推進檔案管理信息化之我見

李春生

【摘 要】隨著社會的發(fā)展和科技的進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式的弊端日益凸顯，為了促使檔案管理能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的需要，我們亟需對現(xiàn)行落后的檔案管理的方式加以變革。推進檔案管理信息化既是提高工作效率和實現(xiàn)資源共享的需要，也是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。在推進檔案管理信息化的過程中，我們或多或少地會遇到一些問題，本文主要論述了就如何推進檔案管理信息化問題上的個人觀點。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化

檔案管理信息化指的是運用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。為了能夠更科學、高效推進檔案管理信息化，我們在這個過程中必須基于傳統(tǒng)檔案管理方式的主要弊端以及現(xiàn)代化檔案管理的突出優(yōu)勢等多種情況采取一系列切實可行的舉措。

1.加大資金投入，優(yōu)化軟、硬件設(shè)施

很多機關(guān)檔案數(shù)量冗余而且不斷增加，紙質(zhì)檔案保管條件差，容易遺失、老化而且查找利用率低，這些問題對檔案管理工作造成了越來越大的壓力，而計算機的強大的存儲功能能夠很好地解決檔案信息保存困難的問題。但是，很多檔案管理部門所使用的計算機等信息管理設(shè)備相對陳舊，而且型號規(guī)格不一，甚至各自系統(tǒng)軟件不能通用，以致于工作人員在使管理設(shè)備過程中，也無法及時有效地進行檔案管理或資源共享，這些硬件問題也極大地阻礙了檔案管理信息化的進程。為此，筆者有以下幾點看法。

1.1檔案管理信息化必須依靠先進的計算機設(shè)備

計算機高效的處理功能和強大的存儲功能不僅可以節(jié)省人力、物力和財力，而且可以提高檔案工作的效率。因此，相關(guān)部門要想推進檔案管理信息化，首先就要加大資金投入，更新計算機等基礎(chǔ)性硬件設(shè)備。

1.2構(gòu)建科學檔案管理信息系統(tǒng)，可以提高計算機管理功能與效率

目前，檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用軟件多且亂，這一問題嚴重阻礙著計算機檔案信息管理的功能與效率。在先進的計算機設(shè)備這一硬件的支持下，檔案管理信息系統(tǒng)這一軟件的構(gòu)建也十分重要。標準化、規(guī)范化的信息管理系統(tǒng)可以靈活使用各種圖形、表格等技術(shù)對檔案進行分門別類，同時查找著可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。

1.3在檔案管理工作中還需要優(yōu)化其他設(shè)備

比如在檔案袋、檔案夾、檔案標簽等工具的購買、使用或更換過程中，既要做到同類統(tǒng)一又要對不同類型有所區(qū)分。這樣做既科學美觀，保證檔案質(zhì)量，又能夠提高查找者的效率，節(jié)約時間。

2.加強管理隊伍建設(shè)，培養(yǎng)信息化檔案管理人才

檔案管理信息化離不開專業(yè)的管理人才，這就要求管理人員具有較高的專業(yè)知識和先進的管理技術(shù)。目前，多數(shù)檔案管理工作者對檔案管理信息化方面的知識技能的了解相對匱乏，很難在推進檔案管理信息化過程中發(fā)揮工作人員的先進性作用。因此，相關(guān)部門要重視提高檔案管理工作者隊伍素質(zhì)，不斷調(diào)整更新檔案人員專業(yè)技能和知識水平。

2.1提高現(xiàn)有管理者的管理技能

為此，一方面，相關(guān)部門要為現(xiàn)有的檔案管理工作者提供更多的學習機會，讓檔案管理人員及時了解檔案管理的發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應(yīng)用，提高工作人員的現(xiàn)代管理意識，進行復合型的信息化管理培訓，使其能夠快速適應(yīng)檔案管理信息化的需要；另一方面，現(xiàn)有檔案管理人員要注重提高自身能力，積極參與信息化教育培訓，不斷提自身的專業(yè)知識，提高管理技術(shù)和水平。

2.2要引進已經(jīng)具備相應(yīng)的信息化檔案管理能力的專業(yè)人才

這一類的專業(yè)人才可以在工作過程中運用其所掌握的先進理論、先進新技術(shù)來指導和優(yōu)化檔案工作。引進專業(yè)人才還可以更好地調(diào)整檔案管理工作人員的結(jié)構(gòu)，通過科學的人員分配，可以提高檔案管理系統(tǒng)的整體水平，進而提高檔案管理信息化的效率。

3.建立健全檔案管理標準和制度

在推進檔案管理信息化過程中，一套科學、系統(tǒng)、規(guī)范的的管理標準和制度可以更好地讓檔案管理工作者在工作中有的放矢，進而更高效地推進檔案管理科學化、標準化、規(guī)范化。同時，信息查找人員可以根據(jù)檔案管理標準和制度更加迅速地找尋所需信息材料或工作人員，這也提高了檔案管理的服務(wù)性和共享性。

3.1統(tǒng)一檔案管理標準

檔案管理標準化是推進檔案管理信息化的重要條件。包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務(wù)標準、各項技術(shù)標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。目前，在檔案管理過程中缺少明確的管理標準，使得一些工作人員只能根據(jù)個人喜好或工作經(jīng)驗進行管理，以致在檔案管理過程中有失規(guī)范。詳細而明確的管理標準可以讓檔案管理者明晰相關(guān)責任，保障信息安全，認真行使自身職責，促使工作標準化、規(guī)范化。

3.2建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理制度是推進檔案管理信息化的有效手段。這其中包括歸檔、保管、保密、利用、鑒定等制度的建設(shè)。有關(guān)檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定符合自身需要以及能夠促進信息化建設(shè)的檔案管理制度。一方面，要在傳統(tǒng)的檔案管理制度上加以變通，根據(jù)檔案管理信息化的需要做到"取其精華，去其糟粕"；另一方面，要創(chuàng)新檔案管理制度，根據(jù)"信息化"這一特點細化檔案管理的各個環(huán)節(jié)和步驟。

綜上所述，在日新月異的現(xiàn)代化建設(shè)過程中，隨著科學技術(shù)的突飛猛進，人們的觀念和各種需求正在不斷更新。在檔案管理方面，這就意味著信息化已然成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。因此，我們要緊跟時代潮流，抓住這一發(fā)展契機，努力從資金投入、人才培養(yǎng)、管理標準和制度等方面推進檔案管理信息化。然而，檔案管理信息化是一個整體性、系統(tǒng)性的進程，我們在推進檔案管理信息化過程中，既要注重整體，又不能忽視每一個環(huán)節(jié)。