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    如何提高檔案創(chuàng)新服務(wù)

    2013-06-08 03:05:44郝亞利
    關(guān)鍵詞:檔案館事業(yè)單位部門

    郝亞利

    【中圖分類號】G271【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158(2013)02-0321-01

    檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的一部分,是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。當前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制,積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù),為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù),并加強各項事務(wù)管理,促使檔案管理現(xiàn)代化。

    一、創(chuàng)新服務(wù)手段

    1.建立檔案館(室)網(wǎng)頁,開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館(室)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立,檔案部門將充分利用事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁,積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息,使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上事業(yè)單位網(wǎng)站,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索,為用戶提供更好的服務(wù)。

    檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ),進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè),尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè),在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用,實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化,檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案管理工作自動化,檔案信息管理法制化。如:輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫,在網(wǎng)上公開部分檔案目錄,方便查詢檢索;檔案棺(室)與宣傳部門密切配合,可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔,建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫,以便于宣傳和利用。

    2.建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館(室)與事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合,建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在事業(yè)單位檔案館(室),是事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù),實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣,內(nèi)容豐富,利用率高。

    3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作,已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,因此,檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式,在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口,在第一時間將其收集到,并在檔案館(室)的服務(wù)器上歸檔。例如:為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文,檔案館(室)自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機,足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔,而不需跑到檔案館(室),也不必交任何光盤或軟盤。

    4.開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式,如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件,特別是到檔案部門利用檔案原件的方式,在信息化時代里必然要發(fā)生變化,至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境,使人們更注重信息的時效性,希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準確地獲得多種信息。因此,被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。

    二、創(chuàng)新服務(wù)方式

    1.信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù),已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人,又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中,人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜,越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

    2.興辦服務(wù)實體,發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天,從信息資源開發(fā)的角度看,檔案人員不再單純是檔案的保管員,還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者;檔案館(室)也不再是單純的收藏機構(gòu),還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟時代檔案館(室)的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路,在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上,創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè),建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。

    3.加強橫向聯(lián)合,實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展,人類的知識和信息總量在急劇增長,面對浩瀚繁雜的文獻情報,任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,建立一個完整的社會信息系統(tǒng),實行一體化管理,充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄,實行資源共享,正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

    建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排,聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源,使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄,形成網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)資源共享,使各文獻部門充分挖掘資源潛力,實現(xiàn)文獻資源互補,提高館(室)藏資源利用率,避免不必要的重復(fù)和浪費,因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾,并有利于各級各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展,更好地滿足社會多方面的需要。

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