，發(fā)文歸檔實(shí)現(xiàn)一體化。

3.1.3 建立與利用檔案知識(shí)庫(kù)。檔案信息化建設(shè)不僅關(guān)注檔案數(shù)字化建設(shè)，而且也關(guān)注檔案所涵蓋的信息，還要不斷探究檔案信息之間的聯(lián)系及檔案信息的產(chǎn)生過(guò)程、來(lái)源及性質(zhì)。不僅對(duì)檔案本身表現(xiàn)的信息知識(shí)進(jìn)行關(guān)注，還要關(guān)注檔案信息所涵蓋的關(guān)于檔案作者、檔案產(chǎn)生組織的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、提取、歸納。通過(guò)不斷的積累、研究、分析以及系統(tǒng)的自我學(xué)習(xí)，建立一個(gè)比較完善的檔案知識(shí)庫(kù)。

3.1.4 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)其技術(shù)培訓(xùn)，保證檔案管理工作真實(shí)、準(zhǔn)確、完整實(shí)施。檔案管理人員不僅僅要具備過(guò)硬的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，同時(shí)還要熟悉公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，了解國(guó)家的法律法規(guī)、黨政方針，準(zhǔn)確把握經(jīng)濟(jì)發(fā)展的脈搏，對(duì)市場(chǎng)信息能夠及時(shí)收集準(zhǔn)確判斷，提供給領(lǐng)導(dǎo)的資料信息必須有價(jià)值，使檔案信息的導(dǎo)航功能真正發(fā)揮出來(lái)。另外對(duì)自身思想政治水平要不斷提升，特別是職業(yè)道德、品質(zhì)的修養(yǎng)，從而對(duì)使用機(jī)密檔案的安全性進(jìn)行保證。

3.2 開(kāi)發(fā)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)

通過(guò)對(duì)檔案信息資源建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行全面了解，對(duì)于系統(tǒng)應(yīng)用建設(shè)我們有了明確的方向，掌握了開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)的關(guān)鍵。開(kāi)發(fā)系統(tǒng)的過(guò)程中，要注意以下兩個(gè)問(wèn)題。

3.2.1過(guò)程管理與來(lái)源管理要加以重視。流程再造是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)所在。利用優(yōu)化流程，將收集、整理檔案提前到形成檔案信息的過(guò)程中。不僅對(duì)收集的檔案結(jié)果信息的（電子或紙質(zhì)檔案） 要加以重視，更要對(duì)收集的檔案來(lái)源信息、檔案產(chǎn)生過(guò)程信息進(jìn)行關(guān)注。

3.2.2開(kāi)發(fā)信息安全保障體系。檔案管理中的重中之重就是檔案信息的安全。企業(yè)的生命線就是知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在市場(chǎng)上知識(shí)產(chǎn)權(quán)是對(duì)公司領(lǐng)先進(jìn)行保護(hù)的重點(diǎn)所在。 利用與保密、開(kāi)放與限制之間的關(guān)系是檔案信息化系統(tǒng)必須兼顧的內(nèi)容。

4、結(jié)論

總之，檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作面臨的一場(chǎng)技術(shù)革新，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，檔案信息化的應(yīng)用與發(fā)展無(wú)疑促進(jìn)公司信息化管理的步伐，使其更好的為公司經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)及其他管理工作服務(wù)，在公司可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮極其重要的、不可替代的作用。

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