關(guān)于前置掃描和后置掃描應(yīng)用模式的初步探索

劉暢　邱義芝

摘要：本文分析了常見(jiàn)檔案信息化的兩種模式——前置掃描和后置掃描——的優(yōu)勢(shì)與不足，根據(jù)行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)及日常工作流程，提出將前置掃描與后置掃描相結(jié)合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；前置掃描；后置掃描；優(yōu)化模式

1、引言

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理、查詢(xún)、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)都出現(xiàn)了革命性的變化。通過(guò)掃描、OCR識(shí)別、數(shù)字?jǐn)z影等高新技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別可處理、順序固定的數(shù)字檔案信息資源庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)資源共享，這就是檔案數(shù)字化。數(shù)字化建設(shè)是信息化時(shí)代信息數(shù)字化發(fā)展的產(chǎn)物，是檔案工作現(xiàn)代化在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是提高檔案管理水平的必然要求。

按照《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》要求，貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，傳統(tǒng)載體檔案必須數(shù)字化，配套建設(shè)電子檔案接收系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)便捷查閱。

在行政事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案的管理中，結(jié)合日常工作的特點(diǎn)，一般采用前置掃描和后置掃描兩種模式進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。

2、后置掃描

目前，大多數(shù)國(guó)土資源局都采用年度歸檔的方式。流程為：各部門(mén)在規(guī)定時(shí)間之內(nèi)，將相關(guān)文檔匯總至檔案管理機(jī)構(gòu)。由檔案管理機(jī)構(gòu)組織，集中進(jìn)行掃描入庫(kù)。這種方式行業(yè)上一般稱(chēng)之為“后置掃描”。

年度將檔案統(tǒng)一掃描錄入系統(tǒng)，有利于最大限度的保存紙質(zhì)文檔，檔案內(nèi)容完整、排列有序，便于使用者查閱，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。后置掃描的優(yōu)點(diǎn)如下：

（1）檔案齊全，不多不少

各部門(mén)都已經(jīng)對(duì)檔案進(jìn)行了梳理和清理，保證了檔案資料的齊全。同時(shí)，剔除了收件材料中不需要?dú)w檔的資料，可以確保要掃描的材料都是要?dú)w檔的。

（2）無(wú)需調(diào)序，一一對(duì)應(yīng)

由于歸檔時(shí)都按照檔案規(guī)定編好了頁(yè)碼，后置掃描的時(shí)候不用考慮調(diào)整案卷內(nèi)順序，只需要按照紙質(zhì)材料的順序掃描入庫(kù)，提高了掃描的效率。

（3）服務(wù)外包，質(zhì)量可靠

后置掃描可以委托外包，嚴(yán)格按照歸檔要求掃描、制圖、質(zhì)檢入庫(kù)，確保符合江蘇省“特一級(jí)”規(guī)范。檔案室可以集中精力檢查質(zhì)量，確保歸檔數(shù)字化成果合格。

然而，一年一度的集中掃描在實(shí)時(shí)性方面有所欠缺，無(wú)法給業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供實(shí)時(shí)材料審批。

3、前置掃描

目前電子政務(wù)系統(tǒng)上，有很多單位提出在收件時(shí)即將相關(guān)材料進(jìn)行掃描，進(jìn)入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)輔助審批審核，然后結(jié)合后期審批材料，或補(bǔ)掃，或自動(dòng)生成影像文件，直接將電子件導(dǎo)入檔案系統(tǒng)。這種方式行業(yè)上一般稱(chēng)之為“前置掃描”。

前置掃描在實(shí)時(shí)性上表現(xiàn)突出，在大廳收件時(shí)即掃描，可以提供給業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時(shí)審批，是審批、辦公流程中的重要環(huán)節(jié)。然而，受制于掃描設(shè)備等客觀條件，前置掃描在圖像的質(zhì)量、掃描效率等方面仍然存在一定欠缺。

（1）影像質(zhì)量難以保證

由于是大廳收件掃描或拍照，圖像很難嚴(yán)格達(dá)到國(guó)標(biāo)的200DPI，或能滿(mǎn)足OCR的300DPI。為了提高收件效率，圖像傾斜、去污等工作一般很難同步實(shí)施。掃描的材料既不美觀，也無(wú)法作為合格的影像文件歸檔，容易形成“數(shù)字垃圾”。

（2）一次掃描不全，需要多次補(bǔ)掃，難以控制成本

由于僅是大廳收件掃描，整個(gè)審批發(fā)證環(huán)節(jié)中的補(bǔ)充材料以及審批材料無(wú)法掃描，都需要在后置時(shí)補(bǔ)掃。而如果補(bǔ)掃，又牽涉到收件文件順序和檔案編目不同的問(wèn)題，需要花費(fèi)很大精力和時(shí)間來(lái)調(diào)整頁(yè)序，判斷是否掃描過(guò)。

（3）需要頻繁調(diào)整實(shí)體檔案和電子檔案的順序，極易出錯(cuò)

工作人員還要同時(shí)調(diào)整紙質(zhì)和掃描件的頁(yè)序，極易發(fā)生錯(cuò)誤。而類(lèi)似將審批材料直接輸出成JPG格式的圖像文件，又不符合檔案管理上要求的真實(shí)性，與原件直接掃描產(chǎn)生的文件有較大差異。

4、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的優(yōu)化模式

一般情況下，大家都認(rèn)為，權(quán)源材料在窗口收件時(shí)掃描過(guò)了，為什么在檔案歸檔時(shí)還要再掃描一次。應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)逐漸形成材料，在事件辦理完時(shí)，補(bǔ)掃描一下最后的材料就可以歸檔了。

但實(shí)際上，很多時(shí)候不能采用后置掃描的原因是因?yàn)橛写嬖谝韵氯齻€(gè)困難：

第一，真實(shí)的歸檔成本未必是“前置掃描”更低，也就是存不存在重復(fù)勞動(dòng)的問(wèn)題。收件的材料中，有很多是不必歸檔的；而歸檔的材料中，又一定要收件后審批的過(guò)程以及結(jié)論性的材料，這些都是收件時(shí)沒(méi)有的。所以，無(wú)論前置掃描做不做，“二次掃描”都是必然的。只是針對(duì)收件收過(guò)的材料，是不是需要重復(fù)掃描的問(wèn)題。

這里面真正的問(wèn)題是：從收件的全部材料里，整理出真正檔案上必要的材料，并按照檔案的要求和排列順序排列。然后還要等審批流程走完后，再把審批結(jié)論和過(guò)程材料插到總的待歸檔材料的前面，重編相關(guān)頁(yè)碼。如果前期掃描后，這里需要插入的就是紙質(zhì)和影像兩種，同時(shí)著錄材料的順序還要一并調(diào)整。

在這種情況下，前置掃描和后置掃描的區(qū)別就在于，前置掃描要對(duì)著錄、紙質(zhì)和影像做三次篩選和排序，而后置掃描是把紙質(zhì)整理好，去除不需要?dú)w檔的材料后，一次錄入掃描，不用擔(dān)心順序和對(duì)應(yīng)?？陀^地講，前置掃描未必比后置掃描節(jié)省工作量，實(shí)際情況是在大多數(shù)情形下，更容易產(chǎn)生對(duì)應(yīng)錯(cuò)誤。

第二，是歸檔材料的內(nèi)部順序。收件上是從權(quán)源到結(jié)論逐步形成的，而檔案上是要求“結(jié)論在前”的。這導(dǎo)致前置掃描的頁(yè)序與真實(shí)歸檔的頁(yè)序差別很大，最后歸檔的人員需要同時(shí)整理紙質(zhì)材料，還要再在軟件里調(diào)整掃描文件頁(yè)序，極容易造成錯(cuò)亂。

我們要認(rèn)真份析收件材料中不需歸檔的，和需要調(diào)整順序的理清楚，不能只羅列兩種材料的不同，這是無(wú)助于解決歸檔的實(shí)際工作的。

第三，是如何將收件材料與歸檔的編目自動(dòng)結(jié)合的問(wèn)題。這里的問(wèn)題是，即使解決了材料內(nèi)部的篩選和排序問(wèn)題，收件材料如何按照業(yè)務(wù)規(guī)程和檔案室管理要求歸入對(duì)應(yīng)的目錄號(hào)和分類(lèi)又是一個(gè)問(wèn)題。

更重要的是要明確，這些收件材料在歸檔前，是按照什么規(guī)則，歸到哪個(gè)目錄號(hào)上，按什么順序編目。這個(gè)問(wèn)題不解決，是無(wú)法考慮檔案軟件和業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的。

5、建議采用的模式

為了適應(yīng)無(wú)紙化辦公的要求，既能夠支持電子審批，又能夠有效地控制成本，提高檔案的管理水平，就必須將前置掃描與后置掃描結(jié)合起來(lái)。具體流程如下：

（1）收件時(shí)采用前置拍照設(shè)備，滿(mǎn)足審批需要

在電子政務(wù)收件時(shí)，配備USB口的攝像頭或其他設(shè)備，直接在收件對(duì)紙質(zhì)檔案拍照進(jìn)入電子政務(wù)系統(tǒng)，全力滿(mǎn)足無(wú)紙化審批需要。這種設(shè)備與平板掃描儀相比，前置拍照設(shè)備的效率大為提高，成本也顯著降低。

（2）后期按年度嚴(yán)格按檔案標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施

以年度為單位，由檔案館組織專(zhuān)門(mén)隊(duì)伍，或聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)檔案數(shù)字化團(tuán)隊(duì)，借助高速掃描儀等專(zhuān)業(yè)設(shè)備，嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行后置掃描。

（3）檔案數(shù)據(jù)共享聯(lián)通

在電子政務(wù)收件后未歸檔時(shí)，查閱時(shí)是從電子政務(wù)系統(tǒng)中直接采用業(yè)務(wù)查閱的模式，只能看到收件掃描件和相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。而待審批完成進(jìn)入歸檔時(shí)，檔案系統(tǒng)通過(guò)從電子政務(wù)系統(tǒng)中的關(guān)聯(lián)字段的讀取，將電子政務(wù)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（不包括掃描件）實(shí)時(shí)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)中，并根據(jù)檔案的形成要求，與后置掃描件一起形成標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案。同時(shí)，反饋相關(guān)信息給電子政務(wù)系統(tǒng)，告之其檔案已實(shí)現(xiàn)歸檔，電子政務(wù)系統(tǒng)如果考慮到數(shù)據(jù)冗余的問(wèn)題，可以將原始收件的掃描件從系統(tǒng)中通過(guò)觸發(fā)器進(jìn)行刪除。

這時(shí)再要相閱這份檔案的相關(guān)信息，就可以通過(guò)以下兩種方式：一是通過(guò)電子政務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的接口，直接查閱后置掃描和導(dǎo)入后形成的電子檔案；二是直接在檔案系統(tǒng)的瀏覽器中進(jìn)行查閱。