EXCEL在郵政人力資源系統(tǒng)中的應(yīng)用

夏玉福

【摘 要】 人力資源一項非常重要、繁瑣的工作，郵政人力資源系統(tǒng)二期上線已經(jīng)有一年多，人員信息、薪酬、保險等功能模塊日臻完善，如果再借助EXCEL還能在部分人力資源管理工作中提高其工作效率。

【關(guān)鍵詞】人力資源 薪酬發(fā)放 薪酬調(diào)整

【中圖分類號】F24【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0323-01

Excel不僅具有一般電子表格軟件所包括的數(shù)據(jù)處理、制表等功能，而且可以提供各種統(tǒng)計函數(shù)和工作計算的公式與方法，滿足日常人力資源管理的各項統(tǒng)計報表、批量打印等工作需要。

1、薪酬發(fā)放過程中的實際應(yīng)用

薪酬人員都有自己的一個薪酬發(fā)放軟件，或使用工資軟件，或使用EXCEL，每次發(fā)放工資時，既要審核工資又要提供給財務(wù)相關(guān)工資發(fā)放入賬表。能否利用EXCEL在原始工資表中自動審核與生成相關(guān)統(tǒng)計表，就成為提高工作效率的關(guān)鍵。

在月工資表中建立多個子表，數(shù)據(jù)基礎(chǔ)表包括：職工工資表、人員信息表；自動生成表包括：薪酬導(dǎo)入表、工資及保險入賬表、支出明細表、機構(gòu)設(shè)置及人員分布情況表、勞動用工手工月報、部分崗位收入情況統(tǒng)計表、表間審核等。

1.1 各類匯總表簡介

薪酬導(dǎo)入表：因各地工資項目與省公司薪酬模板有出入，需轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一模板導(dǎo)入；工資及保險入賬表：財務(wù)做賬用，分部門、工資項目對工資的分類匯總；支出明細表：財務(wù)做賬用分部門、責(zé)任中心對企業(yè)保險等成本項目的分類匯總；機構(gòu)設(shè)置及人員分布情況表：在人力資源二期系統(tǒng)用工月報中需手工填報的報表；部分崗位收入情況統(tǒng)計表：在人力資源二期系統(tǒng)薪酬月報中需手工填報的報表；勞動用工手工月報：按崗位序列、用工類別、用工結(jié)構(gòu)、責(zé)任中心的匯總表；表間審核：審核自動生成的各類報表與基礎(chǔ)表的數(shù)據(jù)正確性。

1.2 各類匯總表實現(xiàn)方法

薪酬導(dǎo)入表：人員“姓名”列使用條件函數(shù)IF提取“職工工資表”中姓名項非空的人員姓名，函數(shù)為=IF（職工工資表！姓名單元格<>""，職工工資表！姓名單元格，""）；需要在“人員信息表”中提取的項目列使用縱向查找函數(shù)VLOOKUP，函數(shù)為=VLOOKUP（姓名單元格，人員信息表！姓名列：提取項目列，兩列距離數(shù)，0）；需要在“職工工資表”提取的數(shù)值項目列使用條件求和函數(shù)SUMIF，函數(shù)為=SUMIF（職工工資表！姓名列：姓名列，姓名單位格， 職工工資表！ 提取項目列：提取項目列）。

其他匯總表使用的函數(shù)包括：數(shù)組類型函數(shù)SUMPRODUCT、計數(shù)函數(shù)COUNIF等，通過EXCEL多種函數(shù)的組合使用，自動生成了日常工作中各種需要的匯總報表，在郵政人力資源系統(tǒng)二期未上線前，月用工與薪酬月報中的多數(shù)報表通過EXCEL自動生成報表進行填報。

2、職工薪酬調(diào)整表打印中實際應(yīng)用

每到職工薪酬普調(diào)時，打印薪酬調(diào)整表就成為一項重要工作，利用EXCEL的宏打印功能使打印工作達到事半功倍的效果。

2.1 在sheet1中設(shè)計好薪酬調(diào)整表的表樣與頁面設(shè)置。

2.2 在sheet2中逐行錄入職工的薪酬調(diào)整基本信息

2.3 建立宏

所建立的宏主要要做兩個步驟的工作，一是將工作表“sheet2”中的內(nèi)容逐行調(diào)入工作表“sheet1”的打印面板中；二是通過打印機將設(shè)定內(nèi)容打印出來。宏的工作方式是調(diào)入一條內(nèi)容打印一個信封，循環(huán)工作，直至將“sheet2”中的內(nèi)容打印完畢。

2.3.1 宏代碼

根據(jù)上述分析，從“工具”菜單中選擇“宏”命令，進入Visual Basic編輯器，編寫一個名為“打印”的宏（此宏在實際工作中經(jīng)過驗證，運行正常），其代碼如下：

Sub 打印（）

Dim no1 As Integer

Sheets（"sheet1"）.Select 進入打印頁面

no1 = 4

no2 = InputBox（"請輸入打印內(nèi)容人數(shù)："， "對話框"， 1）

If no2 = "" Then 如果在對話框中選擇了取消按鈕，則終止宏！

Exit Sub

End If

Do While no1 <= no2 + 4

Range（"b5"）.Value = Sheets（"sheet2"）.Range _

（"b" + Trim（Str（no1 + 1）））.Value

......（"b5"為sheet1表中待打印項，"b"為sheet2表中與"b5"對應(yīng)的具體打印內(nèi)容。）

ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From：=1， To：=1， Copies：=1， _

Collate：=True 打印輸出

no1 = no1 + 1

MsgBox "請放入新的紙張后按任意鍵繼續(xù)！"， 48， "暫停提示"

Loop

End Sub

2.3.2 注意事項

2.3.2.1 在宏中引入了兩個變量“no1”和“no2”，其中“no1”是一個計數(shù)器（no1始終小于等于no2），“no2”是通過對話框接收的一個數(shù)值，用戶根據(jù)需要打印的薪酬調(diào)整表份數(shù)（即工作表“sheet2”中打印內(nèi)容的行數(shù)）輸入這個數(shù)值，宏通過這個數(shù)值確定循環(huán)次數(shù)。

2.3.2.2 對于具有自動上紙功能的激光打印機和噴墨打印機，則可以刪除起暫停作用的語句：MsgBox "請放入新的信封后按任意鍵繼續(xù)！"， 48， "暫停提示"。

2.4 運行宏

2.4.1 從工具菜單的宏選項中選擇“宏”彈出宏對話框；

2.4.2 從宏名列表中選擇“打印”；

2.4.3 用鼠標左鍵單擊“執(zhí)行”按鈕。

實際上利用EXCEL的宏可以完成所有具有固定打印面板的工作，比如批量打印獎狀、批量打印明信片、批量打印特快詳情單等等。

參考文獻

[1] 《利用Excel97的宏批量打印信封》，Office學(xué)院-Excel-Excel實例學(xué)習(xí)-正文