財務(wù)數(shù)字化與智能化應(yīng)用
——以網(wǎng)上報銷系統(tǒng)為例

劉彤 席楠 司惠菊（中國氣象局氣象發(fā)展與規(guī)劃院 北京 100044）

一、引言

2020年政府工作報告中提出要全面推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”，打造數(shù)字經(jīng)濟(jì)新優(yōu)勢?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的核心內(nèi)涵就是“互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)領(lǐng)域”，而“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”，就是要充分利用大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺，對傳統(tǒng)財務(wù)進(jìn)行優(yōu)化轉(zhuǎn)型升級，推動財務(wù)向管理會計轉(zhuǎn)型、加強內(nèi)部控制的信息化，使其適應(yīng)當(dāng)下的新發(fā)展[1]。

目前，傳統(tǒng)財務(wù)的轉(zhuǎn)型升級可以概括為數(shù)字化和智能化[2]。財務(wù)數(shù)字化一方面將依靠紙質(zhì)媒介傳遞的信息轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，進(jìn)而使財務(wù)工作通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)線上處理，甚至無紙化處理；另一方面通過各個信息系統(tǒng)的連接解決數(shù)據(jù)孤島問題，使財務(wù)能夠綜合各類數(shù)據(jù)實現(xiàn)控制和分析。智能化簡單來說是通過智能技術(shù)的應(yīng)用，使機(jī)器具備人類的感知能力、記憶和思維能力、學(xué)習(xí)能力、自適應(yīng)能力和行為決策能力。財務(wù)工作的智能化不僅可以通過RPA等技術(shù)實現(xiàn)自動化處理，而且可以在數(shù)字化的基礎(chǔ)上對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行處理、分析和挖掘，實現(xiàn)決策乃至預(yù)測的職能。

財務(wù)的數(shù)字化和智能化是一項系統(tǒng)工程，需要站在一定高度進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，但部分財務(wù)工作由于其特征，具備數(shù)字化和智能化的優(yōu)勢，如財務(wù)報銷活動，它是一項基本的財務(wù)流程，業(yè)務(wù)量大、重復(fù)性強，具有明確的規(guī)則、可替代性強，同時涉及到業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的交互，因此適合作為切入口，探索財務(wù)數(shù)字化和智能化的應(yīng)用。

近年來，行政事業(yè)單位也開始積極探索財務(wù)的數(shù)字化和智能化應(yīng)用，中國氣象局結(jié)合自身財務(wù)工作特點，積極推行氣象部門“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”轉(zhuǎn)型，推廣運行財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)應(yīng)用，打破傳統(tǒng)財務(wù)報銷、審批方式，創(chuàng)新性地將財務(wù)報銷、審批、審核、支付業(yè)務(wù)從線下全部轉(zhuǎn)移到線上，實現(xiàn)了財務(wù)報銷流程化、數(shù)字化和智能化。本文詳細(xì)介紹其網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的框架及流程，以及其中網(wǎng)上審批子系統(tǒng)的應(yīng)用實踐，總結(jié)為財務(wù)管理帶來的成果成效，同時通過分析網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用難點，為其他行政事業(yè)單位同行開展相關(guān)數(shù)字化和智能化應(yīng)用提供借鑒和參考。

二、傳統(tǒng)報銷模式及弊端

氣象部門實行以部門管理為主的垂直管理，共有中國氣象局、省、地、縣四級預(yù)算單位近3 000個，財務(wù)管理層級多，資金來源復(fù)雜，報銷審核成為財務(wù)管理工作的重點之一。為加強財務(wù)報銷審核管理，中國氣象局2012年底在全國范圍內(nèi)逐步推廣運行網(wǎng)上審核報銷。在該模式下，報銷人在財務(wù)專網(wǎng)上填報財務(wù)報銷單并打印紙質(zhì)版，連同原始發(fā)票等紙質(zhì)單據(jù)，線下送各級審批人（領(lǐng)導(dǎo)）在紙質(zhì)單據(jù)上進(jìn)行審批，最終憑審批后的紙質(zhì)報銷單附上全部原始憑據(jù)到財務(wù)部門進(jìn)行審核報銷，財務(wù)人員與報銷人網(wǎng)上填報的信息核對并審核后予以報銷（如圖1所示）。這也是目前大多數(shù)行政事業(yè)單位使用的模式。

圖1 網(wǎng)上審核報銷模式

網(wǎng)上審核報銷模式解決了報銷單據(jù)的規(guī)范性、報銷流程的標(biāo)準(zhǔn)化，但仍然存在一些弊端，具體表現(xiàn)在：一是受時間和空間的限制大。二是效率較低，報銷過程環(huán)節(jié)繁瑣， 在網(wǎng)上填單之后，仍需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)審核、出納結(jié)算、財務(wù)稽核、憑證打印等若干流程， 任何一個環(huán)節(jié)出錯都會影響報銷進(jìn)程[3]，而且無論是報銷經(jīng)辦人還是財務(wù)人員，都必須手工核對，耗時耗力。三是信息更新不及時、信息覆蓋不全面，報銷耗時較長，特別是已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務(wù)很難立刻反映在財務(wù)信息上（如差旅費經(jīng)常隔月報銷），無法為決策者做出正確的決策提供有效參考[4]。

三、報銷業(yè)務(wù)的數(shù)字化和智能化創(chuàng)新

隨著網(wǎng)上審核報銷模式的日漸成熟，為解決財務(wù)報銷時效性問題，2018年底中國氣象局結(jié)合部門實際，推出氣象部門“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”的第二階段網(wǎng)上審批報銷模式。網(wǎng)上審批報銷模式是搭建在氣象部門專網(wǎng)上的一個子系統(tǒng)，我們稱其為“網(wǎng)上報銷系統(tǒng)”。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)通過無紙化的審批、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)了報銷流程的數(shù)字化管理，同時運用OCR識別、電子簽名等技術(shù)，實現(xiàn)了報銷審批工作的自動化運行和智能化控制。

（一）網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用模式。

1.流程數(shù)字化、在線化，實現(xiàn)無紙審批。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將報銷流程進(jìn)行數(shù)字化和在線化改造。在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中，報銷人在財務(wù)專網(wǎng)上填寫報銷單、上傳電子附件，初審會計在系統(tǒng)中確認(rèn)該事項能否報銷，并對報銷單形式要件是否齊全進(jìn)行審核。審核通過后審批人（領(lǐng)導(dǎo)）按審批權(quán)限在網(wǎng)上審批報銷事項。上述審核環(huán)節(jié)均在線上進(jìn)行處理，全部完成后報銷人才需要打印紙質(zhì)版報銷資料，由復(fù)核會計對報銷人提供的紙質(zhì)報銷單和發(fā)票是否與系統(tǒng)的電子附件一致，審核通過后支付并進(jìn)行會計處理（如圖2所示）。

圖2 網(wǎng)上審批報銷流程

以報銷辦公費為例，首先，報賬人需要在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中填寫報銷事由，選擇費用項、輸入報銷金額，然后在付款方式填寫詳細(xì)支付信息，并上傳必要的電子附件，完成后提交會計初審（如圖3所示）。報銷單在系統(tǒng)中傳遞至?xí)嫵鯇徍?，進(jìn)一步經(jīng)審批人（領(lǐng)導(dǎo)）審批同意。通過后報銷單再次流轉(zhuǎn)至?xí)?，報銷人開始打印報銷單并攜帶全部原始憑單到財務(wù)部門進(jìn)行復(fù)核，出納辦理，會計記賬，至此財務(wù)報銷流程結(jié)束。在整個過程中，報銷人均可在網(wǎng)上查詢每個環(huán)節(jié)的審批人、單據(jù)到達(dá)時間、完成審批時間以及辦理狀態(tài)等（如圖4所示）。根據(jù)送達(dá)和完成時間，報銷人可以分析單據(jù)流轉(zhuǎn)的效率，能夠及時掌握會計人員辦理的時效性。

圖3 辦公經(jīng)費報銷單

圖4 審批流程詳情

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了會計審核和領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)的全線上化、無紙化處理，而且實現(xiàn)了信息采集的前置和一定程度的自動化核算處理。由于這種報銷模式需要作為非財務(wù)專業(yè)人員的報銷人填寫較多的財務(wù)信息，為此系統(tǒng)專門設(shè)置了“報賬卡”和“費用項”以簡化報銷人的填寫。其中“報賬卡”關(guān)聯(lián)了預(yù)算、資金渠道、項目、銀行賬號、單位部門等信息，并按一定的編碼規(guī)則設(shè)置形成多張卡，報銷人錄入“報賬卡”號即相當(dāng)于錄入了相關(guān)財務(wù)信息；將比較專業(yè)的會計核算科目歸并為報銷人便于理解的“費用項”，報銷人根據(jù)實際支出的明細(xì)進(jìn)行選擇，實際上就是錄入了會計核算科目。同時，財務(wù)報賬系統(tǒng)根據(jù)內(nèi)置的記賬規(guī)則自動生成會計分錄，根據(jù)報銷事由自動生成記賬憑證摘要，根據(jù)經(jīng)會計審核后的報銷金額自動生成記賬金額，根據(jù)付款方式和支付信息生成出納支付單。其中可以在線上支付的通過報賬系統(tǒng)與銀行的連接（銀企直連）自動付款，這樣就基本實現(xiàn)了會計記賬的自動化和出納付款的自動化。

總體而言，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)部門日常大量單據(jù)處理的數(shù)字化、在線化，并且把財務(wù)人員從低效、繁瑣的重復(fù)勞動中解放出來，提高了報銷業(yè)務(wù)的效率，并盡可能減少單據(jù)處理過程中出現(xiàn)的人為錯誤。

2.整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)，加強內(nèi)部控制。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)還可以通過各系統(tǒng)間業(yè)務(wù)的相互銜接，數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，加強內(nèi)部控制，有效防范資金風(fēng)險。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中的網(wǎng)上審批子系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)的應(yīng)用軟件，它前端承接預(yù)算管理、內(nèi)控系統(tǒng)，后端銜接財務(wù)核算、會計電子檔案等系統(tǒng)，整個系統(tǒng)與中國氣象局辦公網(wǎng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、內(nèi)控系統(tǒng)、銀行支付、電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行銜接，具體框架如圖5所示。

從業(yè)務(wù)流程控制的角度看，網(wǎng)上審批子系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)事前審批、財務(wù)報銷、結(jié)算支付以及會計核算四個系統(tǒng)功能的銜接，圖6展示了這四個系統(tǒng)功能與業(yè)務(wù)之間的控制關(guān)系。在事前審批環(huán)節(jié)，系統(tǒng)重點關(guān)注導(dǎo)致財務(wù)支出的業(yè)務(wù)活動事項的控制，如有無對應(yīng)的年度資金預(yù)算、采購是否合規(guī)、是否列入會議計劃、是否符合“三重一大”決策事項等，真正做到事前審批決策關(guān)口前移；在財務(wù)報銷環(huán)節(jié)，系統(tǒng)重點關(guān)注經(jīng)濟(jì)事項的真實性合規(guī)性，驗證并審查申請報銷的經(jīng)濟(jì)事項是否有預(yù)算、提供的原始單據(jù)資料是否完整、經(jīng)濟(jì)事項是否真實合法、要件是否齊全、付款是否符合合同約定、報銷費用是否符合相關(guān)規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)等；在結(jié)算支付環(huán)節(jié)，系統(tǒng)重點關(guān)注支付安全、支付效率，并力求實行線上支付以有效防止財務(wù)舞弊風(fēng)險；在會計核算環(huán)節(jié)，系統(tǒng)通過上述“報賬卡”和“費用項”的填報，自動生成會計核算科目，既提高了財務(wù)人員的工作效率，又減少了由于人為處理導(dǎo)致的記賬錯誤，保障會計信息的質(zhì)量。

圖6 業(yè)務(wù)控制流程圖

通過系統(tǒng)整合，報銷業(yè)務(wù)實現(xiàn)了加強內(nèi)部控制、防范資金風(fēng)險，具體體現(xiàn)在：一是強化預(yù)算控制。將預(yù)算控制前移，在年初將預(yù)算進(jìn)行分解細(xì)化，報銷人根據(jù)預(yù)算指標(biāo)對日常經(jīng)費支出進(jìn)行使用和管理，如果報銷金額超過指標(biāo)控制數(shù)，報銷單將無法保存，強化了預(yù)算的剛性約束。二是強化事項控制。加強與OA系統(tǒng)的信息聯(lián)動，例如在填寫差旅費報銷單時強制關(guān)聯(lián)出差審批單，填寫會議費報銷單時強制關(guān)聯(lián)會議計劃，涉及政府采購的強制關(guān)聯(lián)采購審批單，等等。三是財務(wù)與資產(chǎn)的銜接控制。與資產(chǎn)信息系統(tǒng)進(jìn)行無縫對接，涉及資產(chǎn)的財務(wù)報銷，在填寫報銷單時需要選擇相關(guān)資產(chǎn)卡片，系統(tǒng)在報銷完成后會將相關(guān)賬務(wù)信息反傳至資產(chǎn)系統(tǒng)，有效避免了財務(wù)賬與資產(chǎn)賬“兩張皮”的現(xiàn)象。四是單據(jù)填報控制。通過技術(shù)手段提取、錄入、處理信息，保證票據(jù)、收據(jù)信息的準(zhǔn)確性，并采取智能比對的方式，避免出現(xiàn)一張發(fā)票多次報銷的問題。五是人員身份控制。通過合理、科學(xué)的權(quán)限分配，實現(xiàn)制度要求的不相容崗位人員的控制。系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接，人員通過辦公網(wǎng)統(tǒng)一證書認(rèn)證登錄，安全性得到保證。六是報銷審批信息控制。網(wǎng)上審批子系統(tǒng)的特點是 “不見面”審批、報銷，這就要求信息反饋要及時，為此系統(tǒng)設(shè)計了短信提醒功能，每個審批、審核環(huán)節(jié)都會給相關(guān)人員手機(jī)發(fā)送待辦及已辦短信提醒。七是資金支付控制。通過與銀行支付系統(tǒng)對接，實現(xiàn)單位財務(wù)與銀行系統(tǒng)的銜接，縮短資金在途時間，提高了工作效率，整個過程全自動處理，人工干預(yù)少，減少了差錯率，確保了財務(wù)系統(tǒng)與銀行綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)收支信息的一致性。

3.運用智能化技術(shù)，提高處理效率。上文提到，智能化是通過智能技術(shù)的應(yīng)用，使機(jī)器具備人類的感知能力、記憶和思維能力、學(xué)習(xí)能力、自適應(yīng)能力和行為決策能力。在財務(wù)報銷流程當(dāng)中，主要是在明確的規(guī)定下，完成對相關(guān)信息的核對、檢查工作。也就是說，財務(wù)報銷流程主要發(fā)揮了人的感知能力，特別是視覺上的感知和判斷能力，在這方面的智能化技術(shù)主要是計算機(jī)視覺技術(shù)。計算機(jī)視覺技術(shù)簡單來說是一門研究如何使機(jī)器“看”的科學(xué)。按照識別對象可以細(xì)分為人臉識別、物體識別、圖像識別和光學(xué)字符識別（OCR）等領(lǐng)域。其中，OCR是從圖像中識別文字的方法，如證照、票據(jù)中的文本，是計算機(jī)視覺技術(shù)中較為成熟的應(yīng)用之一[5]。

在氣象部門的財務(wù)報銷系統(tǒng)中，集成了掃描或高拍儀、OCR票據(jù)識別等映像系統(tǒng)，業(yè)務(wù)和財務(wù)人員可以通過掃描設(shè)備快速將紙質(zhì)版發(fā)票等資料形成電子影像文件，然后利用OCR技術(shù)對文件中的要素進(jìn)行識別，將圖片這類非結(jié)構(gòu)化快速轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢赃M(jìn)行編輯處理的結(jié)構(gòu)化信息，解決了發(fā)票上傳、識別問題，極大程度地提升了信息錄入的速度；同時，由于可以通過計算機(jī)對眾多票據(jù)信息進(jìn)行存儲，也就可以實現(xiàn)相關(guān)信息的檢查和核對。特別是當(dāng)出現(xiàn)相同的發(fā)票號碼時，系統(tǒng)會出現(xiàn)警示信息，無法保存報銷單，有效解決了一張發(fā)票多次報銷的問題。不僅如此，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)還支持手簽字，審批人（領(lǐng)導(dǎo)）在web端通過手寫板簽批或通過手機(jī)簽批，均可保留原始手簽字，并打印到報銷單上，有效避免了仿造簽字的情況。

（二）網(wǎng)上報銷系統(tǒng)相比于傳統(tǒng)報銷模式的優(yōu)點。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)打通了單位財務(wù)信息傳遞過程中的斷檔，實現(xiàn)了整個報銷的規(guī)范化、流程化、數(shù)字化和智能化。傳統(tǒng)報銷模式下困擾單位的主要問題集中在報銷人填報單據(jù)到會計審核、審批人（領(lǐng)導(dǎo)）審批的環(huán)節(jié)，這段流程涉及到的人員多，人員層次復(fù)雜，業(yè)務(wù)量巨大，網(wǎng)上審批報銷模式對這段流程進(jìn)行了改進(jìn)和再造?？傮w而言，傳統(tǒng)報銷模式和網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的對比如表所1示。

表1 傳統(tǒng)報銷模式與網(wǎng)上報銷系統(tǒng)對比

總之，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用創(chuàng)新了財務(wù)報銷手段，使“線上化”“非接觸”式報銷成為可能，特別是在新冠肺炎疫情期間，采取報銷線上審批、票據(jù)信箱投遞、會計定期收取的方式實現(xiàn)了“不見面”報銷，保證了特殊時期財務(wù)報銷業(yè)務(wù)辦理不中斷。

四、網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用效果

（一）氣象部門財務(wù)信息系統(tǒng)報銷流程全面貫通。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用，從信息系統(tǒng)的角度實現(xiàn)了氣象部門財務(wù)報銷單據(jù)錄入、審批、支付辦理、記賬一體化操作，形成財務(wù)報銷電子化、標(biāo)準(zhǔn)化的閉環(huán)流程，對提高氣象部門財務(wù)信息系統(tǒng)一體化流程、閉環(huán)管理具有十分重要的意義。

（二）實現(xiàn)與氣象部門辦公系統(tǒng)的協(xié)同辦公。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)與中國氣象局OA政務(wù)辦公平臺實現(xiàn)了無縫銜接，形成“一次登錄、身份鎖定、權(quán)限清晰、業(yè)務(wù)分明、應(yīng)用流暢”的辦公格局。通過審批流程的系統(tǒng)梳理，明確職責(zé)，優(yōu)化崗位，精簡不必要的流程節(jié)點。特別是系統(tǒng)與OA平臺銜接后，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)移動端既可以完成辦公文檔的審批，也可以完成財務(wù)報銷的審批，使用方便、快捷，用戶體驗感較好。

（三）實現(xiàn)氣象部門授權(quán)審批內(nèi)部控制管理。授權(quán)審批內(nèi)部控制是內(nèi)部控制管理的一個方面，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)特別是網(wǎng)上審批子系統(tǒng)的推廣能有效防范授權(quán)審批內(nèi)部控制風(fēng)險。以前采取人工簽批方式，帶來授權(quán)批準(zhǔn)隨意性、授權(quán)批準(zhǔn)程序不完善、人為可篡改的風(fēng)險。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用能徹底利用數(shù)字化手段解決授權(quán)審批環(huán)節(jié)內(nèi)部控制風(fēng)險，實現(xiàn)授權(quán)審批的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

（四）實現(xiàn)氣象部門財務(wù)報銷更便捷、更高效。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)實現(xiàn)了財務(wù)報銷事項移動辦理、移動審核簽批以及審批的自動化工作環(huán)境。通過移動報銷平臺工作人員可以充分利用時間，提高協(xié)同工作的效率，同時強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理職能，實現(xiàn)報銷事項流轉(zhuǎn)、移動審核簽批、報銷事項提醒等，大大提高了領(lǐng)導(dǎo)利用碎片化的時間對財務(wù)事項進(jìn)行審批的效率。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應(yīng)用推廣給財務(wù)報銷審批帶來極大的便捷性，特別是“非接觸”報銷，在新冠肺炎疫情防控的當(dāng)下，更能凸顯其優(yōu)越性。

當(dāng)然，網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的實施應(yīng)用也存在一些難點，比如財務(wù)報銷、審批流程的再造、多個信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)銜接。特別是隨著網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的實施應(yīng)用，日常會計核算和資金支付工作將逐步被系統(tǒng)取代，財務(wù)人員將逐步從財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)變，對財務(wù)人員的能力和水平將提出更高的要求。

五、結(jié)束語

如何真正做到財務(wù)系統(tǒng)好用、管用、實用、易用，無論是推廣還是開發(fā)系統(tǒng)，都要從用戶需求角度出發(fā)，為用戶提供便捷。網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，有利于從管理層面實現(xiàn)內(nèi)部控制規(guī)范化、會計基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)化、預(yù)算管理精細(xì)化、報銷審批便捷化、財務(wù)監(jiān)督全程化，實現(xiàn)了單據(jù)從“簽字畫押”到“電子簽批”，從人工跑單到電子憑證網(wǎng)絡(luò)傳輸，從“跑銀行”到“點鼠標(biāo)”的跨越式轉(zhuǎn)變。但仍需建立健全系統(tǒng)配套的運行機(jī)制和管理制度，從權(quán)限管理、單據(jù)處理時效、單據(jù)流轉(zhuǎn)速度、規(guī)章制度修訂等方面入手，保障系統(tǒng)的順暢運行。期望本文的介紹，能為行政事業(yè)單位財務(wù)數(shù)字化和智能化建設(shè)提供借鑒。