推進檔案信息化建設(shè)之我見

孟祥富

摘要：

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國的檔案事業(yè)發(fā)生了很大的變化。采取人工的方法對檔案實體進行精細的收集、整理、保管和利用的傳統(tǒng)檔案管理方式，已經(jīng)不能適應(yīng)社會的發(fā)展要求。因此，順應(yīng)社會的發(fā)展潮流，加快推進檔案信息化建設(shè)，對檔案事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展具有重大意義。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；意見

檔案信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。檔案管理工作作為一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，在國家文獻信息系統(tǒng)中占據(jù)重要地位，是社會信息系統(tǒng)的基石。因此，加快推進檔案信息化建設(shè)無疑是檔案事業(yè)發(fā)展過程中的新課題，以下是我對推進檔案信息化建設(shè)的幾點建議。

一、逐步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用而發(fā)展起來的，其建設(shè)是指計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)及其應(yīng)用。換而言之，如果沒有計算機，沒有網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)也只能是一句空話。因此，推進檔案信息化建設(shè)，需要軟硬件設(shè)施的支持。首先，應(yīng)完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備及其他支撐設(shè)備。檔案管理部門應(yīng)完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采用先進的計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存，并實現(xiàn)全屏幕自動檢索。其次，應(yīng)加強計算機系統(tǒng)軟件的建設(shè)。計算機系統(tǒng)軟件包括計算機的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲和安全管理系統(tǒng)及操作系統(tǒng)，它是計算機操作系統(tǒng)的核心，是整個系統(tǒng)運行的基礎(chǔ)。

二、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

由于檔案信息化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著很大的區(qū)別，因此，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案信息化發(fā)展的實際需求，堅持以人為本理念，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，為檔案信息化建設(shè)提供人才保障。首先，提高檔案工作者的思想素質(zhì)。由于檔案工作較強的機密性和一定的政治性，要求檔案工作人員必須學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策，具備高度的組織性、紀律性等政治素養(yǎng)，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。此外，檔案管理人員應(yīng)熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心。其次，提高檔案管理人員的綜合能力。在實際工作中，檔案管理人員要做好檔案管理工作，必須和有關(guān)部門、有關(guān)人員打交道，這就要求檔案人員應(yīng)具備較強的溝通、交流能力，促使檔案管理各部門工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。此外，檔案人員的一部分工作直接和文字打交道，這就要求檔案工作人員有較高的文字書寫能力，從而，寫更好的材料，為單位各項工作服務(wù)。最后，做好信息化人才的培養(yǎng)工作。信息時代檔案的歸檔、立卷、整理等工作均在計算機上完成，這要求檔案管理工作人員在實際工作中既要嚴謹細致，又要熟練計算機的操作，能夠利用檔案的有效資源，做好專題研究，成為素質(zhì)較好的“檔案信息專家” 和“網(wǎng)絡(luò)專家”，更好地為檔案管理信息化建設(shè)工作服務(wù)。

三、優(yōu)化整合檔案信息資源

檔案信息化建設(shè)作為一項龐大的綜合性工程，其核心是檔案信息資源的優(yōu)化整合，因此，檔案管理部門必須通過設(shè)置信息化建設(shè)的組織管理機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計建造機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機構(gòu)等高效率的工作機構(gòu)來協(xié)調(diào)其工作的開展。首先，針對網(wǎng)絡(luò)信息資源數(shù)量大、種類多、范圍廣、無序化等特點，將與本單位檔案管理相關(guān)的信息進行有效的組織，使之有序化、鏈接化，可以使檔案信息用戶快速查找所需信息，滿足信息時代人們對于信息及時性的需求。其次，按照不同專題將通過網(wǎng)絡(luò)采集的數(shù)字信息進行分類、整合，使之規(guī)范化，提供數(shù)字信息資源，建立網(wǎng)絡(luò)信息資源主題指引，形成完善的信息集成服務(wù)體系，從而提高人們查詢信息的目的性和準確率，有效提高信息的利用率。最后，建立一個完整的電子信息管理系統(tǒng)，進行統(tǒng)一規(guī)劃，制定統(tǒng)一的標準，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，實現(xiàn)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的互通互聯(lián)，真正實現(xiàn)由上到下的多級檔案信息管理體系。

四、構(gòu)建安全的檔案網(wǎng)絡(luò)體系

在信息時代構(gòu)建安全的檔案網(wǎng)絡(luò)體系至關(guān)重要，檔案管理人員除了應(yīng)有高度的保密意識之外，還應(yīng)該樹立正確的檔案信息安全觀念，增強網(wǎng)絡(luò)安全的防范意識，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性。首先，檔案管理部門可以根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》、《計算機病毒防治管理辦法》等法律條文的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合檔案管理的實際工作情況，對現(xiàn)有制度進行清理，建立檔案部門和信息部門人員專項管理制度，加強督促和考核力度，確保各項制度的正確執(zhí)行，形成檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等各個方面規(guī)章制度的系統(tǒng)化，為檔案信息安全防護體系的建立奠定基礎(chǔ)。其次，檔案管理人員應(yīng)對檔案信息做出認真的鑒定，對檔案信息進行嚴格的審查和管理，避免因操作失誤或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、硬件等電子系統(tǒng)故障而導(dǎo)致不可預(yù)知事件的發(fā)生，并注意采取一定的技術(shù)和措施，防止計算機病毒的入侵以及黑客等人為的惡意破壞和攻擊行為的發(fā)生。最后，構(gòu)建安全的檔案網(wǎng)絡(luò)體系不僅可以采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保護修復(fù)技術(shù)，還可以采用電子文件和電子檔案的密碼技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，保證檔案信息不被非法訪問或非法利用，確保不可公開的電子文件內(nèi)容的非公開性，提高檔案信息的安全防范能力

五、結(jié)語

推進檔案信息管理需要以完善的基礎(chǔ)設(shè)施和高素質(zhì)的人才隊伍建設(shè)為保障，以檔案信息資源的優(yōu)化整合為核心，以安全的網(wǎng)絡(luò)運行為目標。推進檔案信息化建設(shè)，不僅可以實現(xiàn)資源共享，提高工作效率和服務(wù)水平，更能實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，為國家經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻】

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【作者單位：商丘醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)?！?/p>