向管理要效益之精益管理面面觀

溫殿平 肖繼軍

現(xiàn)代企業(yè)的盈利方式多種多樣，市場需求的多樣性導(dǎo)致了商業(yè)模式的千變?nèi)f化；能在商海中生存下來，必然有其獨到的盈利點。其實，在眾多的盈利方式中，有最最基本的、然而也是最容易被忽視的，就是企業(yè)的精益管理，通過精益管理降低企業(yè)成本，做好“節(jié)流”，有時甚至比“開源”見效更快，收益更高。

一、辦公環(huán)境的精益管理

一直見到有公司在辦公管理中提倡節(jié)約，提倡各種節(jié)能方式，但因為缺乏制度化的管理，到后來也就流于形式，不了了之。

辦公室精益管理其實包括很多方面，舉個最簡單的例子，比如辦公室電源的管理，既是公司行政的工作內(nèi)容，又是員工管理工作的重要內(nèi)容。很多公司的管理者要么認(rèn)為無足輕重，要么是知道浪費嚴(yán)重，卻又懶得管，或者不知道怎么管，雷聲大雨點小的搞次運動也就過去了。

在公司里常常會看到復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、碎紙機(jī)、辦公工位電源甚至飲水機(jī)電源等常年處于開啟狀態(tài)，好點的會自動進(jìn)入休眠節(jié)電狀態(tài)，差點的就成了常年處于耗電狀態(tài)。這個能耗是驚人的。常年累積下來，視辦公面積的大小和辦公設(shè)備的多少，每年浪費的能源姑且不計，浪費的支出也是幾萬、十幾萬不等。

如果上述支出轉(zhuǎn)化成企業(yè)收入的純利潤的話，估計沒有幾百萬的毛收入是賺不出這個利潤的。

怎么才能做好辦公硬件的精益管理呢？

見效最快、效用最長久的莫過于建立辦公室精益管理制度。

以某香港上市的金融公司為例，該公司因員工數(shù)量多，辦公場所分散（滬市金融區(qū)三個5A級寫字樓都有它的專屬樓層，分布在全國各地還有十幾個辦事處），精益管理做的相當(dāng)?shù)轿?，通過實施精益管理，現(xiàn)在每年的行政辦公費用比精益管理實施之前節(jié)省了近30%。那么它是如何做到的呢？

首先是運用SMART法則，把日常辦公環(huán)境管理分解成可量化、易執(zhí)行的幾個關(guān)鍵指標(biāo)，制定行政工作的精益管理工作的KPI指標(biāo)，設(shè)立可行的年度績效考核計劃。

其次，建立目標(biāo)后，嚴(yán)格執(zhí)行。每天固定兩次的辦公環(huán)境巡檢，做到上班前、下班后的電器、電源檢查、關(guān)閉工作納入行政工作內(nèi)容中；做到每天下班前把電器、電源關(guān)閉，第二天的上崗檢查，既要記錄前一天的電源管理狀況，也要把當(dāng)天的電器提前打開，供員工一上班即可正常使用。通過不同班組員工的交接監(jiān)督，有效提高管理制度的執(zhí)行效率。

再次，有了目標(biāo)，有了制度，通過每年的績效考核認(rèn)真對待。每年的年終績效考核，是把年度的工作指標(biāo)和執(zhí)行情況檢驗的最佳時機(jī)。制度的合理性和執(zhí)行力度，是年終績效考核的重要考量因素?？冃Э己说慕Y(jié)果直接影響到年終獎金的發(fā)放水平和來年的崗級晉升，是最有力的經(jīng)濟(jì)武器。

有制度、有執(zhí)行、有檢查、有考核，何愁精益管理工作不到位？

二、企業(yè)采購的精益管理

由小及大，講了辦公行政工作的精益管理，就要再講公司日常管理工作中比較容易出問題、不精益的幾個環(huán)節(jié)，比如公司的采購。有的公司就因為采購管理制度不到位，為了避免出現(xiàn)交易黑幕或員工瀆職，甚至每年都會更換采購部員工——貌似嚴(yán)格，其實是對人力的極大浪費和不尊重，對部分遵紀(jì)守法、維護(hù)公司利益的員工更是明顯不公。

在精益管理和公司內(nèi)部稽核方面做的比較好的首推世界五百強(qiáng)的幾家外企，他們的自查、自糾工作做的十分到位，有一套完善的機(jī)制和完全獨立的稽核機(jī)構(gòu)。

以采購為例，精益管理的缺失帶來的直接后果是什么呢？是公司資產(chǎn)的隱形流失，是公司花了大價錢，卻買不到員工能享受的對等質(zhì)量的服務(wù)。

日常采購的制度化管理、引入競標(biāo)機(jī)制，既是對公司的精益管理也是對采購部員工的保護(hù)。

以某大型金融上市公司為例，該公司每年都會采購大量的某世界名牌拉桿箱作為新員工的轉(zhuǎn)正禮物和入司三年慶的禮物之一。該品牌的箱子采購量驚人，當(dāng)然其他方面也很驚人。比如多年來采購價格在品牌價格一調(diào)再調(diào)的形勢下從未有過大的變動，表現(xiàn)出驚人的穩(wěn)定性；再比如當(dāng)拉桿箱的流行版式已經(jīng)從兩輪滾動變成四輪多向調(diào)節(jié)，該拉桿箱仍然維持兩輪的堅定面孔，并且采購價遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于四輪箱子的市場零售價格。

這是很奇怪的事情。其他的姑且不論，單就該公司的供應(yīng)商管理和內(nèi)部稽核制度來說，這是相當(dāng)不精益的。企業(yè)為了滿足大量公司員工的業(yè)務(wù)出差需要，能為員工準(zhǔn)備名牌優(yōu)質(zhì)拉桿箱作為員工福利之一，首先是公司有員工至上的意識，其次是公司具備相當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)實力。政策是好政策，可千萬別被歪嘴和尚念歪了經(jīng)，好心辦壞事。

精益管理的重要性在這里就能體現(xiàn)出來。

在這個環(huán)節(jié)，怎樣才是真正的精益管理？

精益就是要建立嚴(yán)格的采購管理機(jī)制，構(gòu)建嚴(yán)密的采購監(jiān)督機(jī)制，適當(dāng)?shù)臅r候，要引入獨立第三方作為相關(guān)行為的牽制方和監(jiān)管方，要學(xué)習(xí)、引進(jìn)、建立嚴(yán)格的采購管理系統(tǒng)、供應(yīng)商管理機(jī)制。

以該公司為例，首先要建立一個清晰、嚴(yán)格的采購工作流程和三人以上的采購招標(biāo)團(tuán)隊。

作為一個國際化的大公司，每年的員工福利采購量是驚人的，這樣的采購量，至少要有一個基本的多家供應(yīng)商詢比價過程：

同一品牌的不同供貨商的詢價比價，同類貨品不同品牌的供應(yīng)商詢價比價——詢價比價過程公開、透明，信息明朗，每一次采購都要形成清晰的采購過程留痕報告。這既是對公司財產(chǎn)的保護(hù)，更是對從事相關(guān)工作員工的長遠(yuǎn)保護(hù)。利益面前難免有立場不穩(wěn)的情況發(fā)生，用嚴(yán)密的制度來規(guī)避相關(guān)的風(fēng)險，提醒員工違法、違規(guī)的后果，是極其重要而且急迫的。

其次，要建立有執(zhí)行力、嚴(yán)格的稽核制度。

公司的任何經(jīng)濟(jì)行為，事前規(guī)范、事中管控、事后查驗，都需要稽核部門的全方位介入。

上述舉例的公司在后勤采購和稽核工作上都是嚴(yán)重的漏洞的：后勤采購無管理，稽核工作流于形式，這是該公司嚴(yán)重的失分之處。

那么，如何才能真正發(fā)揮稽核的作用呢？說起來很簡單，那就是把稽核部建設(shè)成為一個獨立于公司各個執(zhí)行事業(yè)部之外的監(jiān)管部門，稽核部的每一個人都不應(yīng)該是終身制，而是從各個職能部門抽調(diào)上來的、精通業(yè)務(wù)的骨干員工甚至是高層管理者，任期一年到三年不等。稽核工作完成后，回到原部門也有相當(dāng)?shù)穆毼辉谔撐灰源獬瞬繂T工的后顧之憂。

因為他們都有在不同部門、不同崗位的豐富工作經(jīng)驗，對于在稽核每一項目中出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的風(fēng)險或潛在危險都有相當(dāng)?shù)挠鲆娦浴?/p>

事前的風(fēng)險提示做到位，任何不符合公司利益的項目或舉動，都有一票否決權(quán)。

不同部門、不同項目的事后隨機(jī)抽檢，一定要做到嚴(yán)格檢查、嚴(yán)密組織，一旦發(fā)現(xiàn)問題，嚴(yán)肅處理，絕不心慈手軟。

稽核部的好處還遠(yuǎn)不止這些。除了防范風(fēng)險之外，通過抽調(diào)、輪換的這些公司骨干，把公司對任何瀆職行為的打擊力度和態(tài)度潛移默化到位，無形中減少了企業(yè)員工的違規(guī)行為和違規(guī)次數(shù)。

用稽核制度管控公司的采購行為、市場項目，有百利而無一害，值得任何有志于做長遠(yuǎn)考慮的企業(yè)認(rèn)真學(xué)習(xí)，認(rèn)真管理。

以該上市公司的管控體系為例，至少這個采購行為不能是由某一個單獨的人自說自話，搞了一堆報價單，做了一通稀里糊涂的比價后就直接拍板決定，而是應(yīng)當(dāng)有個嚴(yán)密的機(jī)制，有個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒖梢栽试S不同聲音存在的團(tuán)隊一起做這個事情，科學(xué)的、合理的來做這件事，把它做好，做到實處。

再算一個簡單的經(jīng)濟(jì)賬，實行了采購管理的精益，就相當(dāng)于每年多收入幾百萬、上千萬的合同；每年節(jié)省的費用，就是公司的純利潤，那是上百萬的利潤呢。

三、人才的精益管理

說了物，講了事，現(xiàn)在該談?wù)勅说木婀芾怼?/p>

說到底，人的精益管理才是最大的精益管理。公司事、企業(yè)事，靠的就是人的管理，人的做事。只有人才管理精益了，其他的才能跟著精益到位，否則一切都是空談。

人才是有階段性和區(qū)域性的。在某個發(fā)展階段里他是人才，過了這個階段可能他就不是人才，反而會成為企業(yè)發(fā)展的桎栲；在A崗位他是人才，換成B崗位，他可能就是個庸才。讓合適的人在合適的階段、合適的崗位做合適的事，這才是最大的精益。

仍以某大型金融上市公司為例，公司的高層管理者是認(rèn)同企業(yè)的精益管理的，也深刻認(rèn)識到人才的階段性和局限性，在大大小小的公司例會上也不止一次的提出過相關(guān)的論點和思路。然而，知道和做到又是兩回事。

作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，一定要清楚的知道，自己的下屬哪個是將才，哪個是帥才。自視甚高、眼高手低的人多了去，要懂得取舍。有些人是跟著自己闖關(guān)東的老部下，不忍割舍，將就其位。于是其領(lǐng)導(dǎo)下的某部門、某崗位就出現(xiàn)員工流失率特別高的情形，也出現(xiàn)了種種上述怪現(xiàn)象。有管理，不精益；有思想，無行動。

作為企業(yè)的高層管理者，一定要清楚的知道，企業(yè)培養(yǎng)一名員工，招聘成本是多少，培養(yǎng)成本是多少，把他轉(zhuǎn)化成人力資本又要耗費多少成本，這樣才會對企業(yè)流失的員工率有一個清楚的認(rèn)識；然后對流失的原因，要有個深層的認(rèn)識：

是員工的什么需求沒得到滿足引起的離職？

被動淘汰的員工，也要看一下，是員工自身的原因還是團(tuán)隊的原因，還是領(lǐng)隊的原因？更有甚者，是不是在招聘環(huán)節(jié)就出了問題，才導(dǎo)致人崗的不匹配？

對于公司的每一個員工，都要把他們視為公司的寶貴資產(chǎn)。對他們仔細(xì)甄別，善加利用，才不會造成人才的浪費和人力的閑置。

這個環(huán)節(jié)的精益管理，既要有人力資源部門的工作到位，也要公司管理者對下屬、對公司員工的深刻了解和隨時關(guān)懷到位。要做到不能輕易的招聘員工，更不能輕易對待離職的員工。任何一個職位的聘用和員工的晉升，都要做到確實能力和崗級相匹配才能入位，不能將就其職。

精益管理的精髓就是：“人盡其才，物盡其用?！倍潭贪藗€字，卻是知易行難；看似簡單，真的做起來，相差的何止是萬水千山。

沒有監(jiān)督的權(quán)力是可怕的，沒有監(jiān)管的管理同樣令人瞠目。做好物事人的精益管理，從日常的管理為公司帶來的經(jīng)濟(jì)效益，是不可小覷的。

期待更多的公司除了重視市場之外，更能重視企業(yè)的精益管理，為企業(yè)的大發(fā)展帶來更多的、更好的效益，這也是企業(yè)擴(kuò)大盈利最為簡便的方式，也是最直接、最長久的管理方法。